事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析

趙楊

摘要：人事檔案管理直接關(guān)系到人才信息流動，也關(guān)系到單位對人才信息的保留。在今天的社會環(huán)境下，事業(yè)單位所處的社會環(huán)境決定了事業(yè)單位面臨的競爭，因此，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，對于事業(yè)單位的生存和發(fā)展而言，都具有重要意義。本文主要結(jié)合目前的實際情況，對事業(yè)單位人事檔案管理的基本現(xiàn)狀做了簡要分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理;現(xiàn)狀

引言

在事業(yè)單位中，人事檔案管理工作具有重要作用，基于此，本文分析了事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性，通過進(jìn)一步實踐研究，提出了具體的管理對策，在分析過程，工作人員要結(jié)合實際，有針對性的提出更加完善的管理對策，從而才能為事業(yè)單位發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

事業(yè)單位中的人事檔案管理是比較復(fù)雜的工作，能夠依據(jù)此工作對企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行組織考察以及評價。因此，人事檔案管理工作在事業(yè)單位中具有重要意義，必須要及時的提升其規(guī)范性，促使事業(yè)單位人事檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)、合理。

首先，人事檔案管理的規(guī)范性，能夠提升其在人事管理中的作用，促使企業(yè)的招聘工作能夠提高水平，還可以及時的掌握工作人員的工作經(jīng)歷，對其做到精準(zhǔn)的分析，使得企業(yè)內(nèi)的每個人都能被運用到適合的崗位。

其次，在事業(yè)單位的些重要決策制定過程中人事檔案也能發(fā)揮重要的作用。通常事業(yè)單位中存在績效考核、員工考核等多方面的考核內(nèi)容，這些工作與職工的利益有著直接的關(guān)系。職工的業(yè)績、工作成效等內(nèi)容都會記錄在人事檔案之中，事業(yè)單位通過調(diào)閱人事檔案就能對職工做出更加客觀的評價，可以增強(qiáng)決策的科學(xué)性。

2檔案管理現(xiàn)狀

2.1信息化程度較低

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用與推廣，在各行各業(yè)中都取得滿意成績。檔案管理工作中信息化技術(shù)的引入，更有利于事業(yè)單位工作開展，其好處顯而易見。檔案管理工作中利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，可極大提高工作質(zhì)量、效率，減少人為因素誤差。同時信息化技術(shù)的應(yīng)用，可更方便、快捷地進(jìn)行檔案的提取、整理、查詢等。此外，信息化檔案管理實施，更為符合環(huán)保理念，減少成本等，可使重要地方有更多資金周轉(zhuǎn)運用。但實際情況，目前大多數(shù)事業(yè)單位仍然較為守舊，沒有意識到檔案管理信息化的好處與優(yōu)勢，導(dǎo)致即便實施信息化檔案管理，但落實不夠徹底，依然應(yīng)用傳統(tǒng)檔案管理模式。

2.2事業(yè)單位人事檔案管理工作內(nèi)容逐漸增多，但與實際需求存在差距

事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容幾乎涵蓋了與事業(yè)單位人才信息相關(guān)的全部內(nèi)容，而事業(yè)單位在人才組成上，受編制影響，相對穩(wěn)定，所以在過去，事業(yè)單位人事檔案管理工作的內(nèi)容，也主要集中在人員信息的存儲自己人才信息內(nèi)部變換更新等方面。而隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位人員流動在不斷增多，同時，事業(yè)單位在工作中，與其他單位的交流也在不斷增多，這些都在一定程度上對事業(yè)單位人事檔案管理工作產(chǎn)生影響。所以為了更好的應(yīng)對當(dāng)前的環(huán)境，事業(yè)單位人事檔案管理工作在內(nèi)容方面，也在不斷增多，特別是關(guān)于人員流動時的檔案及人事信息管理等，逐漸成為了人事檔案管理工作的重要內(nèi)容。此外，在人員接收、人員變動等方面，事業(yè)單位人事檔案管理也開始引入新的內(nèi)容，以更好的處理相關(guān)信息。除了人員信息外，今天的事業(yè)單位人事檔案管理工作，也增加了與人相關(guān)的其他內(nèi)容管理，這也為人事檔案管理提供了更多的便利。所以說，事業(yè)單位人事檔案管理工作的內(nèi)容不斷增加，這是目前事業(yè)單位人事檔案管理工作的一個基本現(xiàn)狀。

