事業單位檔案管理創新與改革研究

張海濤

摘 要：近年來，我國的社會經濟一直呈現出飛速的發展狀態，社會主義現代化的建設腳步不斷加快，事業單位的各項工作都引起了人們的高度關注。事業單位在行政體制、人員構成、檔案管理等方面存在著一些問題亟待解決，如何從檔案管理方面進行管理模式的創新研究，從而更好的促進行政體制的完善和人員素質的提高，這是檔案管理人員值得深思的首要問題。檔案管理工作需要涉及多個內容，加強管理管理力度，更新檔案管理觀念是非常必要且關鍵的。不斷提高檔案管理的實效性，將為事業單位未來的長遠規劃起到很好的促進作用。筆者特意憑借自身多年的實踐經驗，對事業單位檔案管理創新與改革提出幾點新的看法。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新；改革；有效對策；研究

處理事業單位的檔案管理問題，采取有效措施輔助各項工作的有序進行，這是檔案管理信息化建設的必要前提，也是事業單位大膽改革與創新的有力保障。當今社會，信息資源的共享效率極高，人們需要通過網絡探索未知的神奇世界，在良好的社會背景下更換檔案管理模式，會更好的滿足事業單位的發展需求，開創全新的管理格局，真正實現管理質量、管理水平的雙向提升。檔案管理是事業單位日常工作的重要內容，管理人員的綜合素質、專業水平，對檔案管理實效性會產生直接影響，如何創新管理方式，研究不同方法，最大程度發揮檔案管理工作的功能作用，這需要事業單位全體工作人員共同去探索和研究。

1 事業單位檔案管理存在的問題

1.1 管理工作不受重視

造成檔案管理實效性較低的主要原因是事業單位沒有足夠重視檔案管理的重要性，相關人員缺少對管理工作的全面認識與系統了解。管理者過于片面的看待檔案管理，日常工作熱情不夠高漲，資料統計、分類時容易出現操作不當等情況，無法為其他部門提供有效的參考依據，也完全起不到科學預測作用[1]。管理人員的工作態度不夠積極，其他人員對于檔案管理工作更是十分輕視，現實問題未能得到及時解決，工作氛圍越來越差，管理內容極度缺失，導致檔案管理工作已經成為了事業單位長遠規劃與可持續發展過程中的一塊絆腳石。

1.2 人員素質普遍偏低

檔案管理工作人員的頻頻變動，使得從事該方面工作的人員總是處于培訓狀態，業務水平和專業技能很難得到提升。加之由于管理者認為檔案管理工作不重要，給出的薪水比較低，很難調動起從事該份工作的工作人員的積極性，這樣一份沒有動力的工作也使得工作人員逐漸養成了慵懶散漫、不求上進的工作作風。

1.3 管理方法比較滯后

事業單位的工作做派一直比較中規中矩，所以這種氛圍也就造就了工作人員在檔案管理方式、方法上比較循規蹈矩，甚至比較刻板。但是，他們沒有意識到隨之時代背景的變化，以前的管理檔案的方式、方法早已比較落后，遠遠不能滿足現在發展的需要。例如，使用人工傳遞信息的方法進行檔案信息的收集，特別影響獲取信息的時效性；采用手工錄入檔案信息的方法，造成很多錯誤現象的發生；總之，手工登記既消耗精力又花費時間，使得工作效率特別低下。另外，多數事業單位所使用的檔案管理軟件還是很早以前的軟件，沒有進行更新，處理技術比較差勁，與新時代下對檔案管理的要求格格不入。

2 加強事業單位檔案管理的有效策略

2.1 強化檔案管理認識

要想最大程度上提高事業單位的檔案管理效率，首先要做的就是強化對檔案管理的認識，管理層要予以高度重視，基層則要明確自身職責[2]。同時做好相關宣傳，全面貫徹檔案管理知識，強化檔案管理人員的服務意識，不斷提高檔案管理的效率。

