電力企業(yè)檔案信息化管理分析

李明

摘 要：在信息化背景下，電力企業(yè)只有加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，才能確保檔案管理工作滿足時代與社會發(fā)展的需求。對此，本文首先對電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性進行介紹，然后對電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)內(nèi)容進行分析，并對檔案信息化管理要點進行詳細(xì)探究，以期促進電力企業(yè)檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；企業(yè)檔案；信息化

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）21-0028-02

1 引 言

企業(yè)檔案是企業(yè)在過去的生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有一定使用價值的文件材料，它積累了企業(yè)歷史經(jīng)驗，能夠為企業(yè)開展經(jīng)營決策提供依據(jù)，為企業(yè)參與市場競爭提供有效支持，為維護企業(yè)自身的合法權(quán)益提供有力武器。在決策可行性的研究和預(yù)測過程中，檔案是實現(xiàn)這種科學(xué)分析、研究、預(yù)測不可缺少的最真實、最重要的依據(jù)。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠加快檔案管理工作的發(fā)展進程，體現(xiàn)出檔案信息管理的高效性。因此，對電力企業(yè)檔案信息化管理進行詳細(xì)探究迫在眉睫。

2 電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性

電力的企業(yè)的工作重點完全可以圍繞檔案的信息化管理展開。首先，檔案是屬于企業(yè)的一個信息庫，其信息量非常龐大，并且其主要是將各種信息資源儲存、存放在單堆資料之中，這正是將一些原生信息資源進行一系列重要的整合，從而實現(xiàn)自身的價值，或者擴大其自身的價值。這樣的作用在電力企業(yè)的工作中成為重點是毫無疑問的，并且為企業(yè)的經(jīng)濟效益產(chǎn)生發(fā)揮著助推器的作用，所以，如果可以將檔案信息化管理充分運用，發(fā)揮其長處，就可能成為整個電力企業(yè)長遠發(fā)展的奠基。作為檔案集成管理的基礎(chǔ)，檔案信息化的管理重要性不言而喻，檔案信息化管理在知識平臺的基礎(chǔ)上將相關(guān)文字與管理中的圖像、文字與聲音、時間等各種信息集成起來，讓各個類別的信息與其信息各位資源得到整理于配對匯總，這樣的管理工作可以使不同的部門與環(huán)節(jié)的功能得到綜合，使其克服時間與空間、環(huán)境等障礙，實現(xiàn)企業(yè)信息資源的自由流通。

3 電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

3.1 檔案信息數(shù)字化

在檔案信息化建設(shè)中，檔案信息數(shù)字化是不可缺少的重要組成因素，只有在檔案信息中對信息做了數(shù)字化處理，這樣才能促進檔案信息化發(fā)展的步伐，過去有關(guān)檔案信息的信息資料都是以書本為主，部分還設(shè)計到視頻和錄音之類的信息，檔案信息數(shù)字化的目的就是把這些老式的信息轉(zhuǎn)化成電子信息資源，同時出入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和設(shè)備中，這樣以來不僅方便的存儲、查找，也不會受損，在提高了一定的安全性，給人們也帶來了諸多便捷。

3.2 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

如今，人們的日常生活中無一不與互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)系在一起的，也是人們生活中不可缺失的重要組成部分，在網(wǎng)絡(luò)時代里，只要在連網(wǎng)狀態(tài)下，就能輕松進行信息之間的交換，而且不受任何約束，極大的提高了信息的共享性、時效性。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是把檔案信息的管理工作融入到各區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，然后構(gòu)建一個健全的信息管理體系，在提高管理效率的同時也提高了資源信息的共享性，為檔案信息的共享性奠定了思想基礎(chǔ)。

3.3 檔案信息一體化

3.3.1 數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)，加快數(shù)字化建設(shè)的步伐是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，不可或缺的首要基礎(chǔ)。利用數(shù)字化形式對檔案信息進行管理主要是在管理模式上發(fā)生了改變，生成了便捷的目錄和數(shù)據(jù)庫模式，從而為以后的使用帶來了極大的便捷。

3.3.2 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

隨著科技力量不斷的壯大，網(wǎng)絡(luò)已是當(dāng)前生活中不可缺少的重要手段了，在信息的上能最大程度的運用，提高了信息的傳播速度，無論是在時間上還是空間上都打破了過去的局限性，為信息檔案的資源共享和現(xiàn)代化發(fā)展的步伐上都起到了一定的推動作用，大大提高了網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的力度，主要在于合理的利用有限的局域網(wǎng)對信息檔案方面做出有效管理，減少對資源的不合理使用率，實現(xiàn)資源的利用價值，促進檔案信息的建設(shè)的步伐。

