探討建筑工程內業資料管理問題分析

徐璐

摘要：近年來，隨著我國建筑行業的快速發展和項目管理的不斷強化，建筑企業的管理也必須實行標準化，內業資料的管理和工程外業的管理一樣都是項目管理的重要內容，是項目實施過程的重要組成部分，是充分發揮各職能部門和各崗位人員監督管理作為的有效途徑，是保證項目優質、高效、安全的重要措施。本文將從工程內業資料管理存在的問題分析入手，提出加強工程內業資料管理的措施，以供大家參考借鑒。

關鍵詞：建筑工程;內業資料;問題;措施

引言

工程內業資料即在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監理資料、施工資料和竣工圖。具體到施工企業項目部而言主要包括：合同文件;設計文件（含變更設計文件）、有關會議紀要、協議，與業主、監理單位往來文件;工程創優規劃及創優資料;保證工程質量、安全、環保措施，施工工藝、作業指導書及技術要求，推行新技術、新材料、新工藝、新設備的技術措施;工程施工技術總結，竣工文件、資料，竣工檢查驗收記錄;其它技術資料（含文字、圖紙、照片、錄音、錄像、電子郵件）。

一.工程內業資料的重要性

1. 內業資料反映工程管理單位對工程的管理水平

隨著工程管理科學化、規范化、標準化要求的不斷深入，對內業技術資料管理的要求越來越高，內業資料收集與整理質量的好壞、標準高低。不僅僅只作為工程管理的基礎性資料，也成為工程管理考核的重要內容，在一定程度上體現出一個單位工程管理水平的高低。

2.內業資料可以有效地對工程建設與管理過程進行實時跟蹤

拿一個單項工程來說，可行性報告和招投標文件表示工程實施的嚴謹性和規范化，開工申請資料表示工程已經開始，單元工程質量評定反映工程質量與進度，照片資料真實反映整個施工過程中的所有工序，分部工程驗收簽證標志著階段或單項工程的完工，竣工驗收資料表明工程的順利完成，工程施工的每一步都牽涉到內業資料的產生，及時收集才能有效地了解工程的進展情況。

3.內業資料可以有效地反饋工程監督建設與管理工作

每一個施工工序都能從內業資料上反映它的時間、數量、人員、規格等特性，能明顯地看出工程是否含有缺陷，如工程建設是否缺少許可、不符進度、數量誤差等，都可以從中看出。就拿隱蔽工程驗收單來說，要有施工單位提供隱蔽驗收的項目、結構、數量，然后匯同建設單位和監理單位進行驗收檢查，檢查情況和結果記錄在工程驗收單上，施工單位據此可以對自己施工質量狀況和尚未注意的問題進行糾正，對于項目負責人來說，可以較為清楚地知道問題所在，對項目建設與管理做到了如指掌。

二.工程內業資料管理存在的主要問題

1.違反建筑工程基本建設程序

某些工程不遵循建筑工程的基本規律、無視國家的法律法規的約束，也必然會影響到同步進行的內業資料管理。比如一些工程是先開工后領施工許可證，或者先施工后報監;無施工圖設計文件審查意見書;工程施工合同管理混亂，分包工程無分包合同;規劃許可證、施工許可證、開工報告和竣工報告等，施工面積、層數不相符，前后出現幾個不同數字，不知哪個正確，隱含違章等情況。在這些情況下，內業人員想整理出一份符合工程實際的工程資料來，顯然是不太現實的，繼而也影響到了整個工程內業資料的質量。

2.資料與實際不同步

內業資料的整理應該和工程的實際進展一致。但是，目前有些項目常常是來檢查了就加班后補資料，臨時召開一些專門會議，強令資料員在規定的時間內將資料補齊，以“回憶錄“的形式“閉門造車”的進行收集整理，造成施工資料與現場施工進度的嚴重脫節，更談不上資料的準確性、真實性和及時性了。還有些項目只“整”不“理”，導致內業資料邏輯性、數據性錯誤百出，或者有些項目不能在一個分項、分部工程結束及時整理和收集有關資料，而是集中在一起進行，這些都是錯誤的做法。

3.資料不真實

施工資料的填寫、收集、整理，都必須完整與真實，真實性是資料的根本。有些資料反復涂改，完美得不切實際，如某單位工程的所有分項工程出現了“零缺陷工程”，100%合格且無任何缺陷，明顯不切實際。還有些工程資料造假明顯，如：技術交底、交底人與承接人明顯為同一人手筆。又如：從土建到設備，監理都是同一個人簽字認可。

4.標準不能完全統一

雖然國家有統一的規范和指南，但到不同的地區，不同的主管單位，甚至是不同的合同段具體要求都可能不盡相同。內業表格形式不夠統一，不便于檢查、裝訂和組卷，更不利于工程管理工作的完善和提高;內業表格填寫方法不夠統一，原始資料的文字使用不規范的漢字，甚至還有錯別字，修改后不加蓋單位章或沒有相應的簽字，再加之少數內業表格本身也存在一些缺陷，使得實際工作中困難加大;內業資料標準要求不夠統一，使得大家對標準沒辦法達到完全的共識。

三.加強工程內業資料管理的具體措施

1.內業資料管理工作應貫穿工程施工始終

項目負責人要從工程項目立項開始就設立工程項目資料管理機構和管理人員，負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作。應做到內業資料管理工作貫穿到工程施工的全過程，這樣才能保證內業資料真實有效，相關人員要切實負起責任，做到工程建設與資料整理同步進行，切忌先完成施工任務，而后補資料的現象發生。

2.建立健全資料管理制度是做好內業資料管理工作的基礎

項目管理部門在工程建設初期就應結合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規定，明確建設單位、施工單位、監理單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。

工程項目管理單位和監理單位，在項目開始之初就應制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據、好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規范性。

項目部應制定出一整套科學完善的管理制度。如：《內業資料的收集范圍和工作細則》、《資料員職責》和《技術書籍借閱制度》等一系列制度，使內業資料管理工作從制度上予以保證。只有加強工程建設各階段內業資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，才能保證施工技術資料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠。

3. 嚴格把住竣工驗收關，使工程竣工資料發揮憑證作用

在竣工驗收階段，項目內業資料相關人員應密切配合工程管理部門、監理部門的工作，確?？⒐べY料檔案的真實性和準確性。使竣工資料在工程項目決算時，真正發揮憑證作用。

四.結束語

總之，為使施工內業資料達到原始性和規范性的要求，不僅需要專業技術，還需要一定的管理水平。同時主管部門也要加強宏觀管理，制定必要的模式和管理辦法，糾正多年來屢次糾正、屢次出現的內業資料問題，只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，從而為建設一流工程項目提供資料方面的保證。

參考文獻：

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（作者單位：鹽城市工程建設監理中心有限公司）