2.2 培養專業管理人員

檔案管理是一項技術性很強的工作，因此要做好事業單位的檔案管理工作，必須重視人的力量。首先，要為單位招納業務技術過硬的管理人才；其次，要加強對管理人員的崗前培訓，使他們能夠更好的熟悉和處理相關的管理工作。培訓內容應該分為兩個部分，一要加強其專業領域方面的培訓，結合事業單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結合；二要加強對其工作態度的培養，改變以往“做一天和尚敲一天鐘”的工作心態，將激勵機制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

2.3 啟用信息管理手段

事業單位在信息化時代，應該要順應時代的需求，正確利用信息化管理手段，將信息化管理進行完善，實現信息化管理，主要是從以下幾個方面進行完善，首先要制定出一個發展規劃，根據事業單位的具體情況，以及事業單位對檔案管理應采取什么樣的服務模式，以宏觀的角度將檔案管理規劃出各個階段，每個步驟具體應實施的方案，做出大概的方向，具體的實施內容還是要按照實際的情況來進行安排[3]。其次要建立一個專門的網站，一個和事業單位檔案管理相關的網站，并對群眾開放，在事業單位建立的網站主頁，以這種開放的形式為群眾提供一定的服務，在群眾查詢檔案資料，或者在填報、調取相關資料也會更加方便快捷，可以更加高效的對社會進行服務，在檔案管理方面也會有所提高，有效的實現了檔案資源的共享。最后就是在可以建立相關的檔案數字化網絡，通過在電子室建立內網，對電子文件歸檔管理進行前端控制，在電子文件收集以及整理方面，可以更好的存儲與共享，對于檔案數據可以進行一定的處理與創新。

2.4 經費投入資源開發

大多數事業單位不是因為受到經濟發展的制約就是因為規模較小，導致檔案管理條件較差，近期內不容易完善相關的基礎設施。針對這種情況，主管部門在加強檔案管理監督的同時，可主動向當地政府領導申請，給予一定的支持，協助并配合逐步完善檔案工作條件及相應的設備，從而保證本單位的檔案工作健康發展。而對于規模較大、有一定資金的單位，應致力于改善檔案管理設備條件而主動投入足夠的資金，這不僅能夠保證檔案保存的全面性，還能夠增強檔案管理人員的責任感，使自己樹立正確的工作方法和態度。并積極思考，挖掘檔案的信息資源，進而充分發揮檔案的使用價值。對檔案進行整理時，可根據單位的情況，將檔案的保存形式轉變為單展史、大事記匯編等。在檔案中宣傳和總結本單位的經驗和業績，可為領導制定策略作參考。通過報紙、網絡等，在提高單位知名度的同時，也可為社會提供有效的信息服務。

2.5 加強檔案保密工作

檔案的保密工作是檔案管理過程中最關鍵最重要的部分，只有對檔案資料進行嚴格的保密，才進行相應的保存工作，才能在日后所需時能夠及時的進行查閱和使用。在對檔案資料進行保存時，要對保存地址和規則進行嚴格的選擇和制定，符合國家的有關規定，并由相關的專業人員進行管理，嚴格遵守庫房的管理規定。只有對檔案資料進行保密保存，才能保證檔案信息的質量，達到事業單位檔案管理的規范和改革。

3 結語

總之，事業單位檔案管理的創新與改革意義重大，影響到整個時代的發展步伐。檔案管理工作綜合性、復雜性較強，管理問題的存在，會給事業單位其他工作的順利開展產生很大的制約影響。管理人員應從不同角度、不同層面進行檔案管理思路的多元化轉變，不斷研究新的方法，探索新的途徑，結合事業單位的實際情況制定科學、合理的管理方案，有效提升檔案管理水平，加強檔案管理信息化建設，敢于迎接各項機遇和挑戰，為了事業單位的創新發展貢獻出自身應有的力量。

參考文獻

[1]王亞麗.淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2017，20（6）：63-65.

[2]董曉紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2017，11（5）：127-128.

[3]韓麗.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策研究[J].科技視界，2016，12（3）：181.