事業單位檔案規范化管理工作的思考

常秀程

摘 要：本文系統闡述了事業單位檔案規范化管理工作的重要性、以及管理工作中存在的普遍性問題，針對四個方面的主要問題提出了事業單位檔案規范化管理工作思考的策略，以供相關的管理人員與工作人員參考與借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化

1、引言

隨著社會經濟和科學技術的發展，進一步加強事業單位的檔案管理規范化已成為現有事業單位內部管理的核心。通常而言，檔案的標準化、規范化管理主要是通過建立檔案整體管理的綜合管理體系，機構檔案的規范化管理在事業單位的發展中起著重要作用。因此，通過分析事業單位檔案管理規范化工作的重要性以及其中存在的問題，為促進事業單位檔案管理的規范化發展具有重大意義。

2、檔案規范化管理工作的重要性

首先，作為一個公共機構，檔案的合理和科學管理可以反映單位的決策權，它有助于規劃單位的工作管理內容，并幫助確定單位的適當系統管理規范。

其次，適當的檔案管理也是機構正常運作的根本保證，有助于協調各部門之間的穩定、有序地開展各項工作，加強部門間的聯系，共同合作完成工作任務。

最后，事業單位檔案管理是基礎業務的范疇。具有執法監督職能，社會管理和社會服務內部檔案管理的職能。它也是公共機構管理水平和質量的重要體現，所以，事業單位檔案規范化管理是必不可少的。

3、檔案規范化管理工作中的普遍問題

3.1檔案規范化管理工作意識不夠強

目前的普遍情況是，較大比例的事業單位的發展重點仍然是創造經濟利益。對標準化、規范化的檔案管理的重要性意識薄弱。管理工作者認為檔案管理不會帶來經濟效益，而且與檔案管理工作無關。領導者不愿意花更多經費用于檔案管理的規范化工作，實質上限制了單位本身的可持續發展。

3.2規范化檔案管理工作制度不健全

事業單位的檔案管理的發展非常復雜，需要大量的時間和人力。檔案管理很難直接進行，其根本原因是規范化檔案管理工作制度不健全。

有的單位制定了規范化檔案管理工作的規章制度或者條例，但實際上實施效果不佳。檔案管理工作人員的行為不受嚴格的制度監管，其發展限制了事業單位的穩定發展。

3.3檔案管理工作人員個人能力與素質不夠高

目前，許多從事檔案管理工作的事業單位工作人員缺乏相關的知識培訓，只有積累的經驗和文字工作。關于規范化的檔案管理的專業技能和知識非常少。這種情況直接影響了業務部門的效率。

3.4檔案信息化管理水平低

事業單位的檔案管理中，出現各部門的電子文件格式和文件數據格式不統一的問題，辦公自動化（OA）系統與文件管理系統之間的數據接口不一致，無法實現無縫對接。識別和利用等新問題無限暢通，檔案信息技術建設出現嚴重延誤。

隨著辦公自動化（OA）系統的發展，電子政務系統形成的電子文件的收集、存儲組織，利用也給檔案管理工作帶來了新的挑戰，實施新的電子政務，生產大量電子數據，如何區分這些數據，如何存檔，標準要求是什么等，均需要繼續探索實踐研究。

4、事業單位檔案規范化管理工作的對應策略

4.1提高檔案管理規范化工作重要性的認識

檔案管理是事業單位工作中的一項重要任務，檔案管理的質量與單位本身的發展有關。這種規范化管理是社會不可避免的發展。在這個快速發展的社會中，應該認識到規范化管理在檔案管理中的重要性。

因此，需要不斷提高檔案管理規范化工作重要性的認識，應該做到第一，事業單位的領導者應將檔案管理標準化納入日常工作，并且有力保障檔案管理；第二，事業單位管理人員要增加投入。在全面了解檔案管理任務，檔案管理任務的開發后，目標指導促進了檔案管理的規范化發展。

4.2健全事業單位檔案規范化管理工作的制度

第一，事業單位必須根據自身發展情況建立完整，詳細的檔案管理制度，合理分離各高級職員的職責。嚴格按照檔案管理制度進行檔案管理，違反有必要嚴格禁止排除。

第二，注重對此工作的嚴格監督。對于檔案工作不深入，檔案工作存在嚴重問題的人員，檔案管理部門應當嚴格督促，有效地整頓或承擔法律責任。在檔案標準化建設中取得顯著成效的部門或人員，應當給予表揚或獎勵。

4.3重視檔案規范化管理工作人員的素質培養

重視檔案管理人員隊伍的素質培養，加強基本業務和現代技術知識和技能培訓，培訓制度化，專業化，培養和保障專業人才。組織和機構需要穩步改進檔案的處理，注意改善對增長的關注，并采取措施解決諸如職責水平等問題，這是一個重要的問題，以及埋葬官員的檔案工作者它不會遭受損失，提高政治素質和專業素質。全面調動工作積極性和創造性，適應檔案工作的新常態，提高工作和服務水平。

4.4提升檔案規范化管理中的信息化水平

通過構建信息化、電子化的存檔信息，可以促進存檔的規范化管理過程。使用最新信息技術更新文件管理模型。確保文件管理的發展方便，提高管理系統的數字化水平。通過建立電子檔案，保證了檔案保存的準確性，提高了檔案管理的安全性，同時也提高了電子檔案的利用率。

5、結語

在事業單位的檔案管理過程中，必須堅持始終規范機構檔案管理作為發展的核心，探索和創新系統和檔案管理方法，提高檔案管理人員的整體素質。

檔案管理是事業單位的各項工作中不可分割的一部分，因此，事業單位十分有必要充分發揮檔案價值，提高檔案管理水平，同時，事業單位的檔案管理需要順應信息化時代發展，不斷提升檔案管理的信息化水平，達到規范化檔案管理的目的。

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（作者單位：山東魚臺經濟開發區管理委員會）