利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力

蕭舞鵠

摘 要：隨著大數據時代的來臨，大數據技術已經在各行各業得到廣泛的應用，其在檔案管理工作中的運用，能夠提高檔案管理工作效率和質量，創新檔案管理模式，從而提升其服務能力。所以，在大數據時代，檔案管理人員應樹立大數據意識，形成大數據思維，并對大數據技術進行科學合理的運用，從而將檔案信息資源充分的利用起來。本文對利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力的策略進行探討。

關鍵詞：大數據；創新；檔案管理模式；服務能力

大數據技術能夠對海量的信息進行處理，還能對不同來源、不同格式、不同類型的數據進行全面的處理。檔案管理工作中涉及到的信息量會不斷的增加，要提高檔案管理的有效性，就需要對大數據進行合理的運用，以此來提升檔案管理工作的服務能力。

1 檔案管理人員要在檔案管理工作中樹立大數據思想

在檔案管理工作中，要利用大數據對檔案管理模式進行創新，提升檔案管理工作的服務能力，就要求檔案管理人員要在實際工作中樹立大數據意識。只有改變檔案管理人員的工作理念，才能促使其不斷的創新檔案管理模式，提高自身的工作效率。同時，在大數據的作用下，還能將檔案中的信息資源充分利用起來，挖掘出其中潛在的價值信息。強化檔案管理人員的大數據意識，對檔案管理工作十分重要。

比如，加強對檔案管理人員的培訓，使其具備數據就是資源的意識，在當前的信息化發展中，大數據發揮著十分重要的作用。而檔案是信息的一種存在載體，檔案管理人員可以將其轉化為數據。利用不同類型的工具對相關的數據進行分析，能夠為檔案管理工作提供相關的決策依據。所以，數據本身就是非常重要的資源，檔案管理人員應具備這樣的意識。同時，建立健全的檔案管理制度，將網絡作為檔案管理主體，通過不斷的對檔案管理模式進行創新來提高檔案管理工作效率。所以，檔案管理人員在實際的工作中要遵循開放性原則，將大數據的優勢充分的利用起來，積極的探索新的檔案管理模式。此外，檔案管理工作要同時注重數字化和數據化，將智能化的檢索方式與GIS技術結合起來，實現信息檢索方式的多樣化，包括文字、圖形、表格等，還能提高檔案信息資源的共享性。

2 建設以數字資源生命周期為基礎的標準規范體系

在大數據背景下，要提高檔案管理工作質量，就必須重視數字檔案館的建設，如ERP信息管理系統的應用。而要在各個檔案館之間建立聯系，實現各館資源的高度共享，就需要有一個標準的規范體系，且其要以數字資源生命周期為基礎。在該體系的建設過程中，應堅持一定的原則，如互聯、開發、共享等。而數據標準規范體系，應包含檔案管理的各個環節，能夠將這些環節緊密的聯系起來。

比如，以數字資源生命周期為基礎的標準規范體系，既要對檔案資源的創建和描述方法作出明確的規定，又要明確檔案資源的組織管理方法，以及檔案資源的服務和保存方式。以此標準規范體系為依據，可規范檔案管理工作的流程，提高檔案管理工作效率，提升檔案管理的服務水平。并且，建立檔案管理工作的標準規范體系，加大對檔案資源的開發力度，能夠將檔案資源的價值充分開發出來，通過對這些資源進行全面系統的分析，為檔案館未來的發展決策提供參考依據，還能將互聯網充分的利用起來，對檔案管理工作模式進行創新。

3 將檔案數字化及檔案信息數據化置于同等重要的位置

利用大數據實施檔案管理工作，不僅僅是要將檔案信息轉化為數字檔案，還要實現檔案信息的數據化，通過大數據技術對檔案信息進行管理，才能將檔案信息的作用充分發揮出來，為政府部門檔案管理的進一步發展做出貢獻。所以，檔案的數字化和檔案信息的數據化都是同樣重要的。數據是客觀存在的，檔案信息的數據化就是要將檔案中的文字、圖片等轉化為可量化的信息。而數字化則是將檔案中各類復雜的信息進行轉化，使其成為電子化的存儲數據，將這些數據轉化為二進制代碼，再利用計算機系統對其進行處理。在檔案信息轉化為二進制以后，這些數據就可以進行計算和分析，還能對其進行追蹤，其具有可量化的特性。將這些過程連接起來，就是數據化的過程。

