新時期基層檢察院辦公室檔案工作問題探討

張娟 仲翠

摘要：檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)履行法律監(jiān)督職能和開展檢察業(yè)務(wù)的真實(shí)記錄，對于以后的檢察工作具有重要的借鑒意義。本文以此為主題展開討論，希望對相關(guān)工作做出一些貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：基層檢察院；檔案管理

1引言

檔案是檢察機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要資源，加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)和利用有利于為公安機(jī)關(guān)和法院等破案提供有力線索，有利于為單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。尤其是近些年檔案利用率逐漸增高，針對其中存在的問題探討新時期基層檢察院辦公室檔案管理工作具有重要意義。

2基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)

（1）檢察院檔案管理工作是一項(xiàng)保存檢察訴訟活動記錄的重要工作，受到各種因素的影響，在對檔案文件的征集和利用過程中可能會對檔案形成不同程度的損害，并且很多重要檔案材料都是案件的重要證據(jù)，是獨(dú)一無二的孤本，一旦毀損后難以復(fù)原。

（2）檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理專業(yè)性比較強(qiáng)，檔案使用頻繁。為了評查案件和迎接上級檢查，需要對有關(guān)的訴訟檔案經(jīng)常進(jìn)行借閱，公安機(jī)關(guān)和法院在打擊違法犯罪和搜集證據(jù)的時候也往往需要到檢察院借閱有關(guān)的訴訟檔案以便尋找破案線索。

（3）檔案保管時間長，數(shù)量多。檢察機(jī)關(guān)的檔案數(shù)量隨著審理案件的增多而增多，并且按照我國《最高檢察院檔案管理辦法》規(guī)定，訴訟卷宗的保存時間一般很長，有的甚至要永久保存。

（4）紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。隨著全國檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用，各地基層檢察院都將案件信息錄入電腦逐漸形成了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面。

3基層檢察院辦公室檔案工作中存在的問題

3.1檔案管理人員少

檢察院辦公室檔案專職管理人員較少、兼職人數(shù)較多，辦公室擔(dān)負(fù)的職能比較多，不過人員較少，除了幾名機(jī)要的保密人員之外，剩余幾人往往是身兼數(shù)職。我國對此早有規(guī)定，要在辦公室至少配備一名全職檔案管理人，不過受到各種因素影響，不少檢察院辦公室長期只有一兼職負(fù)責(zé)，個人工作往往力不從心，除了訴訟類的檔案之外，文書檔案很多做不到及時清理，或者因?yàn)閷I(yè)受限，檔案歸類不規(guī)范，真實(shí)性缺失問題嚴(yán)重。

3.2檔案管理人素質(zhì)不高、調(diào)動頻繁

檢察訴訟檔案對于專業(yè)性的要求比較高，因?yàn)闄n案專業(yè)人員較少，專業(yè)技術(shù)人員比例不高，難以適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和各種信息手段。加上兼職檔案人員的主要工作比較忙，不能再檔案管理上分配較多精力，導(dǎo)致檔案管理工作效率很低。在當(dāng)前信息化迅速發(fā)展以及加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作大背景之下，缺少專職檔案員以及從事該項(xiàng)工作的兼職人員變動頻繁的現(xiàn)象導(dǎo)致剛剛進(jìn)入狀態(tài)的檔案員又要被新人所取代的現(xiàn)象，造成檔案管理工作的青黃不接。

3.3檔案收集歸檔不及時、材料不齊全

為保證檔案材料之間的關(guān)聯(lián)性和保證文件完整，案件承辦科室應(yīng)該于次年的六月份對上半年已經(jīng)結(jié)案的文件及時進(jìn)行整理并移交到檔案室，不過實(shí)際情況確實(shí)各個科室無法及時的對檔案進(jìn)行整理和移交，全靠檔案員的督促，或者在移交的檔案中間夾雜著很多上一年度甚至更久之前“丟失”的卷宗，嚴(yán)重影響檔案的工作進(jìn)度。這也是導(dǎo)致檔案材料不夠完備的主要因素，有些承辦人將不該歸檔的材料歸檔，這不但不會提高檔案管理的效率反而會增加庫藏負(fù)擔(dān)，制約檢察院檔案發(fā)揮作用。

