談檔案工作創(chuàng)新發(fā)展

李媛

檔案工作在時(shí)間上是“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”，在空間上檔案的類別又十分廣泛豐富。我們要發(fā)展檔案事業(yè)，服務(wù)好經(jīng)濟(jì)建設(shè)，就必須要有適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的管理方式和方法。它要求檔案工作者要與時(shí)俱進(jìn)，破除因循守舊、墨守成規(guī)的思想觀念，大膽探索，勇于和善于在實(shí)踐中進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案工作在創(chuàng)新中得到發(fā)展和提高。檔案工作怎樣才能創(chuàng)新，本文從理論、制度、管理、服務(wù)四個(gè)方面談一下自己的看法。

一、理論創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新的基礎(chǔ)

我國的檔案理論，經(jīng)歷了從無到有，不斷完善和提高的過程，為我國檔案事業(yè)的建立和發(fā)展起到了重要的指導(dǎo)作用。面對(duì)新的形勢，特別是在檔案工作需要更加借助于信息技術(shù)手段的情況下，檔案理論受到了挑戰(zhàn)，同時(shí)又有了一個(gè)較大的發(fā)展空間。

創(chuàng)新檔案工作理論，要圍繞“一個(gè)著眼點(diǎn)”、抓住“兩個(gè)關(guān)鍵”。“一個(gè)著眼點(diǎn)”就是要以充分挖掘和利用檔案信息資源，重新審視和發(fā)展傳統(tǒng)的檔案理論，使其保持科學(xué)性、完整性、指導(dǎo)性和實(shí)用性。“兩個(gè)關(guān)鍵”：一是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的研究，二是檔案管理現(xiàn)代化的研究，特別是要加強(qiáng)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)后出現(xiàn)的電子檔案以及將有紙檔案無紙化的理論研究，使過去封閉式的檔案變成開放的流動(dòng)的檔案信息資源。

創(chuàng)新檔案工作理論不是一蹴而就的，它需要總結(jié)過去，需要有一個(gè)正確的思路和方法。這就要求我們要善于處理好繼承和創(chuàng)新的關(guān)系，對(duì)過去的理論既不能全盤否定，也不能一成不變；既要重視學(xué)習(xí)，又要善于借鑒；既要積極吸收相關(guān)學(xué)科的成果，又要善于總結(jié)檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

二、制度創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新的保障

制度創(chuàng)新是檔案工作適應(yīng)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)要求，走向法制化軌道的大課題。現(xiàn)在我們檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，這些都是八十年代時(shí)期制定的，顯然不適合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，特別是最近幾年企業(yè)改革的步伐很大，檔案工作不能按照過去的方法進(jìn)行，我們應(yīng)在制定企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度的體系方面進(jìn)行創(chuàng)新，考慮分兩個(gè)方面。

1、行政規(guī)章法規(guī)。它具有強(qiáng)制性，要求企業(yè)必須執(zhí)行，不僅是企業(yè)檔案部門要執(zhí)行，而且要求企業(yè)法人必須要執(zhí)行。

2、標(biāo)準(zhǔn)。這類文件屬于推薦性的。企業(yè)是自主經(jīng)營、自我發(fā)展、自我完善的主體，從檔案工作來講，企業(yè)根據(jù)自己的情況，有權(quán)制定適合自己業(yè)務(wù)特點(diǎn)的一些規(guī)定，不能生搬硬套，檔案標(biāo)準(zhǔn)也可以結(jié)合自己的特點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新并執(zhí)行。

三、管理創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新的手段

首先，檔案管理應(yīng)面向大眾，提高公眾的檔案意識(shí)。應(yīng)從以下幾方面人手：一是充分利用宣傳媒體和信息技術(shù)引導(dǎo)公眾理解檔案的價(jià)值。二是廣開交流之門，提供主動(dòng)的服務(wù)。其次，要大力豐富、優(yōu)化室藏。綜合檔案室要有本部門的特色，不只是接收文書檔案，其他專業(yè)檔案、政策性現(xiàn)行文件等也要接收，使檔案室真正成為名副其實(shí)的記錄歷史真實(shí)面貌的文化機(jī)構(gòu)，為利用者提供全面、及時(shí)的政策信息，把歷史記錄與現(xiàn)實(shí)服務(wù)結(jié)合起來，使檔案室成為名副其實(shí)的信息服務(wù)中心。再則，檔案管理應(yīng)系統(tǒng)科學(xué)。檔案是否便于開發(fā)利用，在很大程度上取決于檔案資料的科學(xué)整理。

四、服務(wù)創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新的必然要求

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

服務(wù)創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門要對(duì)信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋，想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍，形式，有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺(tái)，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、便捷地獲取所需信息、面向用戶的信息利用平臺(tái)，突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時(shí)，體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。

業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對(duì)的一個(gè)問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗(yàn)解決這些問題的部門，因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。

信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。

（作者單位：濰坊市雙擁辦）