3.3.3 一體化建設(shè)

根據(jù)現(xiàn)階段檔案信息建設(shè)的具體情況做了進一步的分析，其中，檔案信息占據(jù)著重要的地位，結(jié)合以上具體情況分析發(fā)現(xiàn)，檔案信息建設(shè)具備重要的現(xiàn)象價值，一定程度上推動了檔案管理的具體功效。

4 電力企業(yè)檔案信息化管理要點

4.1 加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

電力企業(yè)檔案管理工作的開展中需要加強管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，這是當(dāng)前在經(jīng)濟社會背景下所提出的必然要求，也是企業(yè)發(fā)展中的必然選擇。因此，在電力企業(yè)的檔案管理當(dāng)中一定要用發(fā)展的眼光看問題，引入新的技術(shù)和手段。同時要積極地利用好計算機技術(shù)，建立起網(wǎng)絡(luò)管理方案，促使檔案管理工作能得到有效開展。

4.2 提升檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)程度

加快檔案建設(shè)信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)一體化是有效實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)部分，利用此方法一定程度上加快了檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化進度，所以，電力企業(yè)必須根據(jù)具體的情況建立相應(yīng)有效的檔案網(wǎng)絡(luò)模式，同時不斷的在此基礎(chǔ)上對其進行完善，此外，在學(xué)習(xí)和借鑒之中，積極學(xué)習(xí)對方先進技術(shù)，在此基礎(chǔ)之上形成一套完整的信息網(wǎng)絡(luò)模式，加快電力企業(yè)檔案管理信息建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化進程。

4.3 整合檔案信息資源

在信息時代背景下，電力企業(yè)需要在檔案管理工作當(dāng)中加強對于信息資源的有效整合，從而促使檔案管理工作的效果能得到最大化的發(fā)揮，為企業(yè)提供更多的服務(wù)。①需要將OA系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中去。②要結(jié)合不同的電力系統(tǒng)項目來進行進一步的檔案功能拓展設(shè)計，對非網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的工程檔案數(shù)據(jù)進行進一步的分類和整理，從而提升檔案的實效性和真實性。此外，對于一些已經(jīng)超過了保管期限的合同檔案內(nèi)容，當(dāng)前階段應(yīng)當(dāng)設(shè)置好相應(yīng)的報警系統(tǒng)，在到期以后能自動進行警報，并定期進行鑒定銷毀并記錄，從而保證信息資源的可靠性。

4.4 隔離企業(yè)的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)

互聯(lián)網(wǎng)時代，人們的生活更為便利的同時也對電子信息的安全有了更大的威脅。如果企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)間沒有進行隔斷，那么非法入侵者就能夠通過外網(wǎng)獲取到企業(yè)內(nèi)部的信息，進而導(dǎo)致電力檔案的信息外泄，或者計算機中毒癱瘓，這都不利于電力檔案存儲的安全性。因為，將企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)隔離是必要的。

4.5 加快硬件建設(shè)

在電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，還要注重對各項現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備進行完善，主要有計算機、數(shù)字存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)等。電力企業(yè)要注重在數(shù)字資源設(shè)備上增加更多的資金投入，及時采購、更新和升級設(shè)備。電力企業(yè)為獲得更多的檔案資料，需要將存儲光盤配置齊全，確保光盤有一定的存儲空間，延長光盤使用與保持的時間，從最大限度減少存儲風(fēng)險，讓檔案資料得到安全保護。選擇硬盤設(shè)備備份的過程中，要注重其有良好的性能，能保持穩(wěn)定，并具備較強的抗外界干擾能力，從而使檔案資料保存更加健康和有效。

5 結(jié) 語

電力企業(yè)作為我國的重要基礎(chǔ)能源企業(yè)，在社會的發(fā)展中所占的地位是相當(dāng)高的。在信息時代背景下，電氣企業(yè)的檔案管理工作顯得格外重要。檔案管理的信息化建設(shè)對檔案的收集整理有很大的幫助，社會在發(fā)展，時代在進步。在進行檔案管理工作時，也需要制定相應(yīng)的管理策略，在實踐過程中尋找工作經(jīng)驗，積極采用先進技術(shù)，促進電力企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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收稿日期：2018-6-22

作者簡介：李 明（1981-），女，助理館員，本科，主要從事秘書、宣傳、檔案的管理工作。