淺談如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的一項(xiàng)重要組成部分，受到機(jī)關(guān)事業(yè)單位特點(diǎn)的影響，事業(yè)單位的方案管理工作具有保密性以及公共服務(wù)性等方面的特點(diǎn)。當(dāng)前在我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政體制以及人事制度改革的社會(huì)背景下，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不斷提出更加嚴(yán)格的要求。本文將主要圍繞著在機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政體制改革以及科學(xué)信息技術(shù)提供更加科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理手段的時(shí)代背景下，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案掛你工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行討論分析，并為推進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提出針對(duì)性的措施。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

1 事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的重要意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案是對(duì)以往社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程的真實(shí)記錄，檔案的建立有助于在以后的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作過(guò)程中提供可靠且真實(shí)有效的原始材料和歷史證件。因此加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作具有重要的意義。

1.1 有助于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展

事業(yè)單位的檔案中是對(duì)自身發(fā)展歷史的與自身工作建設(shè)的真實(shí)材料記錄，同時(shí)檔案中包括了對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的公職人員人生發(fā)展經(jīng)歷的相關(guān)記載，檔案中的資料記載是對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)信息材料的匯總，對(duì)事業(yè)單位日后持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展起到重要的支持與保障作用，因此需要不斷加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作[1]。

1.2 為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的后續(xù)工作提高可靠的參考依據(jù)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位所建立的檔案，是對(duì)事業(yè)單位自身以及相關(guān)工作人員發(fā)展與建設(shè)的真實(shí)記錄，對(duì)發(fā)展過(guò)程中所建設(shè)和取得的成果的歸納與總結(jié)，因此在事業(yè)單位后續(xù)的發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，檔案的資料記錄可以成為有效、可靠的數(shù)據(jù)資料支持。因此加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作，可以將檔案庫(kù)建設(shè)成為機(jī)關(guān)單位后期持續(xù)發(fā)展的數(shù)據(jù)資料庫(kù)，利用科學(xué)管理的手段對(duì)檔案中的信息進(jìn)行有效的提取與利用。

2 目前我國(guó)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)方案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的制度改革，其逐漸意識(shí)到加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重視的重要性。目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視度逐漸提高，并且在這個(gè)過(guò)程中不斷重視檔案管理方法的研究與創(chuàng)新工作，但是仍然檔案管理工作仍存在一定的問(wèn)題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的工作過(guò)程中，受到自身管理經(jīng)驗(yàn)不足等方面的影響，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行全面化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理，導(dǎo)致在檔案管理的工作中，檔案數(shù)量多、分散、孤本等狀況層出不窮。無(wú)法對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的利用。不符合當(dāng)前我國(guó)對(duì)檔案管理工作的相關(guān)要求，對(duì)我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的連續(xù)性與可持續(xù)性發(fā)展造成不良影響。

2.2 檔案管理的工作人員隊(duì)伍建設(shè)存在缺陷

檔案管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的要求相對(duì)嚴(yán)格，由于以往機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的忽視，對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)等方面沒(méi)有提出具體嚴(yán)格的要求，沒(méi)有專門的檔案管理的工作隊(duì)伍。縱觀目前我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作的人員隊(duì)伍中，普遍存在檔案管理工作人員對(duì)檔案管理意識(shí)不足、業(yè)務(wù)能力較差的問(wèn)題。

2.3 檔案管理工作的法律規(guī)范意識(shí)較差

我國(guó)有明確的法律條文對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作做出了明確的要求與規(guī)定，比如：《檔案法》、《檔案管理辦法》等相關(guān)法律。但是目前我國(guó)部分事業(yè)單位對(duì)該法律條文規(guī)定的認(rèn)識(shí)不足，忽視對(duì)法律條文的學(xué)習(xí)與解讀，在真正的檔案管理工作進(jìn)程中，又缺少相應(yīng)的執(zhí)行貫徹能力。這都是由于該機(jī)關(guān)對(duì)法律規(guī)范意識(shí)的缺失而導(dǎo)致的[2]。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要認(rèn)識(shí)到檔案是對(duì)我國(guó)寶貴文化財(cái)富的記載于傳承，認(rèn)識(shí)到檔案管理是一項(xiàng)重要的國(guó)家事業(yè)，才加強(qiáng)法律規(guī)范意識(shí)，認(rèn)真解讀我國(guó)相關(guān)法律的要求，才能夠做好事業(yè)單位的檔案管理工作。

