數字時代機關電子文件檔案管理利用分析

摘 要：本文全面分析了現代數字化時代發展情況下，機關電子文件檔案數字化管理的利用現狀，并且針對性地寫明了其中存在的主要問題，有效地結合了當前數字化時代所擁有的新型觀念、新思想與新技術，提出了一體化管理模式，并提出了明確的文件管理標準。

關鍵詞：機關電子文件；數字化管理；檔案管理

中圖分類號：G276；TP399 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2018）08-0023-03

Abstract：In this paper，the present situation of the digital management of the electronic file archives in the modern digital era is analyzed，and the main problems in the digital management of the electronic files are described，and the new ideas，new ideas and new technologies have been effectively combined with the current digital era，and the integrated management model is put forward. And put forward a clear standard of document management.

Keywords：organ electronic documents；digital management；file management

0 引 言

伴隨著現代網絡信息技術的不斷發展，檔案管理已經逐漸進入到全新的數字時代。數字化管理成為了當代電子文件及檔案記錄管理的主要形式，電子文件作為我國當今社會各類人群在進行管理活動當中的重要工具之一，其數量與記錄的形式也在不斷地增多。因此，數字時代下機關電子文件及檔案的有效管理措施及利用分析成為了目前討論最為火熱的話題。

1 電子文件檔案管理利用的現狀及問題

伴隨著我國現代社會的不斷發展與進步，數字化時代已經到來，我國各機關電子文件檔案的管理工作人員需要運用的計算機技術與法規制度也在不斷地提升當中，各機關電子文件檔案的管理工作人員即將面臨無紙化純電子檔案數字化管理的時代。而此項管理技術目前還并不成熟，其中存在的主要問題有：

1.1 文檔文職機制所造成的管理效率低

行政機關的文件與檔案的管理工作分為兩條管理工作流程線，在相關工作人員進行管理的過程當中文件管理工作是先進行的，該項管理大多數用作于相關工作人員對于辦公室與秘書機構等進行監管，其主要的管理職責是為公文的正常運轉做出一定的保障。而對于檔案的管理，則是由機關當中檔案室的管理工作人員進行統一管理，其職責是全面監管指導同級及上級的檔案事業管理。伴隨著現代網絡信息技術的不斷發展與進步，紙質的檔案管理時代已經逐漸被淘汰。但是，紙質檔案管理過程當中無論是文件還是檔案工作的界限都較為清晰，對于相關工作人員在實際的工作當中非常有利。但對于現階段的數字化管理其自身擁有著大量的電子文件，從基本的文件開始、一步步到形成發送等都處于文件管理的范圍之內，部分檔案室仍然使用著傳統的管理方式、相關管理工作人員對于自身的工作主要是針對電子文件及其所相對應的紙質文件進行管理，而選用的管理系統多數都與辦公自動化管理系統擁有著一定程度的差距，從而導致在實際管理工作過程當中，檔案管理信息系統對于相關電子文件的運轉痕跡及數據歸檔的監管工作沒有太大的效率。[1]

1.2 電子文件歸檔容易被忽視

文件及其檔案的起草者對于傳統的紙質檔案擬文與傳統的歸檔方式擁有著一定程度的依賴性，從而影響了自身企業電子文件運轉及歸檔工作流程等問題。相關管理工作人員在使用傳統的歸檔手段進行檔案管理，產生電子文檔的同時，其管理工作人員對于紙質的文件檔案進行掃描歸檔，由于紙質文件檔案擁有著一定程度的憑證作用，從而導致電子文件檔案歸檔容易被忽視，并且現擁有歸檔流程所使用的軟件硬件設備配備機制及相關的制度研究進展的較為緩慢，在線歸檔不夠完整，管理保存工作較為薄弱。檔案部門容易忽略檔案庫中的電子文件收集以及保存和歸檔，機關各檔案室仍然使用傳統所相對應的電子檔案文件及紙質檔案文件進行數字化處理，從而造成了資源重復性的浪費。

1.3 缺少檔案數字化管理的規則政策

目前為止，在我國機關電子文件管理這項工作落實的過程當中，相關管理工作人員多數都在根據傳統的紙質模式進行參考工作，同時根據自身所擁有的實際需求進行自發、分散性較強的實踐性探索，其長遠及全局性的管理策略不夠全面充足，自身缺乏統一的規劃方法的指導，從而嚴重地滯后于時代發展與我國當今社會的需求，在我國各個部門的電子文件檔案數字化管理這一體系當中，其結構、技術、功能設計都擁有著很大的不同之處，很難實現信息共享與信息交換這一理念，在更大的范圍當中相關工作人員很難做到統一進行管理。檔案數字化管理加工流程如圖1所示。

在電子數字化管理時代，獲取信息是各類人群最為基本的權利，信息共享是人們最為基本的需求。在我國各地政府信息公開的前提下，可以完好地實現電子檔案信息資源共享這一基本理念，但是由于傳統的封閉式理念觀點及管理體系不夠完整、管理機制不夠健全等各方面因素，機關對于電子檔案資源的利用率較低從而導致了檔案信息資源共享較差。[2]

