完善電子檔案歸檔工作提高檔案信息化建設(shè)水平

譚罡

摘要：隨著時(shí)代的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案的管理發(fā)生了翻天覆地的變化，電子檔案逐漸取代了以往的用紙等保存的檔案。員工可以在網(wǎng)絡(luò)上搜索相關(guān)文件和檔案，為實(shí)際工作流程帶來(lái)極大便利。檔案信息的建設(shè)已成為檔案管理部門的重要目標(biāo)。但是，電子檔案歸檔過(guò)程中仍存在一些問(wèn)題，對(duì)檔案信息化建設(shè)存在一定的影響。本文針對(duì)這些問(wèn)題提出了一些措施，希望能夠加快檔案信息化建設(shè)的提升。

關(guān)鍵詞：電子檔案歸檔;檔案信息化;建設(shè)

中圖分類號(hào)：G270.7 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? 文章編號(hào)：1672-9129（2018）15-0087-01

Abstract：With the rapid development of the times and the continuous progress of science and technology， the management of archives has undergone earth-shaking changes， and electronic archives have gradually replaced archives preserved in the past. Employees can search for relevant documents and files on the Internet， which brings great convenience to the actual workflow. The construction of archival information has become an important goal of the archives management department. However， there are still some problems in the process of electronic archives archiving， which has a certain impact on the construction of archives informatization. This paper puts forward some measures for these problems， hoping to speed up the promotion of archival informatization construction.

Keywords：Electronic archiving;File Informatization;construction

社會(huì)在不斷發(fā)展，現(xiàn)在很多工作和娛樂(lè)項(xiàng)目都逐漸變得信息化，信息資源已經(jīng)變得在人們的生活中舉足輕重。然而檔案其實(shí)本質(zhì)就是一種信息資源，在如今被更多的人士重視起來(lái)。在這種機(jī)遇和挑戰(zhàn)下，為了完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設(shè)步伐，從事檔案工作的人員需要多學(xué)習(xí)新的技術(shù)和知識(shí)，熟練應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)為檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)，而如何更好地服務(wù)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)已成為許多檔案工作者面臨的重要挑戰(zhàn)。

1 電子檔案歸檔管理中遇到的問(wèn)題

高職院校利用電子文件管理檔案，改變了過(guò)去的紙張管理，加強(qiáng)了管理信息化程度，提高了工作效率，更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)保存。但是，電子管理模式，也存在著以下問(wèn)題：文件有一定的概率是不可讀的，由于電子管理模式，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這些技術(shù)將受到環(huán)境的影響，從而導(dǎo)致文件不可讀現(xiàn)象出現(xiàn)，并可能導(dǎo)致某些數(shù)據(jù)丟失并影響文件的整體管理。而且，在重視程度的問(wèn)題上，管理者很少關(guān)注電子化的模式，而是將其視為數(shù)據(jù)和文檔的副本，并且他們?nèi)匀桓雨P(guān)注紙質(zhì)文檔。在這種意識(shí)的指導(dǎo)下，管理人員沒(méi)有進(jìn)行電子文件的打印和復(fù)制，導(dǎo)致一些重要文件的丟失，影響整體管理。其次便是安全相關(guān)問(wèn)題，在人們逐漸強(qiáng)化電腦操作技術(shù)的今天，黑客的人數(shù)也成幾何數(shù)量增長(zhǎng)，那么電子檔案中的一些重要文件就會(huì)面臨被復(fù)制或者被盜用的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于這樣的行為，中國(guó)也采取了強(qiáng)有力的措施來(lái)控制它，但這種現(xiàn)象仍然存在，所以，電子檔案歸檔依然有著一定的安全問(wèn)題。

2 完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設(shè)水平

2.1采用科學(xué)管理電子模式。電子模式可能會(huì)導(dǎo)致文件因系統(tǒng)升級(jí)或環(huán)境變化而無(wú)法讀取。為了解決這個(gè)問(wèn)題，有必要科學(xué)地管理電子檔案運(yùn)作模式。具體地，在電子模式中，鼓勵(lì)著錄存儲(chǔ)文件的方式，以確保文件的可讀性;其次，管理人員需要注意這樣一個(gè)事實(shí)，即如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)，則需要打印，復(fù)制和其他相關(guān)文件，數(shù)據(jù)等，這么做是防止重要數(shù)據(jù)的損壞或者丟失對(duì)以后的工作產(chǎn)生不利影響。高校同時(shí)還需要找軟件企業(yè)合作，利用更好的軟件，保障防火墻的有效性和防御力，提高電子檔案的安全性。相關(guān)管理人員也應(yīng)該自己開(kāi)展工作，統(tǒng)一管理電子信息，避免信息混亂。此外還需要重視電子檔案的安全性，從技術(shù)上徹底提高安全等級(jí)，消除以上可能出現(xiàn)的問(wèn)題。再者，高校需要建立并且完善電子檔案歸檔的各種操作規(guī)范和制度，各部門還應(yīng)相互協(xié)調(diào)和監(jiān)督;與此同時(shí)，高校還應(yīng)實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，并通過(guò)獎(jiǎng)懲來(lái)增加員工對(duì)檔案的重視程度。

