淺談實施機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的途徑

張健

摘 要：在機關事業(yè)單位中，檔案管理工作需要迎合新時期發(fā)展，提高管理過程的規(guī)范化與標準化，從而實現(xiàn)管理的有效性。同時，為進一步提高檔案管理過程的服務質(zhì)量，需要深入實際，明確檔案管理的重要性，進而提出具體提高其規(guī)范化和標準化的策略。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標準化

檔案管理對于機關事業(yè)單位來說至關重要，為實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標準化，需要采取科學的措施，同時也需要不斷總結檔案管理過程的有效經(jīng)驗，通過進一步科學優(yōu)化，深入進行檔案管理工作實踐，從根本上實現(xiàn)檔案管理過程的精細化，做到每個工作流程都能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、標準化，從而助力檔案管理工作能夠不斷創(chuàng)新與發(fā)展。

1 機關事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

1.1 有利于優(yōu)化人事工作

在機關事業(yè)單位檔案管理工作中，人事檔案可謂是較為重要的一部分，在人事檔案中，記錄了每位工作人員的具體情況，同時在發(fā)掘人才的過程中，人事檔案也給發(fā)掘人才搭建了橋梁。相關的管理人員可以通過對人事檔案的查看，對每位工作人員進行充分的認識，進而對人員進行調(diào)整，使每位工作人員都能在適合自己的崗位并發(fā)揮出自己的優(yōu)勢，提高工作效率的同時還能給事業(yè)單位帶來更大的經(jīng)濟效益。

1.2 提升機關事業(yè)單位的綜合競爭力

在機關事業(yè)單位檔案管理工作中，只有將檔案管理工作與信息技術進行結合，使其實現(xiàn)信息化管理，使檔案管理工作規(guī)范標準，才能使事業(yè)機關單位呈現(xiàn)出可持續(xù)發(fā)展的狀態(tài)，并提高檔案管理工作的準確性，提高機關事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時，也提升了機關事業(yè)單位的綜合競爭力。

2 機關事業(yè)單位推進檔案管理規(guī)范化標準化的實施途徑

想要有效實現(xiàn)機關事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標準化，必須要將先進的技術進行結合，那么在實現(xiàn)的過程中，不但要改進檔案管理的方式方法，還要不斷創(chuàng)新管理方式，融入新的管理思想，并與傳統(tǒng)的管理方法進行區(qū)分。就傳統(tǒng)檔案管理方法來說，首先是紙質(zhì)檔案管理不易存儲的缺點，而將信息化技術進行結合，就可以有效彌補這一不足，通過對計算機的使用，將檔案進行歸納整理，還能將機關事業(yè)單位內(nèi)的檔案進行分類，有效提高的檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.1 深化檔案改革，升級管理方式

就目前我國機關事業(yè)單位的檔案管理工作來說，有著極大的壓力，在對檔案管理工作進行管理、整治、檢查時，都會涉及到之前檢查過的數(shù)據(jù)，例如在對機關事業(yè)單位檔案管理工作進行檢查時，要查看上次對檔案管理工作的檢查情況，如果有整改等措施，就要檢查這次是否進行了整改，該問題是否還存在。在檢查之前數(shù)據(jù)的過程中，檔案材料可以說是尤為重要，而檔案材料的種類也被區(qū)分為多種，所以機關事業(yè)單位相關的工作人員必須要對檔案進行科學合理的管理和維護，如果使用了信息化技術進行檔案的儲存和管理，那么就要對其進行病毒檢查和病毒查殺，同時對重要的數(shù)據(jù)資料等進行備份，以免病毒對計算機造成影響，使數(shù)據(jù)資料等出現(xiàn)丟失的情況。另外，機關事業(yè)單位的相關部門也要對檔案管理工作進行重視，并對檔案管理工作進行詳細的了解，不斷創(chuàng)新管理方法，使檔案管理工作跟上時代變化的腳步，減少工作時間的情況下有效提高檔案管理工作的效率。

