信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

曾少芳　黃韻

摘要：隨著社會的不斷發展，檔案管理工作從信息技術與網絡技術的基礎上得到發展，能夠有效地滿足時代發展需求，同時也能夠更好地促進檔案管理工作的發展，因此進一步加強對其的研究非常有必要?；诖吮疚姆治隽诵畔r代檔案管理工作面臨的問題及對策。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；問題對策

一、信息時代下檔案管理工作的必要性

社會的不斷發展，使得我們的生活進入到信息化時代，在此基礎上檔案管理工作也是由傳統的紙質化管理逐漸的朝著電子化管理發展。對于傳統的檔案管理主要是通過紙質的形式進行管理，這種方式存在著很多不足，首先增加了檔案管理的難度，很容易在管理的過程中容易出現丟失的情況或者是造成打混亂的情況。其次檔案保存方面存在著很多問題。對于紙質化檔案在進行保存的時候需要高度重視外界條件，主要是潮濕、蟲蛀、火災等方面造成的影響，都會在很大程度上影響到檔案管理。對此在傳統的檔案管理中需要投入更多的精力和人力。最后是在進行檔案查閱的方面還存在很多問題，對于紙質化檔案在進行查閱的時候，增加了查找的難度，同時對于紙質化檔案不能夠進行備份，因此當發生問題的時候不能夠進行及時的修復，從而會直接影響到檔案的使用，影響到檔案管理的水平。

而在信息時代下進行檔案管理就能夠很好的解決這些問題，不僅能夠有效地確保檔案管理質量，同時也能夠增加儲存量，并且方便進行查閱，不僅如此，信息化檔案管理還能夠通過計算機技術進行備份，當檔案資料出現問題的時候能夠通過備份及時找回，進一步確保了檔案資料的安全。對此在信息化時代下，檔案管理是符合市場發展需求的，能夠更加方便我們的工作，因此需要重點加強對其的研究。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）管理標準相對較低

就目前的情況來看，我國相關檔案網站管理方面還沒有相對比較完善的標準，因此在后期進行管理的時候存在著很多差異，不能夠使用同一個標準進行檔案管理，從而在很大程度上影響到整體的管理效率。

（二）缺少統一規范信息化的標準

對于檔案管理信息庫中的相關數據為了更好地確保整體的時效性，需要保障檔案信息庫信息的真實性，因此必須要保證其標準化。但是如今在檔案管理的過程中，相關部門因為受到很多因素的影響，包括工作領域、機構差異以及資金投入方面的影響，從而使的檔案管理工作不能夠規范化進行，也在很大程度上影響了檔案資料的真實性。

（三）管理理念不符合現今時代發展要求，且服務意識缺乏

隨著社會的不斷發展，如果還是使用傳統的管理理念進行檔案管理不能夠滿足市場發展需求，同時也會影響到工作的效率。不僅如此在進行全新管理方法的推廣過程中也會受到很大影響，而且很多檔案管理部門缺乏相應的服務意識，對于這些方面都會直接影響到檔案管理工作的開展。

三、信息時代檔案管理工作優化對策

（一）合理規范管理標準

隨著科學技術的不斷發展，為了更好的提高檔案管理的整體水平，檔案管理部門需要制定相應的管理標準體系，并編制出合理的細則，嚴格的進行落實控制，從而更好地確保整體的規范化。不僅如此，在進行檔案管理的時候，需要對各個崗位職責進行明確，做好檔案分類和管理，從而能夠更好地確保整體的水平。

（二）創建完整的適合信息化發展的檔案管理數據庫

在實際應用的過程中，需要重點加強檔案之間的整理，方便能夠及時地進行查閱，從而的也能夠更好的保障檔案管理的規范化，提高整體管理水平。

（三）創新服務理念

科學技術的不斷發展，人們對于資料以及信息方面的要求越來越高，不僅需要確保其準確度，同時還要確保其速度和效率，對此在應用的過程中檔案管理部門需要不斷地拓寬服務范圍，使用先進的方法，確保其符合市場發展需求。

首先，在進行管理的時候，需要相關檔案管理人員不斷地進行創新，提高自身的能力。其次，管理人員在進行管理的時候，必須要有正確的服務意識。最后在這個管理的過程中需要以信息時代提出的相關要求進行人才隊伍建設，不僅要不斷提高他們的理論知識，同時還需要掌握相應的管理手段，不斷地進行學習，從而更好的應用管理中。整個過程還需要不斷地進行工作總結，采取有效的措施不斷地完善存在的問題，從而能夠更好地提高整體的檔案管理信息化水平，最大程度發揮起作用，更好的方便人們的工作。

（四）優化檔案管理模式

隨著科學技術的不斷發展，企業競爭也是越來越激烈，企業為了更好的生存，必須要不斷地加強信息化方面應用。在企業發展的過程中，為了更好的規避法律風險，企業需要加強各個文件資料的管理，也就是檔案資料。就目前的情況來看，企業檔案管理水平對于企業的發展會產生很大的影響，企業要想促進發展，需要不斷地繼續管理模式的創新優化。在應用的過程中檔案管理人員需要樹立相應的服務理念，充分的發揮其價值，不斷地進行創新管理，從而更好的為企業發展提供服務。為了更好地符合信息化要求，企業需要結合自身情況制定一套相對比較完善的規章制度，同時從源頭上采取管理控制。企業還需要不斷地根據自身的崗位職責，對于檔案管理方法以及要求等方面進行重點明確，確保其的真實性，從而確保檔案管理工作的科學化，更好地提高管理水平。企業檔案管理的時候需要不斷地加強信息化檔案建設，從而能夠確保信息化管理過程中收集、整理以及利用等方面時間統一化，更好地促進企業的發展。另外再進行檔案信息化系統建設的過程中，還需要做好信息系統的對接控制，及時的進行相關文件的歸檔，從而確保信息的完整性，更好地促進企業的建設發展。

總之，隨著社會的不斷發展，進一步促進了科技技術的發展。信息技術的發展推動了我國經濟發展，人們的需求也在不斷的發生改變。對企業的應用過程中，使用檔案管理信息化管理具有非常重要的意義，不僅能夠有效地確保工作質量，同時也能夠提高工作效率，更好地發揮起作用，因此進一步加強對其的研究非常有必要。

參考文獻：

[1]葛洪梅.信息時代檔案管理中的保密工作[J].管理觀察，2014（07）：189+192.

（作者單位：中國電建集團海南電力設計研究院有限公司）