企業檔案管理電子信息化及其重要性分析

李佩霖

摘 要：隨著社會經濟的發展和信息化水平的提高，我國企業壯大自身的同時，也開始采用電子信息化的方法進行企業檔案管理工作，提高了其工作效率?；诖?，本文以企業檔案管理電子信息化作為研究對象，通過企業檔案管理現狀進行分析，探析企業檔案管理電子信息化的重要性，分別從實時收集檔案資料和劃分多級權限等方面詳細闡述企業檔案管理電子信息化應注意的問題，從而保證了企業檔案管理的工作質量，提高了企業的資源利用效率。

關鍵詞：企業檔案；電子信息化；有效管理

改革開放以來，我國一直十分關注高新技術的發展，現如今電子信息技術已經廣泛應用于各行各業，人們的日常生產生活已經離不開信息化技術，大量的資源與信息數據在企業經營活動中存在，尤其是企業檔案管理工作，傳統的管理方式過于落后，已經無法滿足當前企業發展的需求，因此企業檔案管理電子信息化是企業檔案管理工作發展的必然趨勢，有利于提高企業的資源利用效率，促進企業經濟效益的增長。

1 企業檔案管理現狀

企業面臨著經濟全球化的時代背景，想要在市場中脫穎而出，勢必要努力發展自身，爭取獲得發展優勢，對于企業檔案管理的現狀，具體如下：（1）企業檔案管理的工作人員素質較低，管理水平無法達到企業檔案管理信息化要求，很多企業的檔案管理人員的專業能力不夠出色，對于企業檔案管理的基礎理論知識掌握不明確，不是專業人士，對于信息化技術不夠了解，無法熟練應用計算機軟件進行企業檔案管理，企業缺少相應的培訓，導致企業檔案管理經常出現問題。（2）企業對于企業檔案管理工作不夠重視，在企業的發展與經營活動中，管理人員一般情況下都更加重視經濟效益的增長，對于企業檔案管理工作很容易忽略，很多人認為企業的企業檔案管理知識將文件資料歸類整理，并不會為企業帶來什么實際作用。（3）關于企業檔案管理的相關制度不夠完善，當前企業中普遍沒有完善的管理制度，長久發展下去，企業檔案管理工作會出現混亂的局面，良好的制度可以規范工作人員進行有秩序的管理，約束工作人員的行為，有利于促進企業檔案管理工作朝著系統化和科學化的方向發展[1]。

2 企業檔案管理電子信息化重要性

隨著信息化時代的發展和互聯網的出現，人們的生活已經離不開手機和電腦等設備，很多業務和需求都是在信息化手段的支持下完成，企業檔案管理工作也是一樣，將信息化技術與企業檔案管理工作融合，產生的企業檔案管理電子信息化對于企業未來的發展十分關鍵。企業檔案管理電子信息化會根據專業性技術和財務工作將所有的資料與文件歸納分類，形成集成化管控，工作人員尋找什么只要通過信息化技術就可以，提高了全體的工作效率，所有的信息實現平臺共享，各個部門的人無需四處尋找文件，只要通過電腦下載即可。減輕了企業檔案管理的工作量，提高了工作人員的管理效率。

企業檔案管理電子信息化可以將文件完好的保存下來，重要的文檔保存下來，為公司未來的發展和經營提供了準確的數據參考，員工在尋找文件的時候可以使用信息化手段下載文件，無需接觸原文件，無形中對原文件進行了保護，提高了企業檔案管理的原件保存度。企業檔案管理電子信息化突破了原有的地域限制障礙，只要有互聯網的地區，就能夠查詢到跨地區和跨時空的檔案數據，通過企業檔案管理電子信息化的建立，有利于企業加快自主創新的步伐，完善對企業實時動態的管理與跟蹤，有利于企業宏觀決策的制定。