2.3管理力度薄弱

由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作的重視度不足，導(dǎo)致其管理手段落后、管理水平不高、管理力量薄弱，不重視檔案管理工作。近年來，隨著事業(yè)單位科室重組、機(jī)構(gòu)調(diào)整，改革的縱深推進(jìn)，檔案管理工作崗位變動。部分檔案管理人員，對工作性質(zhì)覺悟不高，重視度不足，且大部分未經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓(xùn)，對于檔案管理工作中的裝訂、歸檔、整理、收集等業(yè)務(wù)并不熟悉，甚至大部分人員兼職檔案管理，投入精力不足。檔案管理工作中，對于檔案資料未及時整理歸檔，對檔案管理水平造成嚴(yán)重影響。而檔案管理設(shè)備上，大多仍然采用“因陋就簡”的原則，將庫房、查閱、辦公等集為一體，缺乏鐵窗、鐵門等基礎(chǔ)設(shè)備，同時缺少防盜、防潮、防火等安全措施。管理手段單一陳舊，大多是采用人工方式進(jìn)行調(diào)閱檔案，嚴(yán)重影響工作效率。而紙質(zhì)檔案對保存要求較高，若多次翻閱、陽光照射，檔案資料存在較高損害風(fēng)險，易發(fā)生字跡褪色、紙張發(fā)黃等情況，對檔案完整性造成直接影響。

3應(yīng)對措施

3.1加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的信息化管理

首先，在人事檔案管理各項工作的推進(jìn)過程中，要充分利用計算機(jī)和信息化技術(shù)，在最大程度上發(fā)揮信息化的重要價值。例如，可以有效建立人才信息資源庫，使事業(yè)單位人力資源優(yōu)勢得到更大程度的發(fā)揮。其次，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用下，進(jìn)一步創(chuàng)新人事檔案管理模式，更有效的提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量。最后，對人事檔案管理工作者進(jìn)行切實的計算機(jī)操作技能培訓(xùn)，進(jìn)一步提升工作的信息化管理水平。

3.2針對人事檔案管理制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化

人事檔案管理工作所涉及的內(nèi)容十分繁雜，為管理人員的工作帶來了很大的難度，所以要注重檔案管理規(guī)章制度的建立健全。首先，要結(jié)合實際情況確立相應(yīng)的管理制度，使管理者能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行更有針對性的管理，對信息檔案進(jìn)行收集、整理、移交、利用等通過操作更有章可循，有條不紊。其次，對相關(guān)制度進(jìn)行進(jìn)一步健全和完善，同時，定期或不定期的對檔案管理者進(jìn)行考核，針對其業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行綜合性的檢驗和考核。最后，貫徹落實獎懲責(zé)任制度，不定期的對管理工作者的實際工作進(jìn)行嚴(yán)格審查，包括檔案管理登記情況、是否丟失和擅自修改等，對工作失誤者給予責(zé)任追究處理。

3.3結(jié)合工作實際，優(yōu)化檔案管理機(jī)制

健全檔案管理機(jī)制是實現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和保障，因此要對檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，通過崗位責(zé)任劃分、工作內(nèi)容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進(jìn)行完善。首先，對檔案管理制度進(jìn)行公布，確保檔案管理制度能夠落實到位，確定檔案管理的主要人員，并由負(fù)責(zé)人對檔案管理進(jìn)行監(jiān)督管理;其次，召開檔案管理規(guī)范化會議，通過管理制度的制定、管理人員的升級等確定一個較為規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，保障檔案實施的規(guī)范化運行;再次，做好檔案管理的宣傳工作，要求各部門與檔案管理部門做好協(xié)調(diào)，確保檔案材料收集的準(zhǔn)確性、檔案資料使用的便捷性、檔案借閱的安全性等;最后，責(zé)任落實到位，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督管理，確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。

結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理關(guān)系到事業(yè)單位的長久發(fā)展，更關(guān)系到事業(yè)單位內(nèi)部人才保護(hù)，今天的社會發(fā)展是以人為核心的發(fā)展，所以不斷完善事業(yè)單位人事檔案管理工作，是事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。

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（作者單位：牡丹江市醫(yī)療保障局）