教材采購及發(fā)放管理辦法

蘇明

【摘 要】教材的質量直接體現(xiàn)著高等教育和科學研究的發(fā)展水平，教材是教師組織實施教學和學生學習的主要依據(jù)，是教師傳授知識、學生學習知識和技能的重要載體，是開展教學的必備工具。搞好教材建設與教材管理，是深化教學改革，提高教學質量，穩(wěn)定教學秩序，實現(xiàn)高等學校人才培養(yǎng)目標的重要保證。選擇使用高質量教材是提高教學質量和知名度的保證和前提。因此，有必要就教材的采購、管理及發(fā)放制定出一些規(guī)定，以保證教學研究的健康發(fā)展。以下是小型教材室的采購、管理及發(fā)放淺談一下自己的想法。

【關鍵詞】教材；采購；管理

一.在教材室建設方面

首先在教材室管理方面，我將其分四個區(qū)域存放。一是過期及舊版本書籍存放區(qū)：是將學生退書、留用資料的舊版書籍及各班級輔導員退回的舊教材存放于此；二是自編教材及講義存放區(qū)：是將教師根據(jù)教學需要，自編的輔助教材、講義及函授班等自印教材的存放區(qū)；三是中外合作辦學教材存放區(qū)：中外合作辦學的教材多為時代經濟出版社出版，這些多余教材書商不接受退書，因此設區(qū)存放。四是資料區(qū)：此區(qū)域是專門為教師查詢資料、出試卷，教師用書之區(qū)域。

二.教材征訂、驗收

教材征訂的三原則：

1.適用原則：選用的教材應符合課程教學大綱要求。

2.選優(yōu)原則：優(yōu)先選用面向21世紀課程教材及適合我院自學考試的優(yōu)秀教材。

3.更新原則：要結合學科、各專業(yè)的調整，加強教材的更新?lián)Q代，優(yōu)先選用近年出版的教材。

教材采購采用公開招標的辦法。堅持以“公開、公平、公正”的原則，嚴格按照有關規(guī)定和程序進行招標，每年一次，從中選定2-3家有資質、有良好信譽、能提供優(yōu)質服務的供應單位，以確保教材采購工作的質量。

教材征訂，就是將各系部教學秘書的請購報單逐一進行審定、匯總、篩選，查找出不合適的教材，及時和教學秘書或教師本人溝通，提議更換。將核實匯總后的教材訂單報給供應商，并不斷地和供應商聯(lián)系，確定到貨時間，并及時解決其中出現(xiàn)的問題。教材采購工作應遵循“透明公開，廉潔高效；計劃準確、規(guī)范管理；確保質量，方便師生”的原則。教材采購人員應嚴守國家法律法規(guī)和廉潔自律各項規(guī)定，按照有關采購程序進行，主動接受監(jiān)審部門的檢查監(jiān)督。教材采購人員應具備高度的工作責任心，力求節(jié)約，反對浪費，廉潔高效地履行職責。教師選用教輔教材實行報批負責制。先由任課教師提出申請，系主任簽字，報學院主管教學院長審批簽字后，方由教材室訂購。在校學生使用的各類教材，均由教材室統(tǒng)一訂購，其他部門或教師不得自行批量訂購教材。

每學年分春季和秋季，每年4月15日至5月15日為預訂本年度秋季學期教材的時間。10月15日至11月15日為預訂次年度春季學期的教材時間。各教學秘書必須在規(guī)定時間內向教材室提供教材請購表（教材預定表），并注明：教材名稱、編著人、出版社、書號、課程代碼、使用班級、學生人數(shù)等信息，同電子文檔一并報教材室，逾期不報造成不良后果的，責任自負。

對各教學秘書報送的教材預訂計劃，及時做好教材訂購的復核工作，核查教材名稱、訂購數(shù)量、課程代號等各項信息，避免重訂、漏訂造成資金的浪費，確認準確無誤后，編制教材采購計劃，發(fā)至中標供應商。教材報訂后，如果有版本變更、修訂、停印等方面的問題，應及時向教學秘書反饋信息，并且重新落實教材的訂購。

因招生計劃、課程、專業(yè)變動造成教材漏訂的要及時采取措施，辦理追訂手續(xù)，以保證教學需要。人為原因或工作失職造成的教材漏訂、錯訂的，要追究有關人員的責任。

教材的驗收：教材應由供貨商送貨到校并負責卸貨，并將教材整齊地堆碼到指定位置。接收時驗收人當面清點教材的品種、數(shù)量和質量，清點無誤后在供貨清單上簽字驗收。清單應一式三份，雙方各持一份，另一份為報銷明細。

教材入庫后應再次核對，對照教材訂購清單，仔細核對教材名稱、數(shù)量及教材質量等信息，若出現(xiàn)問題應及時與供應商聯(lián)系。

實行教材“零庫存”管理。教材的庫存僅保持每學期學生和教師所需用書，所進教材均在本學期投入使用。對缺頁、倒裝、殘損教材進行調換，多余教材無條件退給供貨商，以減少庫存教材的占有量，有效地利用資金和減少浪費。

三、學生領取教材

教材發(fā)放：教材發(fā)放是整個教材管理工作的中心環(huán)節(jié)，也是最容易出現(xiàn)差錯的環(huán)節(jié)，要將教材準確無誤地發(fā)放到學生手中，必須特別重視這一環(huán)節(jié)：