2 電子文件檔案管理的有效利用

2.1 建立文檔一體的全程管理制度

在電子文件進行草擬以及傳輸、辦理與歸檔以及鑒定和整理同時還包括保管等利用流程都可以經過網絡進行實施，相關管理工作人員需全方位考慮文件的具體流程，從而能夠實現全程統一協調統一。各個級別的機關與文件以及各種檔案管理工作崗位應該進行統一整理，因此根據電子文件的流程進行分別負責收發電子文件的歸檔以及進行實施管理工作，那么在職的工作人員應該全面接受與政府有關的公文管理機構以及檔案事業管理機關的業務指導工作，并且還需要由相關工作人員進行工作考察以及培訓學習，在進行管理電子文件的同時會有長期保存價值的電子文件根據電子檔案的具體管理規定來嚴格進行管理與保存；在一定條件下還可以創建與信息技術管理工作人員預計檔案管理工作人員，還有業務部管理工作人員來構成“集中—分散”協同模式的組織機構。各個級別以及各個部門的檔案管理機關應該進行統一管理文件以及檔案事務，從實質上進行制定電子文件整體管理有關的基本政策以及標準制度，針對電子文件在保存階段中進行有效合理的管理。除此之外，一部分人提出創建區域式的電子文件管理基地，和機關部門相互結合，由此負責進行研究與追查以及長期保存電子文件與檔案管理，給機關單位各個級別以及部門電子文件管理帶來了一個新的發展思路。

2.2 電子文件為主，紙質文件為輔

在現階段與政務相關的企業進行辦公的OA系統推行得相對比較快的機關除了密件以及根據密件進行管理的文件以外，其他的一般都是根據電子文件的模式經過辦公系統來運行。然而，從國際上的一些國家進行分析以及探索來講，單套形式的歸檔已經占據了主導地位。可是要進一步地促進檔案歸檔制度，還面臨著電子文件能否長期穩定的保存，在這方面的科學專業技術問題以及信息資源的安全隱患，同時還包括傳統形式的認定等相關問題，還需要與具體實踐工作相互結合，以紙質文件歸檔的電子制度，進行歸檔以及查詢等工作都需要運用電子檔案為先，紙質形式的歸檔起到輔助作用。[3]

2.3 提升管理系統規劃

檔案文化的創建是一項比較復雜的系統工程，不能分開進行，因此要進一步制定相對比較詳細的系統規劃，不僅需要有計劃，同時還要有步驟。基層檔案的相關業務部門以及有關管理機構，需要從實質上結合基層檔案的具體實踐工作，繼承以及借鑒民族和國際先進的檔案管理文化創建經驗，建立與健全電子文件檔案管理制度。系統完善的電子文件檔案管理制度是各個部門電子文件檔案管理工作規范開展的基礎，因此各個部門必須要進一步建立與健全電子文件檔案管理制度，只有這樣，才能有效促進電子文件檔案管理工作的順利開展。在實際調查中發現，很多部門的電子文件檔案管理人員綜合素質偏低，在很大程度上影響了電子文件檔案管理的質量。例如很多部門缺乏專業的電子文件檔案管理人才，部門的電子檔案文件管理工作只是由部門內部的其他人員來兼職，但是這些人員的技能素質無法滿足現代化電子文件檔案管理的要求，在很大程度上影響了電子文件檔案管理工作的質量。一方面，要進一步完善電子文件管理責任制度，將部門電子文件管理責任落實到各位職工，有效防止電子文件檔案管理工作中相互推諉責任現象的出現，進而有效提高電子文件檔案管理水平。另一方面，各個部門還必須要建立電子文件檔案管理監督制度，組織專門的人員負責監督電子文件檔案管理工作，及時發現電子文件檔案管理中的不足，并且及時采取解決措施。同時，提高其他文化事業管理部門之間的具體合作，從根本上廣泛征集與收藏，整理出反映地方發展歷史以及文化特色的檔案，進行編輯與研究精品化，充分發揮文化的具體功能，提高檔案的文化品味，從實質上體現社會化與服務化的特點使其更加簡潔便利。[4]

3 結 論

綜上所述，伴隨著我國現代社會的不斷發展與進步，相關信息化的管理技術也在如此情形下不斷地被推進發展，電子文件檔案也進入到人們的日常生活當中，并且逐漸被重視起來，但由于當前網絡環境的變化較多，相關工作人員的文件檔案數字化管理工作也被提出了更高的要求。檔案數字化管理建設的過程當中，相關工作人員要全面地考慮到其中存在的問題并且針對其問題提出相應的解決措施，必須主動加強對于檔案數字化的管理，只有這樣才能夠對電子文件檔案的安全程度做出一定的保障。同時，相關單位也要加強對人才的培養與定期考核培訓，不斷完善檔案管理制度，只有這樣才能夠有效地提高電子文件檔案管理水平。

參考文獻：

[1] 董文弢.機關檔案數字化建設標準研究——以蘇州市機關文檔管理中心為例 [J].中國檔案，2017（11）：44-45.

[2] 趙淑梅.數字時代我國檔案保護技術發展趨勢——基于1987-2015年國家檔案局優秀科技成果獎的統計分析 [J].檔案學通訊，2017（2）：72-76.

[3] 丁德勝.數字檔案室在檔案信息化建設中的價值與前景——從機關角度探討電子文件/電子檔案管理權責、思路與方法 [J].中國檔案，2018（2）：30-33.

[4] 蔣幼林.數字時代背景之下供電企業檔案管理工作進行的過程中應當注意到的問題 [J].城市建設理論研究（電子版），2017（8）：285.

作者簡介：馮治霞（1970.07-），女，漢族，河南鶴壁人，檔案助理，畢業于中共中央市委黨校，本科。研究方向：檔案管理。