做好企業檔案管理工作思考

余華

摘要：檔案是企業經營管理當中非常寶貴的信息資源，與企業長遠的運營發展存在著密切的關系，尤其是在市場經濟不斷深入的大背景下，企業檔案管理工作開始面臨挑戰，但同時也為檔案管理創新改革提供了重要的契機。運輸企業承擔著重要的檔案管理事務，除了涉及運輸經營類的信息資料之外，還有文書、人事等多個方面的資源信息，所以檔案管理的綜合性強，也必須實現綜合化的檔案管理。

關鍵詞：運輸企業；綜合檔案；管理方法

企業檔案是企業生產經營以及管理實踐當中形成的各項資料，是重要的信息載體，透過企業檔案能夠有效體現企業生產經營當中的實際情況，同時還可以為企業有關決策與管理方法的提供依據。企業檔案管理是推動企業穩定持續運行的保障，企業要提高對檔案管理工作的重視，實施對綜合檔案的全方位管理，為企業的可持續性發展提供運行依據。運輸企業要立足實際，認真分析如何提高企業綜合檔案管理質量提升，推動企業的持久運營。

一、企業檔案管理的意義

在企業的運營改革實踐中，需要有完善的、系統的檔案管理體系作為其強有力的支撐，所以說檔案管理是企業經營實踐當中不可或缺的，更是提升企業經營管理效率以及質量的重要動力。企業檔案資料記錄的是企業整個發展過程，也記錄了這一過程當中所產生的大量成果與資料，因而通過對這些資料進行有效地分析，有助于掌握企業的經營成果以及創新方面的內容。這也從總體概括了檔案管理的重要意義。具體而言，企業注重綜合檔案管理，一方面能夠讓企業管理者通過對這些檔案資料進行有效分析，從而掌握企業在經營管理實踐當中的基礎信息，以便及時發現和處理其中存在和突出問題，恰當合理地調控工作進度以及做好人員調動，為企業的健康經營創造良好條件。另一方面能夠讓社會各界更加直觀形象地掌握企業在運營管理實踐當中的整體情況，便于得到社會各界監督的同時，還能夠為企業拓展合作打好基礎。所以，企業綜合檔案管理是企業長遠發展的動力，還是企業提高核心競爭力和更好在市場上立足的保障。

二、做好企業檔案管理的工作方法

2.1做好宣傳工作提升全員意識

就企業的綜合檔案管理而言，不能夠片面的將其認為只是檔案管理人員或者是某一工作人員的職能任務，因為全體人員在實際工作當中積累的各項信息都是檔案資源當中的組成部分，只有當全員樹立正確的檔案管理意識，才可以從根本上保證檔案質量，提高檔案管理整體成效。所以，做好企業綜合檔案管理的相關事項，首先應該從宣傳工作著手，通過提高全員管理意識，來保證廣大工作人員自覺地共同參與，為檔案管理提供支持，也為企業的長足發展提供動力。第一，加大對檔案管理重要性的宣傳。要想讓全員都認識到檔案管理的重要性，不斷增加宣傳力度是非常重要的，具體可以通過申報檔案利用成果、撰寫相關論文等方法，讓檔案重要性宣傳工作落到實處，使得全員都能夠將檔案信息當做是企業發展當中的資源，促使全員對自身的行為進行約束，進而保證檔案管理潛能的有效開發，切實保障企業利益。第二，對全員進行檔案基礎知識的教育培訓，使得每個崗位上的工作人員都能夠初步掌握檔案收集的基礎知識，以及對檔案進行初步整理的一些技能，從而形成強大的檔案管理合力，為企業綜合檔案管理的處理打好基礎。

