加強企業科技檔案管理工作的幾點建議

呂蕾

摘要：隨著企業現代化發展，特別是網絡技術的普及，當前傳統的科技檔案管理模式已經難以滿足現代化、信息化企業的發展要求。所有這些都對科技檔案事業的發展提出了更高的要求，需要迫切實現科技檔案的現代化管理。做好現代化科技檔案管理，要解決好以下幾個關鍵問題。

關鍵詞：企業科技檔案管理；對策；強化

引言

加強科技檔案的開發和運用，有利于提高企業核心競爭力，有利于企業以最小的資源消耗去換取較大的經濟效益：有利于企業開發新產品、新工藝、提高產品在市場上的競爭力。同時，強化科技檔案的開發和運用，也是一種潛在的經濟效益。為此，要解放思想，更新觀念，進一步統一企業管理者及廣大職工群眾的思想認識，把科技檔案管理工作列入企業管理的議事日程，并入財力、物力和人力，使其發揮出應有的作用，推動企業管理，推動企業的可持續發展。

一、目前企業科技檔案管理中存在的問題

1缺乏完善的管理制度

從目前的實際情況來看，大多數企業在實際進行檔案管理過程中，對于科技檔案的管理工作，并沒有建立一個完善的規章制度。這樣一來，企業就難以實現對科技檔案的全程控制，使得檔案在實際的運用過程中，各個重要步驟不能保持同步。在這當中，筆者所說的同步，不僅包含了任務下達與文件材料歸檔的同步，也包含了驗收鑒定成果與驗收鑒定技術的同步。正是因為不能做到這種同步，使得企業在實際的科技檔案管理過程中，缺乏必要的制約手段，進而導致企業的科技檔案管理主動性不高，對檔案管理作用的發揮產生不好的影響。

2存在“重管輕用”的思想

強化對科技檔案的管理，主要是為了能夠進一步實現對檔案的開發與利用，這也是檔案管理工作的根本目的。在傳統的科技檔案管理工作中，對于檔案的管理，主要是將其以資料的形式進行保存。在這當中，相關的管理人員，就等同于資料保管員，只是對文件資料進行簡單的搜集與整理。因此，在實際的工作過程中，檔案管理處于一種比較消極、被動的狀態中，難以充分體現出科技檔案的利用價值。并且，在這個過程中，從檔案工作所提供的信息利用與服務情況來看，按卷檢索的方式，不僅便捷性不高，且其對于材料的編研也缺乏針對性，導致信息傳遞的效率較低等，從而使得檔案管理人員在服務的主動性與協作性上存在不少問題。

3缺乏先進的管理模式

隨著信息化時代的發展，社會對于企業科技檔案的管理要求也越來越高。然而，就目前的實際情況來看，企業的檔案部門在進行科技檔案管理的過程中，所運用的還是傳統的管理模式，而對于檔案的信息化與網絡化管理工作，則缺乏必要的了解，這樣一來，就使其對于科技檔案信息化管理的重要性缺乏重視，進而導致檔案管理的模式比較落后，不能滿足企業管理與發展的實際需求。由此可見，在新的時代背景下，加強對信息化管理技術和先進管理模式的運用，對于企業科技檔案的管理工作具有非常重要的影響。

二、加強企業科技檔案管理工作的對策

1活用科技檔案，重視開發利用

在企業工作中，檔案技術管理范圍較廣，運用科學技術較為靈活，因此利用科學技術檔案時要重視每一工作細節。對此要做到，第一，科學歸檔各生產部門文檔，選擇適當的科技行為保證歸檔精準性，及時編號整理、分析統計、分類管理、分類存儲保管各類科技文件，以此為科技研發活動后做準備，為后續研究提供數據支撐。第二，定時定期組建專業團隊對企業科技文檔管理密級進行審查，根據企業需求靈活調整，不斷拓展交流范圍，提升科技文檔管理價值，充分利用科技文檔管理為企業節約成本，降低消耗，進而大幅度提升企業的經濟效益。第三，重視專業管理，科學控制，分門別類。由此可見，進行科技檔案管理的工作人員需要具備專業技能、工作經驗，良好的職業道德與素養，并不斷的進修提升自己，掌握更高層次的專業技能。

2加強科技檔案管理，促進現代化信息化

對企業科技檔案管理的過程中，應當注意轉變傳統觀念，突破傳統工作理念、模式的限制，充分利用現代化信息技術，提升科技檔案管理的高效性，實現現代化、信息化的科技檔案管理。在網絡資源共享時代，現代化檔案管理是企業管理檔案的基礎，網絡化是檔案管理的平臺，數字化管理模式是檔案管理的目標，在此觀念影響下，有效連接檔案信息管理與信息管理系統。充分利用科技檔案資源，加大研發開發力度，保證信息檔案管理與企業發展需求相適應，滿足信息化建設要求，保證檔案管理與企業發展協調統一。

參與檔案管理工作的人員在工作中要做到緊跟時代步伐，充分利用現代網絡技術提升檔案管理的高效性。掌握信息管理現代化技術，推動檔案數據構建全方位數據搜索模式，結合光盤技術、音像技術，實現電子化復刻與記載，轉變傳統人工化管理模式向智能化工作模式發展，突破人工信息收集存儲、查詢審核的局限性，脫離人工操作的滯后性，提升信息檔案收集的有效性，提升企業管理對檔案的利用率。不僅如此，企業要重視對檔案管理人員專業技能的培養，組織定期定項的專業訓練活動，不僅提升其專業技能水平，還提升其檔案質量管理與檔案應用能力，促進企業建立完善的檔案管理機制。進行專業檔案管理業務培訓的同時，注意對工作人員進行檔案管理再教育，通過強化人員管理、增強訓練考核，提升管理人員的專業素養，使其成為可為企業效力的綜合人才。

3轉變管理工作觀念，強化檔案服務功能

在進行企業管理時，要正確對待檔案管理部門的工作價值，其雖不能直接為企業帶來經濟收效，但也是強化、提升企業管理質量的核心工作。通過提升檔案服務質量，可有效推動企業不斷發展，充分利用信息資源再創價值。因此，檔案管理工作者要轉變傳統認知，準確定位檔案管理工作的重要性，利用思想轉變指導行動，積極推進主動服務。將傳統的封閉式、被動性服務轉變為自由化、現代化、超前化服務，發揮檔案管理的最大價值，使其為企業發展創造不竭動力。在此過程中，不斷向計算機化、電子化操作系統發展，實現網絡化管理模式，提升工作高效性，優化企業核心服務質量。

結束語

從現階段企業科技檔案管理的情況來看，其中還存在一些不容忽視的問題，結合這些問題只有針對性的制定相關策略，才能夠促進企業的可持續發展，為企業發展提供不竭動力。

參考文獻：

[1]劉喆.論企業科技檔案的管理與利用實踐[J].礦業工程，2018，16（01）：68-69.

[2]王新.加強企業科技檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2017（14）：112.

[3]鄭小紅.關于做好企業科技檔案管理工作的思路[J].辦公室業務，2016（24）：131.

[4]王硯秋.企業科技檔案管理創新淺議[J].辦公室業務，2016（15）：126.