2.2選用合理、科學(xué)的檔案信息化軟件。市場(chǎng)上的檔案管理軟件是多種多樣的，不少地方并沒(méi)有做到有規(guī)范性地開(kāi)發(fā)檔案軟件系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理軟件缺乏通用性和實(shí)用性。以核工業(yè)集團(tuán)為例，由于硬件和檔案規(guī)范化的分類編碼都各不相同的原因，檔案的管理系統(tǒng)有些設(shè)備可以正常運(yùn)行，但有些設(shè)備無(wú)法安裝，這大大制約著檔案信息化的步伐。可以看出，檔案管理信息化建設(shè)需要有相應(yīng)的檔案文件管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案文件的自動(dòng)管理。可反復(fù)使用的檔案數(shù)據(jù)只需要進(jìn)行單次錄入，其數(shù)據(jù)信息可以在文件部門內(nèi)部共享。檔案錄入后，軟件可以打印各種目錄以及生成報(bào)告，通過(guò)模糊查詢、組合查詢或分類查詢，從檔案中檢索所需的文件信息，文件借閱工作更加方便準(zhǔn)確。

2.3加強(qiáng)技能培訓(xùn)，關(guān)注檔案信息人才建設(shè)。員工素質(zhì)直接影響管理和質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)。所以，高職院校應(yīng)采取相應(yīng)措施，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，使檔案管理更加科學(xué)、技術(shù)化。詳細(xì)來(lái)說(shuō)，高效需要不斷地對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)技能和理論知識(shí)的培訓(xùn)以提升相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。員工培訓(xùn)不僅要對(duì)他們的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行一定的培訓(xùn)，還要對(duì)他們的技術(shù)能力進(jìn)行一定的培訓(xùn)，提高員工的技術(shù)水平。同時(shí)強(qiáng)調(diào)工作中需要經(jīng)常注意的地方和經(jīng)常犯的錯(cuò)誤，做到查漏補(bǔ)缺，不僅需要管理和更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，還需要注意信息的存儲(chǔ)。另外，這些要點(diǎn)主要包括系統(tǒng)軟件、信息打印以及光盤存儲(chǔ)的正確方法。在雇用員工之前，應(yīng)培訓(xùn)他們了解管理工作中需要注意的要點(diǎn)，以避免因工作失誤而發(fā)生相關(guān)問(wèn)題。

2.4及時(shí)做好硬件設(shè)備的更新維護(hù)。隨著計(jì)算機(jī)不斷升級(jí)，更新和更換，它們?cè)谛纬呻娮訖n案時(shí)所依賴的技術(shù)往往已經(jīng)過(guò)時(shí)，這是技術(shù)在不斷進(jìn)步造成的必然問(wèn)題。因此，電子檔案也要進(jìn)行不斷地“移植”，讓電子檔案能夠在新的技術(shù)下得以保存，而不會(huì)“消失，不可讀”。做好新舊技術(shù)的交替和相關(guān)定義參數(shù)等的轉(zhuǎn)換，防止舊檔案不能再新系統(tǒng)使用的情況出現(xiàn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)講，在如今的信息化時(shí)代，高校的檔案信息化管理也面臨的一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，但同時(shí)，這也是檔案管理進(jìn)一步發(fā)展進(jìn)化的機(jī)遇。信息化的管理系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作提供了莫大的便利，但是也帶來(lái)一些新的問(wèn)題，比如安全問(wèn)題等。有的甚至?xí)?duì)電子檔案的進(jìn)一步發(fā)展呢產(chǎn)生很大的阻礙，正因如此，高校應(yīng)當(dāng)積極地迎接挑戰(zhàn)，采取相對(duì)應(yīng)的措施和政策，突破瓶頸，解決面臨的問(wèn)題或者未來(lái)會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，不斷完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設(shè)水平，保證電子檔案管理的健康發(fā)展！

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