淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理

王樹(shù)紅

摘 要：隨著云計(jì)算技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的誕生，大數(shù)據(jù)又帶來(lái)了一次技術(shù)革命，并行較短時(shí)間內(nèi)席卷各行各業(yè)。大數(shù)據(jù)即一種規(guī)模龐大的數(shù)據(jù)集合，其特征為數(shù)據(jù)規(guī)模十分龐大、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)十分迅速、數(shù)據(jù)類型十分多樣以及價(jià)值密度比較低。通過(guò)大數(shù)據(jù)來(lái)管理檔案，能夠有效節(jié)約檔案信息查找的時(shí)間，提供更加便捷的服務(wù)。基于此，本文對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子信息；檔案管理

1 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的重要性

1.1 保障企事業(yè)單位的信息安全

電子信息檔案中必然會(huì)包括關(guān)于企事業(yè)單位的重要信息，有不少信息還具有高度的法律效力，如若丟失或損壞，將會(huì)直接影響企事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，造成非常不良的社會(huì)影響，因此，開(kāi)展有效的電子信息檔案管理工作是非常有必要的。

1.2 有利于我國(guó)各行各業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展

電子信息檔案管理工作旨在保存重要的電子信息檔案信息，這些信息有時(shí)會(huì)影響我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)和發(fā)展方向，因此，開(kāi)展科學(xué)、高效的電子信息檔案管理工作，將有利于我國(guó)各行各業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

2 當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

2.1 檔案管理設(shè)施與技術(shù)相對(duì)落后

對(duì)企業(yè)單位而言，其在對(duì)人事檔案相關(guān)管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，缺乏不但精通檔案管理相關(guān)技術(shù)，而且精通計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的綜合性人才。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理過(guò)程中需要計(jì)算機(jī)方面的技術(shù)支持，盡管目前大部分企業(yè)都具備檔案管理的信息系統(tǒng)，但因?yàn)閷?duì)人事管理方面基礎(chǔ)設(shè)備的相關(guān)投入不夠，導(dǎo)致現(xiàn)行的技術(shù)手段仍相對(duì)落后，部分企業(yè)甚至還采用傳統(tǒng)的管理模式，檔案優(yōu)勢(shì)無(wú)法得到最大化的發(fā)揮，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成了一定的影響。

2.2 檔案管理制度欠缺

目前大部分企業(yè)在其人事檔案相關(guān)管理方面缺乏完善的管理制度，檔案收集及檔案管理缺乏規(guī)范性，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象或者信息缺失現(xiàn)象。此外，企業(yè)在其檔案利用及相關(guān)評(píng)估方面也缺乏合理性，無(wú)法體現(xiàn)檔案真正的利用價(jià)值。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)相對(duì)低

現(xiàn)階段我國(guó)大部分企業(yè)中從事檔案管理方面工作的人員通常都身兼數(shù)職，其檔案缺乏專人管理，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下；從事檔案管理方面工作的人員其學(xué)歷普遍較低，且年齡也普遍偏大，因此對(duì)新事物方面及新知識(shí)方面的接受能力不強(qiáng)；大部分檔案管理者缺乏相關(guān)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)匱乏，專業(yè)技能較差。目前大部分企業(yè)仍采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化管理的程度普遍較低。

3 大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理完善措施

3.1 建成互相聯(lián)通的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享

要實(shí)現(xiàn)檔案資源的多樣化，依法管理檔案資源，各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收；檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善。而為了滿足這一要求，建立一個(gè)相互聯(lián)通、資源共享的檔案平臺(tái)就顯得至關(guān)重要。

目前，國(guó)家批準(zhǔn)的各級(jí)檔案室已初步形成一個(gè)檔案?jìng)鬏敗⒗玫钠脚_(tái)，如何深化檔案館信息化建設(shè)、提高不同檔案館間信息的匹配程度、滿足跨領(lǐng)域和部門間信息查詢多樣化的要求，是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下電子檔案管理進(jìn)一步發(fā)展需要思考和解決的問(wèn)題。

3.2 注重一體化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式

未來(lái)的檔案館將是一個(gè)集合了多部門、多領(lǐng)域、多層次的綜合信息存儲(chǔ)、查詢平臺(tái)，各級(jí)檔案館內(nèi)部的資源分級(jí)、有效管理，是大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用的必備條件。因此，對(duì)現(xiàn)有的檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范合理分類、分級(jí)，以確保檔案?jìng)鬏敗⒉樵兊男省?shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相互聯(lián)系、相互制約，構(gòu)成了一個(gè)動(dòng)態(tài)的、高效的數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)的過(guò)程中，需要考慮到各方面、各層次、各領(lǐng)域要求的相互平衡與制約，既要遵循電子政務(wù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，又要遵循檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求；在考慮檔案需求的同時(shí)，兼顧文件的需求；運(yùn)用現(xiàn)在電子檔案的同時(shí)，考慮傳統(tǒng)檔案數(shù)字副本的需求。由此形成一個(gè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，兼顧各方的綜合檔案管理系統(tǒng)。

