檔案管理工作的規范化和標準化探究

鄒瑩瑩

摘要：在現代科技快速發展的背景下使得檔案信息資源的數量也呈現出高速增長的趨勢，而這也對檔案管理工作提出了更多的要求，為了使檔案管理工作在開展中可以更好的對檔案信息資源的價值進行開發，則需要推動其向著規范化、標準化的方向發展，通過在檔案管理工作中貫徹及落實規范化及標準化的內容可以有效的提高其各項業務活動開展的效率，使檔案管理工作的質量進一步提升，進而推動檔案管理工作良好發展。

關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化

在現今的檔案管理工作中雖然其已經具備了較為成熟的管理體系，但是在現今信息技術推動下使得檔案管理工作必須要融合信息技術及現代管理理念來對其各項工作內容進行補充及完善，并采取規范化、標準化的管理體系來對檔案管理工作所涉及的各項流程進行全面的規范及控制，使其可以按照規定的標準要求來進行各項管理活動，以此來達到提升檔案管理工作整體實行的規范化、標準化水平的目的。

一、檔案管理工作規范化和標準化進程中存在的問題

1、缺乏正確的認識

檔案管理工作規范化和標準化的進程中，存在一系列障礙因素，存在的首要問題就是認識不足。很多單位從負責人到管理人對檔案管理的規范化和標準化重視程度不夠，固守傳統的管理方法和管理理念不愿改進，導致了管理水平長時間難以提高。

2、缺乏投入的力度

檔案管理工作的規范化和標準化意味著檔案管理系統包括管理設備、管理技術、管理人才等都需要全面的優化建設，設備要更新，技術要改進，人才要培養，而每一項工作的優化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作規范化和標準化的實現。但是，從目前的情況來看，檔案管理工作的規范化和標準化進展緩慢很大程度上與資金投入量過小、經費支持不足有關，相關機構的供給能力有限，檔案管理部門的融資情況不好，導致檔案管理工作建設失力。

3、缺乏原則的確立

檔案管理工作的規范化和標準化需要確立嚴格的原則加以維護，否則就會成為某一個單位或部門自愿采取而其他機構不予熱心的內容，檔案管理工作的規范化和標準化就無法大范圍地普及和推廣。檔案管理工作的規范化和標準化的原則確立，需要相關政策和法律的支持，但是當前我國缺乏對檔案管理工作的相關政策規范和法律規定，導致了檔案管理工作的規范化和標準化缺乏統一的標準。

二、推動檔案管理工作的規范化和標準化的有效措施

1、檔案管理工作的規范化和標準化的基礎工作

要落實檔案管理工作的規范化和標準化是一個循序漸進的過程，不是一朝一夕即可實現完成的，因此有必要在工作中的每一個環節落實規范化和標準化的相關原則，尤其是基礎工作要做到位，是檔案管理工作實現規范化和標準化的前提。基礎工作的工作內容即是對公文的處理，具體環節有三：第一，公文的制發環節。檔案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是檔案的前身，所以公文管理的水平直接影響到檔案管理工作的規范化和標準化程度。公文的制發環節往往因缺乏嚴格的管理和監督而出現紕漏，因此相關部門應在制發公文的同時嚴格監管程序，確保制發公文高質高效。第二，公文的檔案收效管理。公文的收效管理是公文管理環節的重點，涉及到的細節更多，需要進行反復檢查與糾正，確保公文的準確無誤。特別是要按照國家統一規定的規格和標準來規范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的書寫。公文的各種文體在書寫規范和要求方面都有著嚴格的標準，包括筆種、墨色及紙張，在書寫時要確保字跡的簡潔、工整及清晰，有利于存檔管理。

2、及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征

保證檔案時效性是在檔案管理工作中的基礎性基本原則之一，只有使檔案信息資源具備時效性才能使其實際的利用率得到有效提高，進而更好的開發出檔案資源所具備的價值。由于在管理工作中一些檔案信息資源的時效性會隨時間的推移而消失，因此在管理活動中需要對其時效性進行明確的標注，并根據檔案管理的特征及類別進行分類，以此來提高檔案資源的管理效率。并且為了達到規范化、標準化的管理需求，在檔案案卷的清理中必須要制定完整的檔案案卷清理流程，以此來確保清理過程中出現信息泄露及遺失等問題。在檔案管理活動中要想提高其管理效率需要，及時清理檔案案卷，將失去價值的文件及時銷毀，對于永久性保存的檔案資料，要做到再次查看，保證其完整性，這樣就能有效的保證檔案管理的時效性。

3、構建電子檔案數據庫，推進規范化、標準化管理

在信息化時代下要求檔案管理向著規范化和標準化發展，這就需要電子檔案數據庫的建設。只有建立電子檔案數據庫，才能使機構或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強，更能規范化、科學化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數據庫的輔助下也變得更加快速和便宜。那么，電子檔案數據庫的質量決定了檔案管理的規范化、標準化，在電子計算機、信息科學和網絡平臺的輔助下，搭建電子檔案數據庫，創設電子檔案數據庫的存儲盤，如此可以使檔案得到科學的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標準化、規范化進程。

4、注意做好檔案管理工作人員的規范管理

從事檔案管理的工作者是檔案管理工作得以有效展開的直接實踐者，檔案管理工作者的工作質量提高就會提高檔案管理工作的規范化與標準化，對于檔案管理工作的科學化與信息化更是具有十分大的促進作用。特別是在檔案管理工作者在交接檔案文件時，被交接的工作是否規范、標準，直接關系到管理工作的安全性和科學性，更是現代化管理秩序的必然要求。一般情況下，檔案管理工作者在等待脫離檔案管理崗位的前期，就必須將所管轄的檔案資料整理完畢，移交完畢后方可離崗。

結語：

為了應對現今不斷增多的檔案管理要求，在管理工作中采取規范化標準化的管理體系是保證檔案工作可以良好發展的重要條件之一，規范化與標準化的檔案管理工作符合現代化的管理理念及管理要求。以上對檔案管理工作中所需面對的問題及要求進行了深入分析，并立足于此提出了在實際中可以采取的規范化、標準化檔案管理策略，以此來實現提升檔案管理工作水平的要求，同時對于檔案管理工作的規范化、標準化發展還需確保其所采用的措施契合實際的檔案管理條件，以此來保證相關策略實行的有效性。

參考文獻：

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