事業單位檔案管理創新與改革

于淼

摘 要：事業單位體制機制改革處于關鍵階段，單位的職能以及工作內容也隨著社會經濟的發展變化而隨之改變，檔案管理工作作為重要的基礎性工作，其管理體系和規章制度也處于創新發展的重要時期。這就要求檔案管理部門和工作人員要與時俱進，無論從管理思想意識還是具體的管理方法上，都要緊跟信息時代的發展步伐和節奏，積極促進管理體制的創新與優化。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新；方法

引言

目前事業單位將檔案管理類工作作為重點工作內容，一方面結合工作需要整理以往留存下來的大量檔案資料，對于各類歸檔和建檔工作中出現的問題集中進行解決和排除；另一方面根據當前管理體制改革的需要，逐步推動檔案管理體系和制度的創新和優化，轉變以往傳統管理模式中落后的思想理念和管理辦法，開創新型的檔案信息管理和應用的工作方法和方式，以期不斷提升管理效率和質量，進一步提高檔案信息的應用價值。

一、事業單位檔案管理現狀的分析

（一）業務能力有待提升

很多在檔案管理崗位上的工作人員，其業務水平普遍較低，對于很多檔案管理的基礎性工作環節和程序當中出現的問題，無法及時有效的加以應對，并且缺乏科學運用檔案信息資源的業務能力。長此以往就造成檔案管理的效率和水平無法得到提升，也給管理體制的改革以及創新優化帶來很多困擾和不良影響。還有一些管理人員沒有對自身業務工作提起應有的重視程度。

（二）檔案管理設備更新不及時

檔案信息的管理工作中，很多設備沒有進行及時的維護和更新。導致設備或者裝置頻繁出現各類故障和問題，一些設備已被擱置在一旁，造成很大的資源浪費。同時由于設備不能及時進行更新換代，也使得管理工作的效率大幅度下降，不利于各項工作的順利開展。

（三）缺乏檔案管理意識

一方面，許多管理人員初次接觸檔案管理工作，對工作范圍的界定與權責的劃分并不熟悉，也因此沒能意識到檔案管理工作的重要性；另一方面，由于管理人員缺乏檔案管理意識，引發出一系列的失誤問題，檔案管理工作成效可想而知，不但會影響到事業單位的經濟效益，而且會影響事業單位的外部形象。事業單位內部分高層缺乏對檔案管理工作的重視，在資金投入與設備購置的關注力不夠，絕大多數設備還停留在基礎配置狀態。

二、事業單位檔案工作改進措施

（一）構建全面完善的檔案工作管理機制

考慮到事業單位自身工作特殊性，構建符合需求的檔案管理機制是保證單位內部各項管理工作順利進行的關鍵。在擬定管理機制前，既要立足于發展實際，又要保證管理機制具有前瞻性，從宏觀角度分析問題，保證管理機制的時效性與可行性。同時，對單位員工進行培訓，使其意識到該管理機制的價值。遵照國家提出的管理工作執行標準，結合事業單位發展規律、發展方向及工作特點，適當調整制度細則，科學調整管理方案，以此保證檔案管理工作的靈活性與規范性。檔案管理部門要依據傳統工作經驗，探索新方法，構建一整套內容完整、結構合理、符合單位管理實際的管理機制。

（二）加大資金投入，注重資源信息的開發

我國許多事業單位因為受到經濟因素、管理思維、發展規模等因素的影響，對于檔案管理的重視度不夠，導致檔案管理設備沒能滿足工作需求且工作效率較低。要想解決這一問題，事業單位方面需要意識到檔案管理工作的價值，創新籌資的渠道，對現有檔案管理設備進行科學管理。同時，作為事業單位領導，需要在能力范圍內給予其支持。對于一些發展前景廣闊且經濟發展穩定的事業單位，還需要定期開展檔案管理培訓工作，增加資金與設備支出，注重對管理人員的技能培訓，不斷優化檔案管理工作，使其能夠適應時代發展需求。在對現有檔案進行管理過程中，需要結合單位實際情況，將檔案保存形式轉換成單展史，明確記錄本季度單位業績情況，為管理者制定解決方案提供參考。借助報紙、網絡等手段，不斷提升企業知名度，為社會提供更加全面的信息服務。

（三）不斷提升檔案管理人員的綜合素質

事業單位檔案管理工作離不開業務能力精湛的工作人員，即便是多么現代化的儀器設備，也需要工作人員進行操作才能展現其作用。因此，必須要注重管理人員方面的技術培訓，針對現有科學技術水平與設備配備情況，提出合理的培訓方案，促使所有工作人員都具備操作技能。同時，注重管理人員職業道德觀念的培養，幫助其更好樹立責任心，降低工作失誤的發生概率。只有樹立員工正確的工作觀念，才能使其意識到檔案管理工作的價值，并樹立遠大的目標，為了工作目標而積極奮斗。

（四）促進檔案現代化管理發展

基于大數據時代背景，檔案管理工作引入信息化技術與儀器設備早已是必然方向，具體從以下幾個方面入手：其一，引進新的管理理念與操作技術，對現代化落后的管理模式與儀器進行處理，保證其能按照計劃順利實施；其二，注重對管理人員的技能培訓，使其能樹立正確的就業觀，并廣泛學習新方法，以此滿足多變的市場需求；其三，結合事業單位發展情況，借鑒成功經驗，創新設計管理方案，借此不斷提升事業單位檔案管理信息化能力；其四，考慮多變的經濟環境，事業單位檔案管理工作正迎來空前的機遇與挑戰，只有緊隨時代發展腳步改革工作形式，才能真正實現預設目標。基于此，管理人員必須要重視檔案現代化管理，充分發揮檔案管理工作的作用，使其符合社會發展需求，以此提升事業單位業務能力。

（五）注重保密工作

檔案管理工作的重中之重是保密信息內容，尤其是關系到單位發展的信息資源。在實際工作中，應聘請專門人士進行看管，并遵照相關機制執行工作，對檔案查閱與調取工作必須要做到層層把關，細致核查，以此規避檔案泄露問題。

三、結束語

事業單位的日常管理工作中，檔案信息的管理工作顯得愈加重要，檔案信息的使用價值被不斷挖掘出來，為其他工作的部署和發展的決策提供全面、準確的信息支持。檔案信息已經成為事業單位發展進步所不可或缺的寶貴信息資源，其包含的富有價值的信息和數據資料能夠起到很巨大的引領和指導性作用。因此作為檔案的管理工作人員，要注重管理理念和工作模式的創新和突破，不斷檔案管理的科學性和合理性，運用創新性思維和理念，摒棄以往的落后思想，積極推動檔案管理機制和體系的改革與創新。

參考文獻：

[1]趙小茗.事業單位檔案管理創新的相關研究[J].中國集體經濟，2018（07）：40-41.