企業檔案管理電子信息化能夠將硬件和軟件完美的結合在一起，提升信息化管理水平，企業擁有完整的設備和系統，在綜合檔案室與資料室中安排了專業的管理人員，根據不同的部門和不同的文件類型進行分類管理，使企業檔案管理工作看起來更加具有實際意義[2]。

3 企業檔案管理電子信息化應注意的問題

3.1 實時收集檔案資料

企業檔案管理電子信息化工作中，有著企業每一日的經營活動信息，隨著時間的推進，信息與資料在不斷增加，想要落實企業檔案管理電子信息化，就要實現檔案資料的實時收集與管理，保證企業的檔案處于完整清晰的狀態，從檔案的存儲到檔案的借用，以及最終檔案按時歸檔，都屬于企業檔案電子信息化管理的核心內容。首先，建議企業將檔案室工作制度明確，具體部門的工作人員職責所在，日常的文書管理工作以及檔案歸檔工作等相關制度和規范落實，將員工的職責明確，每日的檔案收集與檔案管理工作以排班的方式將責任落實到個人。定時對檔案進行檢查，及時的補充空缺檔案，防止企業檔案信息丟失，提高企業檔案資源的完整性。如果企業有人借閱檔案或者歸還檔案，相關工作人員都要做好實施登記工作，并且將檔案的實時狀態錄入平臺中，各個部門的工作人員可以直接登錄平臺就能查詢到文件資源的動態信息。

其次，建議企業設立綜合的企業檔案管理和歸檔的工作標準，進一步明確企業檔案電子信息化管理制度，確保信息歸檔工作質量。按照《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的通知和《電子檔案管理基本術語》相關要求進行檔案管理工作。企業檔案電子信息化管理工作人員做好電子掃描處理工作，根據檔案的類別和特征做好收集與分類，最終保證原始的檔案信息與電子檔案信息保持高度一致，二者之間不會存在差別。

2018年5月14日，某市汽車電子健康檔案系統建設培訓會在市道路運輸管理局召開，全市140多家一、二類汽車維修企業負責人參加了培訓學習，并決定建設汽車維修電子健康檔案主要是實行企業維修記錄的信息化管理。該系統建立后，車主可通過手機了解故障車輛附近的維修企業信息，查看該維修企業的經營資質、消費者評價等情況。同時，還能夠在系統上查看到自己車輛以往的維修記錄，幫助維修企業更快更準地找到車輛故障原因，為故障排除節省時間。

3.2 劃分多級權限

如果根據各個企業所屬的行業特征，為企業的檔案信息設置保密等級，從而在企業檔案電子信息化管理工作中設定一定檔案查閱權限，在企業檔案電子信息化管理系統中，無論是平臺修改還是查詢都應該有著相應的權限范圍，并且嚴格設定瀏覽器的應用權限，將企業檔案電子信息化管理的保密性落實到實處，根據檔案信息的保密等級，確定該檔案是否可以查閱、下載或者打印，整個應用軟件在企業檔案電子信息化管理平臺中都應做好加密處理，從而有效的保證了企業經營活動的穩定安全，保證信息資源的完整以及高度機密，既能實現資源共享，方便所有的人查閱，保護原文件，又能實現企業檔案信息的等級制度，只有這樣才能對工作人員起到約束的作用，權責分明，責任明確，將企業檔案電子信息化管理工作真正落實。

4 總結

伴隨著企業的經濟發展和制度建設，想要全面提高企業檔案管理的水平，提升檔案管理的效率，就要堅持企業檔案電子信息化管理方式，明確技術的重要性，根據科學合理的對策，總結過去檔案管理工作中的經驗和教訓，實時收集檔案信息，劃分多級權限，只有這樣才能真正保證企業檔案電子信息化管理工作的實際作用，推動企業的檔案管理和經營活動，促進企業加快發展的道路。

參考文獻

[1]謝東曉.企業檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].辦公室業務，2018（05）：43.

[2]黃黎黎.企業檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].企業改革與管理，2017（08）：15.