淺談檔案價值鑒定工作

孫文靖

摘 要：檔案鑒定是對材料價值的判定，通過鑒定，保留有價值的記錄材料，剔除無保存價值的記錄材料。檔案價值鑒定是檔案工作的一項重要內(nèi)容，也是做好檔案利用工作的基礎。為此，筆者結(jié)合多年檔案實踐工作，就檔案價值鑒定的原則和標準進行分析。

關鍵詞：檔案鑒定；原則；標準

檔案鑒定工作主要體現(xiàn)在以下幾個階段：制定歸檔范圍和保管期限表時對材料價值的預判；歸檔前對材料鑒定篩選；歸檔后檔案人員劃分保管期限；檔案保管期滿是否繼續(xù)保存的鑒定。歸檔前對材料的鑒定，是業(yè)務部門對擬歸檔的文件材料初步進行保存價值鑒定并篩選，主要是依照歸檔范圍來進行取舍，這是決定記錄材料能否轉(zhuǎn)化為檔案的關鍵一步。歸檔后鑒定分2個階段：一是檔案人員對移交的材料根據(jù)保存價值合理劃分保管期限；二是對那些已到保管期限的檔案提出鑒定報告，由單位檔案鑒定工作領導小組對檔案材料進行價值鑒定，有價值的檔案材料繼續(xù)保存，失去保存價值的檔案材料按規(guī)定報批銷毀。

一、檔案價值鑒定原則

（1）發(fā)展性原則。發(fā)展的原則是指要以發(fā)展變化的思維判定檔案未來的查考和歷史研究價值。首先，檔案是過去某一階段的歷史記錄，判斷其否保存及價值大小，應該結(jié)合當時的歷史背景；其次，認識到隨著歷史的演變和社會的變遷，檔案所體現(xiàn)的價值和作用也會隨之改變，一定要用發(fā)展的眼光預判檔案的價值。當前那些有查考作用的檔案材料在未來也許沒有利用價值；當前還沒發(fā)揮作用的檔案在今后也許大有用處。因此，在鑒定檔案材料價值時堅持發(fā)展性原則，不僅分析檔案當前的作用和現(xiàn)實查考使用價值，而且還要預測今后的利用需求和歷史研究價值，盡可能相對準確鑒定檔案材料的保管期限。

（2）全面性原則。全面性原則是指要全方位、多層次預測檔案利用需求。多方面審視檔案的價值，不僅根據(jù)一部門或一個方面的需求來鑒定檔案的價值，而且還要從整體、全局角度分析、考量檔案的價值。檔案利用的價值有多方面，只有從全方位分析，才能相對準確判斷。事實上，某一部門不再需要的檔案，對其他單位可能還很需要，所以應充分估計檔案對整個社會發(fā)展所起的作用。我們一定要全面分析檔案材料內(nèi)容，預測和判定可能發(fā)揮的作用，從而判斷其保存價值。

（3）歷史性原則。檔案的形成均是在一定的歷史條件下形成的，檔案是歷史的真實記錄。我們在判定檔案價值時，要秉持歷史性原則，充分考慮檔案材料的內(nèi)容、形式及檔案材料之間的歷史聯(lián)系，對檔案保存與否及保管期限做出科學合理的判斷。

（4）寬嚴性原則。寬嚴性原則是指：在一個相同的案卷中保存有不同保管期限的材料，則這個案卷的保管期限應從長；針對那些不易判定保存和銷毀的檔案材料，應保存；經(jīng)過檔案鑒定小組鑒定后準備銷毀的檔案，不妨擱置一小段時間，經(jīng)過實際工作確認毫無利用價值后，再進一步實質(zhì)性銷毀；單位唯一保存的檔案材料，那么保管期限則放長些；立檔單位形成的檔案材料應放長保管期限，其他單位的檔案材料可縮短保管時間。

二、檔案價值鑒定標準

（1）來源標準。檔案的來源大大影響著檔案的價值，檔案形成者的地位、級別、重要性直接影響著檔案的價值。檔案來源是指檔案的形成者，不同來源的檔案其形成的檔案價值也不同。檔案形成者的地位、級別、重要性、影響力越高，則其檔案價值就越大；檔案形成者的級別、地位、重要性越低，其檔案價值就會變得較小。另外，在鑒定檔案價值時，要考慮到外單位來的材料在其形成單位已經(jīng)作為重點加以保存了，所以本單位形成材料應作為檔案主要保存內(nèi)容，避免國家檔案材料大量重復保存。

（2）內(nèi)容標準。檔案價值大小最重要的一個因素是檔案所反映的內(nèi)容，因此檔案價值鑒定基本標準是內(nèi)容標準。價值較大檔案材料主要有：本單位工作活動中形成的具有依據(jù)憑證作用的檔案材料；需要貫徹執(zhí)行的上級單位制定的規(guī)定辦法制度等文件材料；反映本單位主要職能活動及記錄重大事件、重要活動的文件材料等。價值較小的檔案材料：事務性、階段性、參考型等檔案材料。

（3）時間標準。規(guī)定禁毀時間。前普魯士國家機密檔案館館長邁斯奈爾在 1901年提出的七條鑒定標準中的第一條是“高齡文件應該受到尊重”。檔案是唯一的，其原始記錄性是無法復制的，因此其歷史研究價值應引起重視。所以國內(nèi)目前保存的民國以前的檔案以及革命歷史檔案是禁毀的。直接明確保管時間。例如國內(nèi)對會計檔案的保管期限就有具體的時間規(guī)定，明確規(guī)定了保管期限永久、30年、15年、10年等幾種。間接推算保存時間。比如合同、協(xié)議等一些有時效的文件材料，可以根據(jù)材料生效終止時間推算其存毀時間，具有操作性。

（4）形式標準。檔案的形式包括文種、稿本、外形特點、記錄方式等。命令、決定、條例、指示等文種的價值，常常比通知、信函等文種的價值要大；定稿、正本的法律效力較高，價值大于草稿、副本。另外，檔案的外形特點，例如一些特殊載體的孤本檔案，也對檔案的價值起到很大的影響；有些檔案可能因其具有歷史研究價值或文物性質(zhì)，其價值也會提高。

（5）需求標準。管檔目的是為了用檔，要全面了解社會方方面面利用者對檔案的需求，才能相對準確地判斷檔案材料的價值。檔案部門在鑒定檔案價值時一定要站高望遠，視野要寬，放眼整個社會，不要僅局限于本單位。

（6）功能標準。功能標準是指檔案具備的主要功能對其價值的影響。功能標準對檔案價值的影響實質(zhì)是記錄對象、時間因素對檔案價值的作用。有的檔案材料隨著所記錄對象的失去，也就失去了大部門檔案材料利用的價值，如某些項目基建工程檔案、 設備儀器檔案等，檔案的價值一般以實物壽命為限，當建筑物拆遷，設備型號淘汰報廢了，很大一部分檔案材料的功能也隨著失去；有的檔案材料隨著時間推移，越來越珍貴，例如水文、氣象等檔案材料，不僅不會隨時間而失去價值，而且其檔案功能所體現(xiàn)的價值還會日益提高。

綜上所述，檔案價值鑒定采取的是綜合鑒定方法，在堅持上述原則和標準下，分析檔案的內(nèi)容、形式、特征等諸多因素，綜合判定檔案價值大小，最大程度確保有價值的檔案材料得到妥善保管，發(fā)揮其應有的作用。

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