建筑工程檔案資料有效管理措施

張海霞

摘 要：根據建筑工程檔案特點，從更新觀念、加強法制意識、提高檔案管理人員業務水平、建立科學化的建筑工程檔案管理制度等方面提出了加強建筑工程檔案管理的有效措施，從而為領導決策提供依據，為工程項目科學管理提供保障。

關鍵詞：建筑工程；檔案資料；檔案管理

1 建設工程項目及其基本程序

建設工程項目是指具有計劃任務書和總體設計，經濟工實行獨立核算，行政工具有獨立組織形式的基本建設項目。一個建設項目可以有多個單項工程，也可以只有一個單項工程。一個完整的建設工程項目一般包含以下幾個基本程序：（1）基本建設前期準備階段：提出項目建議報告，進行可行性研究，編制設計任務書，制定總體規劃、初步設計，設計施工圖。（2）基本建設后期建設階段：施工組織、交工驗收、組織竣工驗收。所謂項目管理，就是圍繞著建設項目而進行的規劃、組織、控制與協調工作。科學的基本建設程序是基本建設過程及其規律的反映，如何規范化、程序化、合理化地對基本建設工作進行管理，是建筑搞好建筑工程工作的基礎和命脈。同樣地，規范化、程序化、合理化地對建筑工程檔案進行同步管理，是做好建筑工程項目管理的一個重要基礎工作。

2 建筑工程檔案資料的歸檔范圍

2.1綜合性文件資料

上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.2土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料

開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降、位移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

2.3竣工圖

總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電、弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖；其他特殊專業工程竣工圖。

3 建筑工程檔案存在的問題及解決辦法

3.1存在的問題

（1）施工檔案在工程管理中沒有充分發揮有效工具、重要依據、有力武器、必要條件和生動素材的一般作用；

（2）施工檔案在工程管理中沒有充分發揮憑證、參考的特殊作用；

（3）施工記錄不夠規范、真實，以致歸檔后缺乏利用價值；

（4）對工程發生的會議紀要、簽證資料不夠重視，以致在決算審計時得不到有效利用；

（5）施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時效性。

3.2解決辦法

如何發揮施工檔案在工程管理中的應有作用，為工程管理提供有效、及時的服務，是一項嚴峻、緊迫的課題。要將施工檔案規范化，走上良性循環的軌道。首先要對從事資料人員加強培訓，提高人員素質；其次是把公司貫標中的檔案管理辦法與施工檔案管理有機結合起來，從根本上改變原來的不規范狀況，對癥下藥，逐個予以解決。

（1）面對施工檔案基礎不夠扎實，從源頭對施工檔案進行全面梳理、整合。

（2）全方位盤活以往遺留的施工資料，通過整理、拾遺補缺，盡快移交和歸檔。

（3）對技術含量高的資料特別關照。

（4）加強與各方之間的溝通，掃清移交中人為設置的障礙，理順向建設方、監理施工資料移交途徑，按照建設方、監理具體要求組卷移交。

4 建筑工程檔案的科學化管理

4.1建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。

為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施，同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

4.2加強對建筑工程檔案管理工作的領導，提高檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。

4.3嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。

工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題，及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》，不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保工程建設檔案的完整、準確、系統。

參考文獻

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