3.4檔案資源在檢察工作中的宣傳力度有待提高

檢察院檔案工作管理的目標(biāo)在于利用檔案資源服務(wù)辦案和服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)決策，構(gòu)建和諧社會。基層檢察機(jī)關(guān)每年都要承接大量的批捕和訴訟案件，對檔案資料進(jìn)行分析可以對各種犯罪的原因進(jìn)行總結(jié)并發(fā)現(xiàn)其規(guī)律，對于以后的辦案工作具有重要意義，并且如果能夠利用真實(shí)檔案資料來編寫相關(guān)的案例教材，可為未來的立法工作和普法教育提供更為科學(xué)的素材。不過長期以來檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的重點(diǎn)一直在于加強(qiáng)對檔案的收集和整理上，缺少對檔案信息的利用，加上條件有限，很多先進(jìn)技術(shù)尚未得到應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理程度不高，導(dǎo)致檔案信息不能發(fā)揮效用，進(jìn)一步導(dǎo)致了資源浪費(fèi)，為此，創(chuàng)新檔案管理模式是下一階段檢察院檔案管理工作的重點(diǎn)。

4新時期加強(qiáng)基層檢察院辦公室檔案工作的策略

隨著當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一和信息化建設(shè)不斷加強(qiáng)，檢察院辦公室工作從過去單一模式逐漸過渡到多元和現(xiàn)代化模式，擔(dān)負(fù)了更多的責(zé)任，為此新時期加強(qiáng)基層檢察院辦公室檔案工作要做到以下幾點(diǎn)：

4.1加大對檔案工作的支持和保障

檢察院的檔案管理工作必須在法律范圍內(nèi)進(jìn)行，要加強(qiáng)對檔案的工作領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)和分析問題為檔案工作提供保障，要完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大硬件建設(shè)和資金投入，保證存放檔案的庫房面積達(dá)標(biāo)和設(shè)備保持先進(jìn)性，做好對檔案的保密工作。

4.2加強(qiáng)檢察院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要認(rèn)識到當(dāng)前形勢下的檔案管理工作重要性，要在政治上、工作上和生活上對辦公室檔案管理人員給予照顧，提高檔案管理人員的編制數(shù)量，提高檔案專職人員的配備率并盡量聘請專業(yè)的檔案專業(yè)人才。檔案員的更換要有一個傳、幫、帶的過程，不能辦完交接手續(xù)就算更換結(jié)束。新上任的檔案員應(yīng)該積極的參加當(dāng)?shù)貦n案管理部門組織的崗前培訓(xùn)，逐步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的專業(yè)化和職業(yè)化，創(chuàng)造事業(yè)留人的良好環(huán)境。

4.3加大檔案規(guī)范化的建設(shè)力度

牢牢樹立檔案安全無小事意識，要保證檔案的安全性就要不斷的加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，認(rèn)真落實(shí)歸檔制度，保證各種檔案載體的完整和期權(quán)，認(rèn)真貫徹落實(shí)《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》有關(guān)文件，利用制度規(guī)范管理好檔案，加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)，在做好檔案收集和整理工作的同時提高對檔案內(nèi)部信息的開發(fā)利用，創(chuàng)造實(shí)用價值，將其最為領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。將檔案打造成宣傳檢察工作的窗口并研究檢察工作智庫，做好檔案編研工作和日常借閱利用工作，推進(jìn)檔案利用再上新臺階。

4.4狠抓立卷歸檔工作，提高歸檔質(zhì)量

對于訴訟案卷歸檔和管理工作要實(shí)行嚴(yán)格的責(zé)任制度，督促科室干警要做好歸檔工作，保證歸檔檔案文件質(zhì)量。嚴(yán)格以《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》為依據(jù)執(zhí)行，在填寫卷內(nèi)目錄的時候不僅要填寫卷內(nèi)所列名目，還要保證案卷中的法律文書和其他一切證據(jù)材料都填寫清楚。對訴訟案卷歸檔的時候各個科室的內(nèi)勤要對案卷材料仔細(xì)審查，不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的要重新整理，缺頁少頁的要做好記錄并及時補(bǔ)全，保證所有檔案有序、按時錄入，并編制目錄，在上架排序以后完成統(tǒng)計(jì)上報工作。

4.5提高檔案管理信息化水平

信息化建設(shè)有利于提高檔案管理工作效率和提高準(zhǔn)確性，是今后重點(diǎn)加強(qiáng)的工作之一。檢察院辦公司要嚴(yán)格按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求做好數(shù)字化工作，保證數(shù)字化工作中的保密措施到位，在最短時間內(nèi)完成室藏檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)電子文件在線和紙質(zhì)檔案同時歸檔。

5結(jié)語

基層檢察院在檔案管理工作中要著眼于全局，站在檢察事業(yè)發(fā)展的高度來制定好有關(guān)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，挖掘檔案資源，為檢察院領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，同時也要加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化建設(shè)水平，以便推動檢察工作穩(wěn)步發(fā)展。

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