機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理思考

文麗華

摘 要：為了保證機關(guān)事業(yè)單位之中干部個人人事檔案管理工作有良好質(zhì)量，應(yīng)認(rèn)識到干部個人人事檔案的重要性，并能結(jié)合干部個人人事檔案管理工作需要以及機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展特點制定相應(yīng)的管理工作方案。本文就機關(guān)事業(yè)單位之中干部個人人事檔案的管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：機關(guān)；事業(yè)單位；人事檔案；管理；干部

機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中的干部個人人事檔案記錄了大量的干部個人信息，這些信息對全面了解干部、完成對干部的考察工作有重要價值。因此也就需要機關(guān)事業(yè)單位之中的干部個人人事檔管理部門能做好相應(yīng)的管理工作，避免由于干部個人人事檔案信息管理方面問題而影響機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

1 機關(guān)事業(yè)單位之中干部個人人事檔案管理方面的不足

1.1 對于干部個人人事檔重視程度偏低

在機關(guān)事業(yè)單位的不斷發(fā)展中積累了大量的干部個人人事檔案，這些檔案信息對于機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展以及干部選拔、監(jiān)督均有重要意義，但在實際的干部個人人事檔案管理方案，檔案管理工作者對于干部個人人事檔案重視程度偏低。在開展管理工作的時候，工作內(nèi)容主要以紙質(zhì)文件資料的裝訂整理以及電子信息錄入為主，認(rèn)為干部個人人事檔案管理工作中只要保證檔案資料不會丟失即可，對于干部個人人事檔案管理工作重視程度偏低，影響了干部個人人事檔案管理工作的高水平發(fā)展。并且這種工作理念也使得干部個人人事檔案管理工作有較大的被動性，常常是在某部分工作出現(xiàn)問題時候才著手完善、優(yōu)化，這就極大的限制了檔案管理工作的實際效率以及干部個人人事檔案的利用率。

其次，還有部分干部對自己的干部個人人事檔案重視程度偏低，這部分干部認(rèn)為自己未來晉升空間較小，或者是處于其他思想角度的考慮，使得干部自己對于干部個人人事檔案重視程度偏低。但實際上，干部個人人事檔案和干部工資獎金數(shù)額、勞動保障、福利待遇等方面具有聯(lián)系，更是和干部自己的未來晉升發(fā)展、退休養(yǎng)老等環(huán)節(jié)有緊密的內(nèi)在聯(lián)系。

1.2 干部個人人事檔案管理工作水平偏低

從當(dāng)前的干部個人人事檔案管理工作來看，干部個人人事檔案管理工作有著保密性、專業(yè)性強的特點，對于管理工作者個人素以及管理工作模式有較高要求。需要工作人員能在具備良好政治素養(yǎng)的同時還能有豐富的干部個人人事檔案管理經(jīng)驗。但當(dāng)前部分干部個人人事檔案管理人員其個人素質(zhì)未能達(dá)到這一要求，部分工作人員是從其他工作崗位上臨時調(diào)崗過來的，這就導(dǎo)致工作人員未能遵照管理規(guī)范以及要求開展工作，在實際的工作中可能會直接將檔案放到檔案庫中，甚至干部個人人事檔案還可能被隨意堆放，不利于檔案管理工作的開展，限制了檔案管理工作的正常發(fā)展，也可能會對干部個人人事檔案完成性造成影響。

其次，在部分機關(guān)事業(yè)單位中還存在工作人員年齡兩極分化的問題，部分年齡較大的管理工作人員不具備專業(yè)的管理知識，在進(jìn)入到工作崗位之后也沒有經(jīng)歷專業(yè)的培訓(xùn)，這些情況的存在均使得干部個人人事檔案管理工作的實際質(zhì)量受到了影響。這種專業(yè)性的不足在開展干部個人人事檔案審核、認(rèn)定等重要環(huán)節(jié)中不足十分明顯。

1.3 干部個人人事檔案信息準(zhǔn)確性、完整性有待強化

在當(dāng)前的干部個人人事檔案管理工作之中，需要保證干部個人人事檔案信息有良好的全面性，這樣才能保證干部個人人事檔案有相應(yīng)的價值，尤其要能注重對干部個人年齡信息、參加工作時間信息、入黨時間信息、個人學(xué)歷信息、工作期間主要經(jīng)歷以及干部身份信息進(jìn)行嚴(yán)格的管理。但在實際的干部個人人事檔案中，有時會出現(xiàn)檔案記錄信息和干部個人實際信息出現(xiàn)不符的情況。比如部分檔案資料中填寫的陽歷生日日趨，而在另外一些檔案資料中卻填寫的是陰歷生日信息，在對檔案信息進(jìn)行管理的時候還需要借助萬年歷進(jìn)行出生日期的轉(zhuǎn)化，導(dǎo)致干部個人人事檔案管理人員的實際工作量明顯增加。

2 干部人事檔案管理問題的對策分析

2.1 成立檔案管理中心

由于干部人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，建議機關(guān)事業(yè)單位以局為單位，設(shè)立檔案管理中心，將全局檔案統(tǒng)一收集保管，配備專業(yè)的檔案庫房、整檔工具以及實現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設(shè)施。設(shè)置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護(hù)、信息錄入等工作。在人員選擇標(biāo)準(zhǔn)上，必須滿足政治覺悟高、責(zé)任心強、工作作風(fēng)踏實嚴(yán)謹(jǐn)條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請專家對檔案管理人員進(jìn)行檔案和計算機方面的上崗培訓(xùn)，建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍。

2.2 建立良好的溝通渠道

檔案管理部門在與干部個人溝通時，經(jīng)常會出現(xiàn)干部不愿配合查找原始資料或補充欠缺材料的現(xiàn)象，有的是怕麻煩，有的是認(rèn)為檔案不重要，缺材料也沒關(guān)系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時補充收集檔案材料。此外，還應(yīng)當(dāng)加強檔案管理部門與紀(jì)檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協(xié)調(diào)，加強本單位內(nèi)部各工作機構(gòu)在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協(xié)調(diào)。

2.3 嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)

在機關(guān)事業(yè)單位人員入口管理中，對新增的人事檔案及散材料要進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)，按照干部人事檔案管理規(guī)范，把需要完備、需要補充的檔案材料及時通知到單位或個人，限期補充完整，否則不予歸檔。對于入檔材料的填寫規(guī)范和要求，應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時應(yīng)強調(diào)入檔材料的重要性、與個人利益的密切聯(lián)系，引起足夠重視。

2.4 建立電子檔案信息系統(tǒng)

首先要做好檔案管理信息化前期準(zhǔn)備，即做好紙質(zhì)檔案的完善工作，這是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的依據(jù)和基礎(chǔ)。目前，山東省對干部人事檔案管理的要求是對檔案進(jìn)行二級分類，即將推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫也將在檔案二級分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行。其次，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應(yīng)該按照機關(guān)事業(yè)單位干部管理的實際需求，引進(jìn)合適的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的計算機技術(shù)培訓(xùn)，使之熟練掌握數(shù)據(jù)庫的操作、使用和維護(hù)。

3 結(jié)束語

干部人事檔案是歷史的、全面的考察了解干部的重要依據(jù)，體現(xiàn)了干部的基本誠信，是衡量干部素質(zhì)的重要方面，也反映了組織人事部門的管理水平。需要管理部門能引進(jìn)相近管理模式、設(shè)備，實現(xiàn)干部個人人事檔案信息管理工作質(zhì)量的全面提升。

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