人事檔案管理制度與創新模式研究

秦文

摘 要：針對人事檔案管理制度實施過程中存在的問題，如人事檔案管理意識比較薄弱、人事檔案的隱秘性較強、人事檔案管理模式不完善等，進行科學合理的分析，并詳細介紹創新人事檔案管理制度的必要性，提出人事檔案管理制度創新模式，希望能夠給相關工作人員提供一定的參考。

關鍵詞：人事檔案管理制度；創新模式

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）21-0024-02

人事檔案，主要指的是國家有關機構或者社會組織對內部人員的學習、工作與社會活動內容進行匯總，經過整理后進行有效的保存，方便后期的查詢與使用。近些年來，伴隨各大企業的建設規模不斷擴大，人事檔案管理工作已經引起人們的關注，通過做好人事檔案管理工作，能夠保證企業中的人力資源得到更加高效的利用，提升企業的市場競爭力。但是，由于人事檔案管理制度存在較多缺陷，在一定程度上影響企業人力資源的開發系效率，因此，本文主要分析人事檔案管理制度創新模式，保證人事檔案管理制度得到更好的實施。

1 創新人事檔案管理制度的必要性

在新時代背景之下，人事檔案管理制度的實施問題已經引起有關部門的注意，想要提升人事檔案管理制度的實施效率，做好相應的創新工作特別的重要。例如，在部分企業中，由于仍然采用原有的人事檔案管理制度，對社會成員的人事檔案資料缺乏有效的管理，在一定程度上降低企業工作人員的工作效率，嚴重影響企業的經濟效益。通過對企業中原有的人事檔案管理制度進行創新，不僅能夠提升企業人事檔案管理水平，而且保證企業人力資源得到更好的利用[1]。

除此之外，通過做好人事檔案管理制度的創新工作，能夠更好的滿足用人單位的工作需求，用人單位可以結合員工的工作情況，對人員進行合理的調整，并根據人才信息分布情況，做好政審工作，進一步提升企業的人事檔案管理效率。對于企業中的人事檔案管理人員來講，要結合原有人事檔案管理制度實施過程中出現的問題，不斷創新與改進，在提升人事檔案管理制度實施效果的同時，有效減少資源的浪費。

2 人事檔案管理制度實施過程中存在的問題

2.1 人事檔案管理意識比較薄弱

由于人事檔案管理意識比較薄弱，在一定程度上影響人事檔案管理工作的順利開展。人事檔案管理流程比較復雜，對相關管理人員的專業技能要求比較高，要求人事檔案管理人員掌握良好的專業技能，將各項材料進行合理的保存。但是，由于大部分機構與企業領導人員對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，很多人事檔案管理人員非科班出身，會降低人事檔案管理水平[2]。

2.2 人事檔案的隱秘性較強

傳統的人事檔案管理制度具有良好的隱蔽性，如果有關部門需要調用人事檔案，則需要經過多個部門的審批，審批通過后，方可調取相應的人事檔案。由于人事檔案的隱秘性比較強，增加了人事檔案管理難度，降低人事檔案管理效率。另外，國家機關單位或者社會企業對人事檔案管理缺少相應的監督，經常出現徇私枉法問題，降低員工信息的安全性，嚴重影響人事檔案管理制度的正常實施。

2.3 人事檔案管理模式不完善

由于人事檔案干禮模式具有一定的局限性，使得人事檔案管理模式存在較多缺陷，降低人事檔案管理制度的實施效果。另外，由于人事檔案管理模式不合理，在一定程度上降低人事檔案管理效率。對于人事檔案管理管理人員來講，在實際工作當中，要不斷完善人事檔案管理制度，針對人事檔案管理制度實施過程中可能出現的問題，提前制定相應的解決措施，在保證人事檔案管理制度順利實施的基礎之上，提升人力資源的利用率[3]。

3 人事檔案管理制度創新模式

3.1 提高人事檔案管理意識

想要保證人事檔案管理水平得到更好的提升，人事檔案部門中的相關工作人員要不斷提升自身的管理意識，定期參加網絡培訓，不斷提高自身的問題解決能力，保證人事檔案管理制度實施過程中出現的問題得到更好的處理。企業中的相關管理人員在實際工作當中，要結合人事檔案部門工作人員的工作情況，制定相應的獎罰制度，提高人事檔案管理部門人員的工作積極性，保證企業中的人事檔案得到更好的管理。