2.2做好組織領導完善責任體系

檔案管理工作是一項綜合性的管理事務，同時也需要有正確領導的支持以及責任制度的落實，企業的綜合檔案管理更是需要做好相關的組織領導工作。與此同時，還要根據檔案管理工作的實際需求健全責任體系，保證每個人員都能夠明晰責任，實現檔案管理的全覆蓋，提高檔案管理的科學性。第一，健全檔案管理網絡。企業要積極構建檔案管理的領導小組，對小組當中的成員進行科學選拔與確定，配備專業素質過硬的檔案管理負責人與網絡聯絡員，進一步強化領導的支持力量。在這一過程中，檔案管理人員要積極爭取領導的支持與幫助，以便掌握正確的檔案管理發展方向。第二，貫徹實際責任。企業可以真正將檔案管理納入到企業的整體規劃當中，確定管理目標，完善檢查與考核制度，確保每個工作人員能夠落實自身的責任，保證檔案管理到位。領導小組需要悉心聽取檔案管理人員的工作匯報，并對相關工作進行定期檢查和監督，及時查找和發現其中的問題，以便提出整改措施，維護檔案管理的科學化與健康化發展。這樣可以實現上下一致，而企業也可以真正建立一個一體化的綜合檔案管理體系。

2.3做好信息化管理促進現代化

企業綜合檔案要涉及到的管理檔案，除了包括日常經營項目的信息之外，還有人事、文書等多個方面的資料信息，可以說數據量多且繁雜，這就為檔案管理工作帶來了很大的實施難度，同時也為廣大檔案管理人員提出了更高的工作要求。而要解決這一問題，有效減輕人力管理的負擔，就要加強對先進信息技術的應用，將計算機信息技術應用到檔案管理的現代化建設當中，建立系統完善的檔案信息管理系統，保證檔案的收集管理，同時也為檔案的便捷化與科學化利用打好基礎。第一，對企業檔案管理工作要求進行全面評估，在此基礎之上引進先進的、實用的檔案管理軟件與系統，或者是結合企業實際進行檔案信息化管理系統的開發，將企業當中的檔案管理信息均納入到信息化系統當中，提高檔案管理的效率。第二，為實現檔案的規范化管理，建設系統化的檔案標準，企業要將國家給出的信息化管理標準作為重要參照，立足企業檔案管理特征與需求，制定與企業相符的管理標準系統。第三，對信息化管理系統的各項功能進行優化和拓展，有效滿足多元檔案信息利用的需要，尤其是要注重對加密技術的研究力度，確保檔案信息得以科學利用的同時，還能夠確保檔案管理的安全性與綜合性，保障企業信息安全，維護企業經營安全。

2.4做好人員培訓打造管理隊伍

企業的發展和優秀人才的支持存在著密不可分的關系，而要做好檔案管理工作，更加需要有綜合素質的檔案管理隊伍作為重要支持。但是就目前而言，企業檔案管理隊伍建設還處于較低層次，仍然需要有大量的管理人才加入其中，也需要對現有人才進行全方位的教育培訓，從而提高他們的專業技能，培養其完善的職業素養，以便更好的為檔案管理工作作出貢獻。第一，加強專業培訓，全面提升檔案管理者的專業知識水平以及專業技能掌握水平，及時發現這一過程當中存在的新問題，提出針對性解決方法。由于運輸企業的信息化管理水平在不斷提高，所以要改變以往單一依靠人力的管理現狀，提高檔案管理者的信息技術掌握能力，培養及良好的信息素養，使得他們能夠在信息化檔案管理工作當中發揮出極大的能量。第二，加強職業道德素養的教育培訓，使得每一個檔案管理人員能夠在自己的工作崗位上立足實際，尊重歷史，愛崗敬業，竭盡所能地記錄真實面貌，正確的反映企業運營管理的信息。第三，積極選拔和引進綜合素質過硬的檔案管理人才，使得他們能夠進一步充實到檔案管理工作隊伍當中。為了保證人才選聘的科學性與規范性，企業應該專門制定人才選聘的制度。

三、結語

企業檔案管理工作這是一門綜合性和復雜性的管理藝術，要想提高綜合檔案管理的實效性，必須堅持從企業實際處發，關注企業檔案管理實踐的具體需求，提高檔案管理的針對性。企業在檔案管理工作當中要注意做好宣傳工作提升全員意識，做好組織領導工作完善責任體系，做好信息化管理工作促進現代化，做好人員教育培訓工作打造優秀管理隊伍，最終通過多個方面的努力與創新，推動企業檔案管理走向創新發展新道路。

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