比如，在檔案管理工作中，不僅存量檔案信息非常豐富，增量檔案信息也會日益增加，將這些檔案信息數據化，并通過專門的計算機檔案管理系統對檔案信息進行分析，可將檔案信息的內涵深度的挖掘出來。檔案信息的數據化是在檔案數字化的基礎上形成的，但后者不能代替前者。在實現檔案信息的數據化以后，能提高檔案檢索的便捷性和準確性。例如，在需要檢索某檔案時，可在檢索欄中輸入檔案名稱、日期、編號等信息進行查詢，檢索準確效率能大幅度的提高。并且，數據化的檔案信息，無論是其文本中的字、詞，還是段落，都能夠被識別出來，這使得檔案檢索的有效性進一步提升。此外，檔案的數字化和檔案信息的數據化，還能方便檔案信息的儲存，使檔案管理工作更加高效的進行。因此，在未來的檔案管理工作中，必然會大力推廣檔案信息的數據化。

4 不斷的優化檔案管理技術建設智慧檔案云平臺

在大數據背景下，檔案館必須與社會發展結合起來，不斷的優化檔案管理技術，才能促使檔案館的不斷發展。其中，智慧檔案云平臺的建設，就是優化檔案管理技術的重要手段。通過智慧檔案云平臺，能夠提高檔案管理的智能化水平，還能提升檔案信息的安全性，其對于促進檔案管理行業的發展有十分重要的意義。所以，在未來的檔案管理工作中，要重視智慧檔案云平臺的建設。

比如，將智慧檔案館云平臺劃分為四個層次。第一層為底層，其是整個智慧檔案館云平臺最基礎的部分，能夠將各物理資源進行集成和整合。底層是一個虛擬的資源池，為檔案信息的存儲、傳輸等提供平臺。第二層為平臺層，在這一層中，用戶不需要對第一層的云基礎設施進行管理和控制，但用戶可以在平臺層中對平臺的核心應用程序進行控制和部署。第三層為應用層，其能夠為用戶提供綜合業務服務。例如，為用戶提供檔案信息資源公共利用服務，用戶可在應用層查詢自己所需的檔案。此外，應用層還能夠為用戶提供電子檔案身份證查詢服務。所以，應用層具有很強大的綜合服務功能。第四層為頂層，也就是終端用戶層，其主要功能是提供一些端到端流程服務，且其提供的各種流程服務具有很強的靈活性，可按照用戶的實際需求，對流程進行定義和跟蹤，還能執行和修改流程。因此，在整個智慧檔案館云平臺中，第四層是最重要的。只有保證頂層的質量，才能更好的為用戶服務，提升檔案管理工作的服務能力。

5 結束語

綜上所述，在信息技術全面應用的情況下，合理利用大數據進行各項管理工作，可以對檔案管理模式進行現代化創新，并且，要求檔案管理人員要在檔案管理工作中樹立大數據思想，才能建設以數字資源生命周期為基礎的標準規范體系。同時，結合檔案管理工作的實際情況，要將檔案數字化及檔案信息數據化置于同等重要的位置，不斷的優化檔案管理技術建設智慧檔案云平臺，要提升檔案管理工作的服務能力，達到更好的管理效果。

參考文獻

[1]弓順芳.大數據時代檔案管理模式的創新研究[J].山西檔案，2017，（1）：64-66.

[2]王寧.對大數據時代檔案管理模式變化的探討[J].辦公室業務，2018，（6）：114-115.

[3]李愛輝.論大數據背景下的檔案管理模式[J].求知導刊，2017，（11）：110.

[4]李美琪.大數據時代檔案管理模式變化探討[J].青春歲月，2017，（15）：439-439.

[5]譚婧.基于大數據時代下檔案管理模式分析[J].商情，2017，（35）：170.