除此之外，人事檔案部門中的相關工作人員要明確自身的工作職責，樹立正確的管理目標，為企業中的其他部門提供良好的人事服務，并結合人事檔案管理制度實施過程中存在的問題，做好相應的優化工作，并不斷提升自身的人檔案管理能力，結合求職者的以往的工作情況，制定更加完善的人事檔案管理制度。通過不斷提高人事檔案管理意識，能夠保證人事檔案管理制度得到更好的創新，減少企業人力資源的浪費。

對于人事檔案部門中的工作人員來講，要利用自身的業余時間，學習人事檔案管理知識，進一步提升自身的人事檔案管理能力[4]。例如，在某大型企業中，人事檔案管理人員提高自身的人事檔案管理意識，并不斷改進人事檔案管理流程，保證人事檔案管理過程中出現的問題得到更好的解決，有效提高人事檔案管理水平，減少人事檔案管理不當現象的發生。

3.2 提高人事檔案的開放性

現階段，我國人事檔案管理制度的開放性較差，人事檔案管理的社會服務功能不夠完善，降低人事檔案的利用率。為了更好的提升人事檔案管理效率，國家機構與企業中的相關負責人員要不斷加大創新力度，結合人事檔案管理人員提出的意見，將企業員工的檔案進行有效匯總，保證人事檔案得到有效管理，避免人事檔案無人管理現象的發生。

另外，國有有關部門也可以根據該地區人事檔案管理現狀，構建更加完善的社會檔案管理體系，保證待業者與退休人員的人事檔案得到更好的保管。在提升人事檔案開放性的同時，能夠保證人事檔案管理制度得到有效創新，真正實現檔案數據共享，為相關部門提供更好的服務。通過不斷提高人事檔案的開放性，構建先進的網絡共享平臺，能夠更好的提高人事檔案管理效率，為人事檔案管理人員提供更加準確的數據，構建開放式人事檔案管理模式[5]。

3.3 創新人事檔案管理模式

由于人事檔案管理制度不健全，在一定程度上影響人事檔案管理制度的實施效率，為了保證人事檔案管理制度更加合理，相關工作人員做好相應的完善工作至關重要。對于人事檔案部門中的相關工作人員來講，要不斷創新人事檔案管理模式，并結合人力資源管理人員提出的意見，不斷完善人事檔案管理制度，吸引更多人才，提升企業的市場競爭力。

另外，人事檔案管理人員采用傳統的檔紙質保管方式，人事檔案內容很容易出現混亂現象，降低人事檔案的真實性。因此，為了保證人事檔案管理制度更加科學，相關工作人員要運用先進的信息技術，采用電子管理方式進行管理，保證人事檔案得到更加方便的管理，進一步提升人事檔案的利用率，節省大量的儲存空間，真正實現標準化管理。

通過創新人事檔案管理模式，利用先進的信息技術，能夠保證人事檔案得到更加科學的管理，減少人事檔案資源的浪費。人事檔案管理人員在實際工作中，可以將不同單位的檔案資源進行合理的分類，并采用數字化方式進行保存，在提升人事檔案管理效率的同時，提高人力資源的利用率[6]。

4 結束語

綜上，通過提高人事檔案管理意識、提高人事檔案的開放性、創新人事檔案管理模式，能夠保證人事檔案管理制度得到更好的實施，減少人力資源的浪費。對于人事檔案管理人員來講，要不斷學習國內外先進的人事檔案管理方法，提升自身的人事檔案管理能力，保證人事檔案管理工作得以順利開展。

參考文獻

[1]潘海燕.互聯網時代下高校人事檔案管理的挑戰及應對策略[J].江蘇科技信息，2018（15）：57～59.

[2]謝慶華.從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].科技經濟導刊，2018（14）：183+185.

[3]朱 瑜.現階段高校人事檔案管理中存在的問題及對策研究[J].中國管理信息化，2018，21（10）：190～191.

[4]徐西磊.人事檔案中創新性思想的運用[J].辦公室業務，2018（08）：168.

[5]趙子葉.淺談在人事代理制度下的高校人事檔案信息化[J].人力資源管理，2018（04）：90.

[6]黃建福.事業單位人事檔案管理水平的提升途徑分析與研究[J].辦公室業務，2018（07）：135.

收稿日期：2018-6-2

作者簡介：秦 文（1983-），女，本科，主要從事人事及檔案管理方面的工作。