淺談如何做好人事檔案管理工作

丁思彤

摘要：人事檔案作為一種信息資源，是反映檔案主體個人成長歷史的一項重要載體，是黨政機關、企事業單位在人事管理活動中形成的，反映檔案主體個人成長經歷、工作能力、知識結構以及德、能、勤、績、廉等方面情況的原始記錄

關鍵詞：人事檔案；管理；建議

隨著計算機網絡技術的進一步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰，本文認為：只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備的服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果，實現檔案管理同現代技術的有機結合。

人事檔案作為一種信息資源，是反映檔案主體個人成長歷史的一項重要載體，是黨政機關、企事業單位在人事管理活動中形成的，反映檔案主體個人成長經歷、工作能力、知識結構以及德、能、勤、績、廉等方面情況的原始記錄，同時也反映了其自然情況、家庭情況、健康狀況、婚姻狀況、獎罰情況、學歷、特長、專業特點等方面的內容。人事檔案工作做得好壞，直接影響到人事工作的效率和質量，同時也是衡量一個單位人事工作水平的重要標志之一。加強人事檔案的規范化管理是做好人事工作的基本前提，是為領導科學決策，合理用人，組織人事部門開展人才評價，培養和使用的基礎和依據，因此必須做到準確，齊全、真實、有效。

一、當前人事檔案管理中存在的不足。

1、對人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分人對人事檔案管理工作的認識存在著一些誤區，認為人事檔案管理就是保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

2、檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。由于檔案管理人員大多數是兼職，因此導致了管檔人員工作變動頻繁，加之沒有組織專業知識培訓，導致管檔人員對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

3、人事檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

4、人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，容易造成一定的資源浪費。

二、對目前人事檔案管理的幾點建議：

1、提高認識，進一步加強對檔案工作的領導。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領導應高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，加強對檔案管理工作的檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時還要加強對檔案法律法規的學習，明確檔案工作是各級黨委和部門義不容辭的責任和義務。

2、加大投入，夯實檔案工作基礎。各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的維護和信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；各單位要按標準按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

3、提高檔案管理人員的素質。主管部門應定期組織管檔人員參加各種業務培訓，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，認清管理檔案的重要性，從而增強責任心，提高檔案管理的技術水平。

4、注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔材料的不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案的作用，為實現建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現，檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。

5、健全制度，進一步規范檔案資料管理。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，對永久、長期保存的檔案應定期向上級檔案主管部門進行移交；再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案管理規范有序。

在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現代科技的一大弊端是計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術，提高身份認定的精度。其中應重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。通過檔案管理硬件設施的完善、工作機制的健全和工作水平的提高，檔案管理工作必將上一個新臺階。轉貼于 中國論文下載中心 http：//www.studa.ne