3.3 完善檔案管理制度

企業(yè)單位在收集檔案相關(guān)信息、整理信息以及提取信息的過(guò)程中需采取一體化形式的控制，而且還應(yīng)在檔案管理相關(guān)工作中實(shí)施相應(yīng)的考核機(jī)制，特別是基于大數(shù)據(jù)社會(huì)環(huán)境下，其相關(guān)工作者必須不斷豐富自身的專業(yè)知識(shí)、不斷提升自身的專業(yè)技能，做到與時(shí)俱進(jìn)，此外還能對(duì)其相關(guān)工作者進(jìn)行督促，激勵(lì)其工作積極性。

3.4 提升檔案管理人員素質(zhì)

伴隨大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)于檔案管理而言，傳統(tǒng)的管理模式已無(wú)法與社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)，必須對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，提升相關(guān)工作者的綜合素質(zhì)。主要可從兩方面改進(jìn)：其一，從事檔案管理的工作者必須具有較強(qiáng)的時(shí)代意識(shí)，確保其知識(shí)水平和技術(shù)能力做到與時(shí)俱進(jìn)，以符合大數(shù)據(jù)社會(huì)背景的發(fā)展要求；其二，從事檔案管理的工作者必須熟練掌握大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，可以利用這些技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)、利用，增加其利用范圍。

3.5 提高檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理的效率很大程度上取決于檔案管理員的素質(zhì)，因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理員隊(duì)伍的建設(shè)。

（1）檔案館招聘時(shí)應(yīng)當(dāng)選擇專業(yè)的、綜合性的檔案管理人才。檔案管理員的工作不僅限于檔案的整理，還應(yīng)當(dāng)包括電子檔案的接收、存儲(chǔ)、修改檔案格式、監(jiān)控系統(tǒng)分類等。因此，需要管理人員同時(shí)具備檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，對(duì)于檔案管理人員的招聘也應(yīng)當(dāng)注重全方位專業(yè)技能、專業(yè)素質(zhì)綜合考量。

（2）定期進(jìn)行管理人員培訓(xùn)。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案的管理方式，但部分管理人員沒(méi)有意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)于檔案管理的重要意義，認(rèn)為信息技術(shù)只是幫助檔案更好的保存，而忽視了信息技術(shù)起到的集中、篩選、分析等功能，阻礙了檔案管理水平的提高。因此，應(yīng)當(dāng)定期舉行檔案管理者培訓(xùn)，普及信息技術(shù)及其在檔案管理方面的應(yīng)用知識(shí)，增加檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，建立信息時(shí)代、高水準(zhǔn)的檔案管理員隊(duì)伍。

（3）建立良好健康的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合理設(shè)置崗位的同時(shí)，做到各崗位人才的互通、配合，真正發(fā)揮人才的價(jià)值，真正調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性。

3.6 完善網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)的建設(shè)

各電子檔案館的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)，成為用戶接觸到電子檔案館的首要媒介。如果網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上檔案信息分類不明確、查詢方法過(guò)于復(fù)雜，會(huì)造成用戶，尤其是中老年階層，對(duì)于電子檔案查詢無(wú)從下手，大量蘊(yùn)含價(jià)值的信息無(wú)法很好的為用戶、社會(huì)服務(wù)。因此，電子檔案館應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其網(wǎng)站的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息分類清晰；電子檔案查詢操作簡(jiǎn)單化，在頁(yè)面上設(shè)置查詢引導(dǎo)；對(duì)于需要查詢紙質(zhì)檔案的用戶，提供當(dāng)?shù)貦n案館的地址，或幫助預(yù)約查詢時(shí)間；對(duì)于需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)的用戶，可通過(guò)專家通道，找到與用戶需求相匹配的專家。完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，不僅能提高電子檔案服務(wù)于用戶的水平，更能夠?yàn)榻⑷诵曰⒅悄芑碾娮訖n案管理系統(tǒng)提供幫助。

4 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)的社會(huì)背景之下，檔案管理相關(guān)工作也必將面臨新的挑戰(zhàn)，但是有挑戰(zhàn)便會(huì)有機(jī)遇，所以其相關(guān)工作人員需積極學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí)及技術(shù)知識(shí)，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，牢牢抓住機(jī)遇，那么其檔案管理工作便會(huì)獲得新的發(fā)展空間，實(shí)現(xiàn)其更大的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]付雙雙.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案建設(shè)轉(zhuǎn)型思考[J].山西檔案，2015（06）：57-60.

[2]姜文燦.電子信息類檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制研究[J].管理觀察，2015（31）：181-182+185.

[3]馮圓.大數(shù)據(jù)在國(guó)有事業(yè)單位房產(chǎn)管理中的應(yīng)用[D].西安工業(yè)大學(xué)，2015.