（一）是分清一書多名和課程名稱與標準教材名稱之分；如禮儀方面的教材就包括服務禮儀、商務禮儀、國際禮儀概論、社交禮儀、禮儀常規(guī)等。市場營銷課程就包括國際市場營銷學、市場營銷概論、市場營銷基礎、市場營銷案例等標準教材名稱，或教材名稱相同而編寫人不同等。以上情況是造成教材發(fā)放出現(xiàn)差錯的主要原因，在工作中應加以高度重視，避免出現(xiàn)此類差錯。

（二）是制作好教材出庫清單。教材出庫清單既是教材發(fā)放時避免錯誤的有力保證，也是最后結算教材費用的重要依據(jù)，并注明班級、教材名稱、數(shù)量、單價、金額等。將計劃發(fā)放書籍的時間做好記錄，由各班主任帶領學生當場清點簽收。教材要做到三清點：教材到貨入庫時要清點，按班級人數(shù)發(fā)放時要清點（學生領取時要當場清點）。

（三）是安排好領用順序，以免各班蜂擁而至，爭先恐后，甚至為爭先后順序而發(fā)生摩擦事件的發(fā)生，也會增加差錯的發(fā)生率。領取教材時要當場檢查，點清種類和冊數(shù)，發(fā)現(xiàn)不符，當場解決；發(fā)現(xiàn)有缺頁、漏印等印刷錯誤，可在一周內調換。因此，要做到在開課前留出二至三天時間發(fā)放教材。

（四）是及時補退教材，教材發(fā)放以后，各班因為學生數(shù)量的調整而需要增補或退還部分教材的應及時處理。

（五）是學生因丟失教材，需另購時，要想方設法為學生調劑用書，并根據(jù)學院規(guī)定，教材室不對外售書、不收現(xiàn)金的規(guī)定，為其做好記錄，在期末結算教材費時扣除費用。

（六）是將剩余教材暫時存放一段時間，以便學生發(fā)現(xiàn)書籍有殘頁、缺頁、漏印等問題及時更換。一個月后將剩余教材整理、清點，退還給書商，以免不必要的積壓，努力做到零庫存。

（七）是任課教師的教學用書，原則上應由各專業(yè)的教學秘書領取后，發(fā)給有關教師，并在教師用書的領用本上做好記錄。同版本教材一般只領取一次，如有破損可以重新領取。非任課教師，如非工作需要不能以任何理由領用教材；如需領用，應提請分管院長批準方可。

四、教材費管理

教材費實行按學年預收的辦法。由校財務處統(tǒng)一收取和管理，并在校財務處單獨設帳，?？顚Ｓ谩＝滩馁M主要用于教材采購、搬運、勞務和學生退費等。教材費結算一律采用明折明扣，讓利學生，并且明確列入購銷合同和協(xié)議中。每學年按學生實際領用的教材，以班級為單位結算一次，除實際教材費用外，扣除損耗、搬運費等必要的支出，根據(jù)每個學生的教材實際領用情況，核算好每個人的書籍費，從預收的教材費中扣除其書籍費和必要的支出（如：損耗、搬運費及另購等），并制作出表格，再交由班主任及個人核對，準確無誤后，上報校財務處，將余款和教材訂購中的折扣全部退還到學生銀行卡內。多退少補。

五、教材庫管理

教材庫必須保持整潔、干凈、衛(wèi)生，閑雜人員一般不得在教材庫逗留，教材應按專業(yè)上架，排放整齊，領用教材人員應自覺遵守教材庫管理制度，不得在教材庫隨便翻閱書架上的教材，過時積壓教材，由教材管理人員提出報廢理由和積壓原因，報財務處審批，并提請分管院長簽字同意后可作報廢處理。

結束語

綜上所訴：教材管理是一項長期而又細致的工作，教材室的管理工作還應包括防火、防盜及安全用電等安全防護措施，滅火器材應定位擺放。還要做好溫度和濕度的控制：高溫高濕會使一些紙張中耐熱性較差的字跡產生油滲現(xiàn)象，導致字跡模糊不清，加速紙張纖維的潮濕、水解，導致紙張的強度下降。過于干燥或長期在低溫環(huán)境中存放，會使紙張中的水分過度蒸發(fā)，紙張變硬變脆，也會導致紙張的強度下降。室內的溫濕度不能頻繁的、大范圍的波動，這將會使紙張的纖維結構遭到破壞，使紙張變形、不平整、膠質部分遭到破壞，同樣會使紙張的強度下降。溫濕度過大還有利于有害物的生長繁殖：昆蟲生長發(fā)育最適宜的溫度為22-32℃，相對濕度大多為70-90%，在適宜的溫濕度下這些有害昆蟲會大量繁殖，它們會以紙張及紙張中的膠質物為食，造成書籍損壞，無法使用。

基于以上幾點，并參考《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》，溫度在14-24℃，相對濕度在45-60%有利于教材資料的存放。高溫高濕、低溫低濕環(huán)境對教材的保管都是不利的，因此，教材室除安全防護外，還要對溫濕度進行控制和調節(jié)，使之處于適宜狀態(tài)，有利于教材、資料的長期存放。

參考文獻：

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（作者單位：南京航空航天大學繼續(xù)教育學院）