2.2 加大宣傳力度，增強檔案意識

在機關事業(yè)單位中，檔案管理工作同其他工作相比也十分重要，但是往往在很多情況下，無論是管理級別人員還是工作人員都忽視了檔案管理工作的重要性，所以在一定程度上影響了機關事業(yè)單位的發(fā)展，因此，必須要增強管理人員和工作人員的檔案管理意識，這就需要對其要進行大力的宣傳。首先，機關事業(yè)單位可以定期對相關工作人員開展培訓活動，其內(nèi)容重點就是檔案管理工作的重要性，在開展培訓活動的過程中，潛移默化的增強相關人員的檔案意識；其次，在機關事業(yè)單位內(nèi)可以開展一些相關的活動，在活動的過程中宣傳和烘托出檔案管理工作的重要性。

2.3 理順管理體制，狠抓組織落實

機關事業(yè)單位的領導人員本身就要具有較強的檔案意識，并且要對檔案管理工作進行重視，了解檔案管理工作的重要性，在招聘檔案管理人員的過程中，應該將責任心、管理能力、創(chuàng)新能力的人員進行優(yōu)先選擇，雖然檔案管理工作在難度上較為薄弱，但是對工作人員的責任心、工作能力以及嚴謹有著較高的要求，因此，缺乏責任心、做事不嚴謹?shù)膽溉藛T就要對其進行拒絕。另外，在招聘管理人員工作落實后，機關事業(yè)領導應對其指定科學合理的管理體制，讓每個管理人員都認識到自己在管理工作中的職責，管理體制的出現(xiàn)不但可以對管理人員進行嚴格的要求，還能使管理人員具有良好的責任心。

2.4 全面普查案卷，去粗取精

對于機關事業(yè)單位的檔案管理工作來說，雖然檔案管理內(nèi)容重要，但是不乏其中存在一些沒有意義的檔案，或者資料不全、人員已經(jīng)離職等的檔案，這些檔案不僅占據(jù)了極大的檔案存放空間，還給相關的管理人員帶來了較大的工作量，給管理人員帶來困惑，因此，針對這些沒有意義的檔案應該及時進行清理，并將其中價值意義較高的檔案進行分門別類的擺放，使其在調(diào)取和使用時更快速的找到。

2.5 按照規(guī)范標準進行重新組合

檔案管理工作并不僅僅是將檔案進行分類和保存，而是要對檔案進行全方位的管理，所以，管理人員要對一些內(nèi)容相對較為復雜并且檔案訂裝較厚的檔案進行重新組合，將一些有聯(lián)系相關的檔案文件進行組合，在檔案中會有很多檔案出現(xiàn)沒有頁數(shù)、沒有目錄的情況，所以要對這部分進行重新制作等，保證檔案符合規(guī)范和標準，優(yōu)化機關事業(yè)單位的檔案資源。

2.6 規(guī)范著錄工作

將信息化技術應用到機關事業(yè)單位檔案管理工作中，其最為基礎的一項就是著錄工作，該項工作可以對計算機的真實性及可靠性帶來極大的影響，所以，針對著錄工作的重要性，管理人員要按照相關部門的規(guī)定來開展著錄工作。因為在機關事業(yè)單位中，不同的部門都有不同的檔案，而不同的檔案管理部門也都有一定的區(qū)別，所以在使用計算機對檔案進行管理時，必須要根據(jù)本部門的具體情況來使用信息化技術，制定出規(guī)范的著錄細則。

2.7 統(tǒng)一分類號

想要使計算機發(fā)揮出更好的效果，必須要對檔案進行統(tǒng)一分類號的工作，這項工作的開展可以使計算機在工作中對檔案進行檢索，在進行統(tǒng)一分類號工作時，也要注重其質(zhì)量和效率，因為統(tǒng)一分類號對計算機檢索工作有著極大的影響。另外，統(tǒng)一分類號必須要符合我國相關的法律條例和規(guī)定，使檔案前后標引統(tǒng)一、檔案分類統(tǒng)一，達到檔案管理的規(guī)范化要求。

3 結束語

科學技術的發(fā)展，使檔案管理工作步入了信息化建設的時代。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，現(xiàn)代化檔案管理不僅儲存量大、占用空間極小、安全性更高，還大大提升了檔案信息處理的能力與檔案的利用率，對于實現(xiàn)機關事業(yè)單位檔案管理工作的標準化和規(guī)范化有著極大的促進意義。

參考文獻

[1]賈春麗.如何推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].辦公室業(yè)務，2018（08）：106.

[2]梅英華.如何推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].農(nóng)家參謀，2017（22）：270.