淺談檔案管理信息化建設的必要性

王海東

摘要：隨著社會主義市場經濟的不斷發展和計算機技術的飛速發展，檔案管理的信息化和計算機化已經成為檔案管理和計算機科學技術發展的必然趨勢。因此，為了適應當前互聯網時代的需要，充分開發檔案管理信息資源，提高檔案管理效率，檔案管理信息化建設已成為必然。本文根據以往檔案管理發展中遇到的問題及其發展趨勢，從實際出發，依據目前互聯網的發展情況，分析了檔案管理信息化的必然性。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設；必要性

一、檔案管理現狀

（一）對檔案信息化的管理標準不明確

在有關檔案信息化的管理過程中，還沒有齊全、完整、有效的管理制度和有關部門的管理系統。國家檔案局對于各單位的檔案管理工作，大多數只是發揮業務指導作用，對非直屬單位的檔案管理工作人員和主要領導的考核、考評并不具有話語權，因此對于相關管理制度和相關的管理系統只是起建議性的作用，并不具備相關行政強制力，對此各行業、各部門檔案信息的管理水平參差不齊，標準各不相同，加之各行業、各單位對于檔案工作服務于本單位中心工作各有各的要求和標準。因此對于檔案信息化的管理實行統一標準也具有較大困難。

（二）網絡安全堪憂

隨著互聯網的發展和社會網絡信息化的深入，檔案有其自身的特殊性，由于其開放性和保密性，需要妥善處理。雖然網絡的不斷發展促進了檔案的進入和查詢，但也相應地帶來了安全問題，如計算機病毒和計算機黑客攻擊。對檔案管理信息化來說，其安全維護是一個挑戰。

（三）人員專業化程度不高

檔案管理的信息化要求管理人員具有較高的綜合素質，網絡的安全也要求管理人員對其進行維護。客觀地說，中國檔案管理人員在知識結構和專業問題上普遍不能滿足實現網絡信息化的發展需求，人才因素已經成為檔案管理信息化進程的主要障礙。

（四）在檔案信息化建設中缺乏足夠的重視

在非專業檔案管理機構中，普遍對檔案管理工作不夠重視，這些機構中檔案管理部門由于不是主要業務部門，因此在人員配備、檔案管理設施設備上都多多少少存在“老弱病殘”的現象，主要領導對于檔案管理標準不夠了解，導致機構內部檔案管理部門“積貧積弱”，檔案管理的規范化程度不高，檔案信息化建設和管理更是如此。這也導致了組織內部檔案管理人員的業務質量不高，工作積極性不佳。另一方面，由于檔案管理工作的特點，檔案管理人員容易養成舊式的工作習慣，遵循舊的管理制度，缺乏當代的創新，如果允許他們重新接受其他形式的工作，在短時間內，他們既不能接受身體上也不能接受心理上的，甚至有沖突，不愿輕易改變。這樣，就形成了組織內部檔案管理工作的惡性循環，大大落后于信息時代的要求。

二、加強檔案管理信息化建設的對策

（一）建立多功能閱覽室

多功能閱覽室是檔案的重要組成部分，也是提供信息建設的重要內容。多功能電子閱覽室的建立可以幫助人們在網絡平臺上查詢和咨詢，獲取他們需要的文件和信息。多功能閱覽室也為特殊群體閱讀和咨詢提供了便利，這樣他們可以通過自己的個人參與來滿足他們對檔案信息的需求。

（二）根據檔案館職能的變化進行機構改革

隨著社會的發展，檔案的功能也在不斷調整和變化，這就要求相關管理人員根據時代的變化和要求及時調整機構設置，建立新的功能定位。圍繞為公眾提供收集、查詢、制作、閱讀、整理和組織管理服務，創新部門和機構的設置，進行相應的人事調整，為檔案工作人員提供更好的工作平臺，從而更好地推動檔案工作，更好地滿足公眾的需求。

（三）加強檔案數字化資源建設

如果現代社會需要更好的信息服務，就需要關注檔案數字化資源的建設，完善檔案基礎軟硬件設施建設，利用現代多媒體和3D技術實現紙質檔案信息電子化，從而建立全方位多功能三維展示平臺，通過視覺、聽覺等多種感官的聆聽體驗，為更真實、更傳入的數字文件提供更具吸引力的信息服務。借助網絡平臺，公眾可以在家里和任何角落找到他們感興趣的文件。

（四）部門聯合統一管理標準，提升業務素質，培養專業團隊

新文檔材料和傳統材料的歸檔必須分開，以保護電子文檔的原始信息，并細分文檔信息的類型，就像掌握電子文檔的形成規則一樣重要。檔案管理部門掌握的方法和原則可以作為檔案管理人員總體規劃的基礎。計算機和信息管理部門作為電子文件形成的專業技術單位，需要聯合檔案管理部門和電子文件形成部門一起，在電子文檔標準化、制度化運作的過程中，共同建立符合檔案信息化管理建設和改革需要的工作流程、工作人員職業操守和招聘標準，為工作人員團隊的階段性技能培養提供基礎條件，提供具有可執行性的策略來提升電子文件和紙質文件融合應用的可行性，并嘗試解決歸檔電子文件的更新和保存問題等。需要注意的是，檔案管理人員的職能定位必須從雜業向專業轉換，這是保障諸如歸檔、著錄、鑒定、電子文件積累，以及錄像檔案、錄音、照片等的數字化轉換及處理、管理及時性、專業性、完整性的基礎條件。

三、結束語

檔案管理信息化建設是一項系統性的工程，提升檔案館管理人員的認知，創新工作方式方法，制定出合理有效的創新舉措，吸收更多具備專業化素養人員的加入，抓住檔案館信息化建設的有利時機，建設科學合理的檔案信息管理平臺，借助信息化平臺提高檔案信息管理工作人員的工作效率和專業化服務質量，實現檔案管理信息化水平邁上新高度，促使檔案館創新全面發展。

參考文獻：

[1]張艷.檔案信息化建設與檔案管理的幾點建議[J].東方企業文化，2015 （21）.

[2]楊彩虹.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].才智，2016 （04）.

[3]周曉燕，李彥.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2016 （07）.

[4]郭福金.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].才智，2016 （22）.