信息化檔案管理中新技術的應用研究

王萍 ??

摘 要： 檔案管理工作在各個行業發展中都占據著重要地位，傳統的檔案管理方式存在嚴重弊端，影響了各項工作的開展。信息化技術在檔案管理工作中的應用提高了工作效率，降低了成本，提升了服務質量。文章主要對信息化檔案管理中新技術的應用進行研究分析，依據實際情況提出一些意見，旨在提高檔案管理水平。

關鍵詞： 檔案信息化；新技術；信息化管理

【中圖分類號】 F49 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 2236-1879（2018）11-0239-01

隨著社會的發展，信息化技術已經逐漸應用到各個行業，為人們的日常生活和工作提供了極大便利。在檔案管理工作中，信息化技術的應用實現了檔案管理的系統化，提升了檔案管理水平，為各項工作的順利開展奠定了基礎。

一、信息化檔案管理的必要性

在傳統的檔案管理工作中基本都采用人工對相關信息進行記錄，然后將資料分類儲存，此種檔案管理當時存在許多弊端，例如：（1）所有的資料都是以紙為載體進行記錄，會產生大量的數據信息，并且不容易保存，易出錯，易丟失；（2）在資料查閱過程中，工作人員需要耗費大量的經濟和精力，并且工作效率低下。信息化檔案管理能夠有效解決傳統檔案管理中存在的弊端，相較于傳統檔案管理方式，信息化檔案管理具有很多優點：（1）能夠將紙質檔案轉化為信息資源，并且備份功能解決檔案丟失的風險；（2）工作人員在資料查閱中，可以依據關鍵詞在檢索中搜索，提高了工作效率以及服務質量。（3）工作人員能夠通過網絡系統及時對各項數據進行查看，實現資源共享。

二、信息化新技術在檔案管理中的應用

1.云計算機技術的應用。

云計算機技術在檔案管理中的應用能夠提高檔案管理水平。云計算機系統主要是以動態、虛擬、可延伸的方式為基礎對檔案進行管理，能夠實現基礎設施以及服務的統一管理，可以將檔案按照不同方式進行整理儲存，將其存放在云計算機管理中心，不僅提高了檔案管理水平，還能實現檔案資源的共享，使得檔案管理更加規范，一定程度上提高了檔案管理水平。此技術在實際應用中主要包含了：計算機資源建設、縮微、掃描等技術，能夠快速的對信息進行錄入整理，并且具有良好的安全性，保證檔案信息資源管理價值最大化。

2.檔案分類管理新技術的應用。

計算機技術在檔案管理中應用使得檔案管理更規范化。機讀檔案可以根據檔案文件的不同對其進行分類整理，提高檔案管理工作效率。機讀檔案管理可以分為：文本材料、應用系統數據文檔等，由于其工作介質不同，需要一些輔助軟件，起初的管理軟件都是以C-S為基礎一些軟件，這種管理系統對相應的硬件設備要求較低，工作人員只需要一臺電腦就可以完成。在查詢中只需要輸入關鍵詞就能夠快速找到所需內容。科技不斷發展，一些新技術也被應用到檔案管理中，新技術主要是以B-S為基礎，其本質是由管理軟件改變為對各種單位流量信息進行管理；并且用戶登錄以及瀏覽都是通過瀏覽器實現。兩種不同的技術在應用中各有利弊。以B-S為基礎的技術在系統優化升級方面占據優勢，管理員只需要對系統進行升級；而是以C-S為基礎的技術需要對各個子部件進行分開維護。以C-S為基礎的技術在信息安全方面更具優勢，主要是因為檔案服務器和用戶之間的客戶端兩者之間是相互獨立的，并且用戶之間數據交流信息是透明的，因此，其安全性能較高，適用于較為機密度較高的檔案管理工作。以B-S為基礎的技術其優勢在于信息的共享以及交交流能力較強，適用于公共檔案管理。

三、提高檔案管理信息化的措施

1.加強對工作人員的培訓。

在檔案信息化管理中，工作人員對檔案管理工作的質量具有直接影響，因此，加強對工作人員的培訓十分重要。從檔案管理角度出發，工作人員對檔案信息化的認知程度對檔案管理具有直接影響。在上崗前，相關部門應該做好崗前培訓工作，使其明確檔案工作的主要內容以及重要性，使其能夠從思想層面認識檔案管理，增強其責任感。在培訓工作完后期，應該及時對其進行考核，通過以后發放工作證，持證上崗。

2.推進檔案管理信息化進程。

在實際工作中，首選，管理部門應該打破傳統思想的局限，拓寬信息化管理觀念。以信息化技術為基礎，對檔案管理的模式進行創新，簡化工作流程，保證信息的完整性，構建完善的監管機制，促進資源整合，實現對檔案管理信息的二次利用，能夠提升人們對檔案管理重視。另外，工作人員在不斷完善自身的同時還要善于發現，積極進行研究，對工作方式進行創新，提供更好的服務。在信息化檔案管理中，計算機是重要的載體，能夠實現對各項數據的信息的整合，從而提高工作效率。

3.加強對管理機制的建設。

科學合理的管理機制是所有工作順利進行的根本，因此，在檔案管理中，必須要制定一項較為完善的管理機制才能保證各項工作的順利開展。現階段來說，檔案管理工作中并沒有較為完善的管理機制，導致工作人員沒有責任心，不能全身心投入到工作中從而影響了工作質量。因此，在檔案管理中，應該設置檔案管理部門以及監管部門，管理部門主要是對工作人員進行管理、制定完善的工作計劃，將各項工作落實到人使工作人員能明確自身工作內容以及責任。另一方面，在檔案錄入時，還要有專門機制對其監管，從源頭上保證資料的完整性、準確性。對于一些機密性較高檔案可以對其進行加密處理，防止信息泄露，進步提升檔案的安全性。監管部門還要定期對系統的安全性能進行排查，做好記錄。

四、總結

綜上所述，新技術在檔案信息化管理中的應用具有重要意義，不僅能夠提高檔案管理水平，而且還能降低成本、提高檔案的安全性。在實際應用中，應該從工作人員、檔案管理系統等方面入手，制定有效措施，加強對工作人員的培訓，使其具有良好的責任心，才能保證檔案信息的準確性以及安全性，才能源頭上提高檔案管理水平，提高服務質量。

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