醫院OA工作流的設計與應用

張鵬

摘 要：目的 通過介紹OA系統的工作流的原理、表單和流程設計、流轉、查詢、監控、超時統計分析、工作委托等主要功能，分析了醫院工作流程標準化的需求，結果使醫院實行工作流程規范化、標準化的管理，增加了管理工作的公正性與公開性，提高流程運轉效率，為主管部門領導管理和決策提供依據。

關鍵詞：人體解剖學；信息化；教學模式改革

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：B DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2018.12.000

文章編號：1006-1959（2018）012-0000-02

Abstract：Objective To introduce the main functions of workflow principle，form and flow design，flow transfer，query，monitoring，time-out statistical analysis，and work entrustment of OA system，analyze the requirements of hospital work flow standardization，and make the hospital implement the work flow standardization and standardization.The management has increased the fairness and openness of management work，improved the efficiency of process operations，and provided the basis for the management and decision-making of the competent department leaders.

Key words：Human anatomy；Informatization；Teaching model reform

隨著醫院管理信息化建設不斷加快，OA辦公系統的標準化、自動化辦公已深入人心，而工作流系統正是OA系統的核心模塊。通過設計表單、流程來規范工作流程管理、提高工作的執行效率和準確度、使醫院運營更加有效、規范[1]。本院OA辦公系統基本框架見圖1。

1 工作流的原理

工作流就是把相同類型的工作文檔、信息或任務化解拆分為多個步驟，由多人來一起協同來完成。比如：固定資產報廢須填寫報廢單，經審計、固定資產小組、主管領導等人員逐級審批，填寫申請單和相關主管領導審批辦理的這些環節就是流程步驟，在之間進行傳遞與執行的過程就是工作流[2]。

2 工作流程需求分析

自OA辦公系統正式實施后，經過全院訪談概略了解醫院的實際組織結構和各崗位分工協作情況。重點調研對專科訪談，摸底目前科室的實際工作清單和大致流程。通過WORD和VISIO對工作表單和流程進行標準化描述、記錄。到溝通驗收請科室負責人對標準化描述的流程表單與實際情況進行比較、修改、確認。并在此過程中通過培訓使其掌握對工作進行標準化描述的技能。軟件錄入--將標準化流程和表單通過OA軟件系統進行編譯和錄入。在此過程中，為重點科室培訓“能獨立進行表單設計、流程設計、軟件錄入、操作培訓”的重點人才[3]。

3 工作流設計

工作流設計主要分為表單設計和流程設計兩部分，OA系統中提供了表單控件及子流程、流程權限設置等方面組成。

3.1表單設計 登陸OA→進入系統管理→工作流程設置→首先在所屬部門下建立表單分類。表單設計格式可以用Front Page、Dream Tongda等網頁設計軟件或Word設計，設計好后復制、粘貼到OA的“表單智能設計器”中，再添加表單編號、日期、控件就可以通過“表單”來實現與工作有關的數據，“表單”是數據的載體，相當于日常使用的工作單、申請單等各類紙制或WORD表單。

3.2流程設計 在工作流模塊中，一切的工作過程都需要用“流程”的定義來展現，流程分為固定流程和自由流程兩種，固定流程由固定步驟組成，可以由管理員事先定義好，自由流程無需定義步驟。每個步驟都需要設定基本屬性、經辦權限、可寫字段、保密字段主辦人、經辦人、下一步驟、轉入轉出條件等信息，當類似流程也可以用克隆來復制上一步驟設置，提高工作效率。

3.3工作流使用 進入工作流→新建工作，選擇所在科室目錄下的流程即可新建。如果在流程設計時經辦權限沒有該用戶，則該用戶在新建界面下將無法看見這個流程。

3.4工作流程流轉 工作流的辦理主要是從流程發起、接收流程直至流程轉交結束，接收流程后點擊主辦即可對流程進行處理。在接收流程表單中填寫相關信息后，將流程轉交下一主辦人員進行辦理。圖2設計流程為：申請人收文填寫申請單→院辦主任擬辦意見→院領導批示→院辦主任審閱→申請人按批示轉發文件或并發文件會簽，最后文件辦結歸檔。

3.5流程查詢 通過工作流→工作查詢選擇流程名稱、范圍、狀態、流水號等功能查詢流程流轉到哪一步驟，是否有新的批示，甚至可以根據自定義的表單內的各個自段內容進行查詢，也可以導出Excel文件進行分析。

3.6流程監控 通過對工作流的監控，執行中的工作流程和已完成的流轉工作，任何流程都可以指定監控人員，監控人員可隨時轉交下步或終止流程（自由流程）具有強制轉交下一步、刪除當前流程、強制委托和進行超時流程催辦的權限。監控人員和查詢人員都可以查詢該流程全部工作，可以形成數據報表、超時統計分析、流程日志查詢、工作委托、工作銷毀。

3.7超時統計分析 可以根據流程步驟設計辦理時限統計流程超時以及超時的具體時間，并可以統計結果進行分析，納入員工績效管理。

3.8工作委托 如果因為有事或外出無法辦理流程，流程審批人可以利用工作流委托規則將需要委托的流程提前委托，并設定好委托工作期限。設置完成后在有效時間內，需要經委托人審批的指定工作流程的工作會自動交給被委托人辦理。

4 應用效果

4.1規范流程管理 利用OA系統工作流模塊可以便捷的設計、新建、修改行政公文流轉、人事管理、物資藥品申請與采購、財務結賬保修等辦公流程，流程設計完成后，有一個固定的流轉順序，減少了人與人互相之間的接觸，避免了各種人情關系的不規范操作，增加了管理工作的公正性與公開性[4，5]。

4.2提高運轉效率 流程發起人可以方便地查詢流程經辦人接收時間、辦理時間、辦理意見等狀態，流程設計人員設置每個步驟流程時限后，系統可以短信提醒超時限未接收流程或未辦理完畢流程的主辦人員，避免因工作延誤或拖沓等人為因素造成工作效率低下，節省工作流轉時間、提高了工作效率。

4.3為主管部門領導管理和決策提供依據 在OA系統通過工作流查詢與監控，可以根據權限查詢下屬員工的信息；了解到每個員工一段時間內的工作流完成情況和辦理時間，為科室主管對科內工作的的掌控和監控提供決策支持。

參考文獻：

[1]劉盛.OA 系統在現代制造企業的應用研究[J].企業技術開發，2012，31（11）：35.

[2]袁東鋒，袁海泉.平煤集團辦公自動化系統開發與應用[J].煤炭技術，2013，32（6）：269.

[3]蘇玉成，蔣昆，黃陸光，等.西京醫院辦公自動化系統的建設[J].中國醫療設備，2014，29（2）：104-105.

[4]管震.淺議辦公自動化的系統設計和實現[J].電子商務于電子政務，2013，9（11）：2747-2748.

[5]周強，范紅艷.基于.NET技術的協同OA系統在醫院的應用[J].中國醫療設備，2014，29（1）：104-105.

收稿日期：2017-10-9；修回日期：2017-10-25

編輯/錢洪飛