3 促進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方法

3.1 將公文制發(fā)作為推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)和前提

檔案是在公文的基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)的，公文制發(fā)是檔案建設(shè)與管理工作的重要前提與基礎(chǔ)。只有做好公文制發(fā)工作，才能為后續(xù)的檔案記錄工作的高質(zhì)量化，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化提供重要的依據(jù)保障。因此在公文制發(fā)的過(guò)程中首先做好公文的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化提供可能性。公文制發(fā)要求，公文紙質(zhì)的選擇要好，所選紙質(zhì)大小規(guī)格要求統(tǒng)一，滿足國(guó)家專門的相關(guān)規(guī)定。

3.2 堅(jiān)持“以我為主”的立卷建檔原則，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程

目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的工作中，最突出的問(wèn)題是重復(fù)建檔立卷組合的現(xiàn)象，這一現(xiàn)象與我國(guó)建檔工作要實(shí)現(xiàn)檔案保存與利用的科學(xué)化、實(shí)用化、便利化的理念相違背，因此要想解決這一問(wèn)題，就必須堅(jiān)持在檔案管理過(guò)程中“以我為主”的原則，在進(jìn)行建檔管理的過(guò)程中，要堅(jiān)持以本單位形成的文件為主的原則，該原則是在檔案建立與管理中總結(jié)出的實(shí)用性原則。他要求我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的實(shí)際工作進(jìn)程中，不但要嚴(yán)格遵守《不歸檔文件銷毀辦法》，還需要認(rèn)真把握一下三方面的問(wèn)題：1）在進(jìn)行文件立卷建檔的過(guò)程中，為了避免造成建檔混亂無(wú)序的狀況，準(zhǔn)確把握文檔的時(shí)效性，只有將現(xiàn)行任務(wù)完成以后在能夠進(jìn)行立卷建檔環(huán)節(jié)的工作，否則不能進(jìn)行建檔工作。2）準(zhǔn)確把握建檔的要點(diǎn)并進(jìn)行分工合作。在進(jìn)行實(shí)際的文檔立卷的過(guò)程中，注意區(qū)分不同文件之間的性質(zhì)，精確把握文件對(duì)資料數(shù)據(jù)記載的區(qū)別，避免出現(xiàn)重讀立卷建檔的現(xiàn)象。不但造成建檔工作效率低的狀況，還導(dǎo)致出現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的冗雜與重復(fù)現(xiàn)象的發(fā)生。3）實(shí)現(xiàn)建檔的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化最基礎(chǔ)最重要的保證是提高案卷的質(zhì)量。案卷的質(zhì)量是指案卷資料在收集整理過(guò)程中是否能夠保證資料的完整性與準(zhǔn)確性，這對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化有著直接的影響。

3.3 引入信息管理技術(shù)，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)建設(shè)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展為社會(huì)各行業(yè)的工作帶來(lái)了巨大的發(fā)展變革。那么在進(jìn)行機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，可以利用現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的方式進(jìn)行檔案管理工作，打破傳統(tǒng)檔案管理時(shí)效性與保存可靠性較差的缺陷，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的安全性與可靠性[3]。其次不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管路工作人員的素質(zhì)建設(shè)，提高檔案管理人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知，開展檔案管理工作人員在職培訓(xùn)等活動(dòng)，不斷加強(qiáng)在職工作人員的業(yè)務(wù)管理能力和相關(guān)服務(wù)意識(shí)，為我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作提供可靠的人員保障。

4 總結(jié)

面對(duì)我國(guó)事業(yè)單位不斷進(jìn)行體制改革的時(shí)代背景，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作成為重要的工作內(nèi)容。當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中仍存在許多弊端，針對(duì)存在的問(wèn)題不斷進(jìn)行完善創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作水平的快速發(fā)展與完善。

參考文獻(xiàn)

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[2]新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新[J].歐陽(yáng)唐喆.中外企業(yè)家.2017（33）

[3]淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].薛君.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2018（04）

作者簡(jiǎn)介

劉殿強(qiáng)（1976-），男，漢，山東省沂水縣，大學(xué)，研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)