淺析信息化背景下文書檔案管理工作

摘 要：隨著大量先進信息技術被廣泛地采用，不僅可以有效改進我國原有的、相對落后的文書檔案管理效率，也有助于改進該領域的整體工作，讓科技給社會公眾帶來更多的便利。理念作為行動的先導，只有在確定努力方向的基礎上不斷進行探索，才能充分取得更好的工作效果。本文在系統梳理文書檔案管理現狀的基礎上，從信息技術層面提出相關建議。

關鍵詞：信息技術 檔案管理 對策

借助于信息技術推動我國的文書檔案管理工作，不僅可以有效改善其工作效率，而且有助于改變該領域相對落后的面貌，信息化以及社會效益之間需要做到相輔相成、相得益彰。本文以信息技術為展開探討的基礎，充分分析了相關資料以及發展現狀，力圖根據我國既有的文書檔案管理水平，特別是借助于先進信息技術，加速推動檔案領域的發展。

一、文書檔案管理信息化的優點

所謂檔案信息化，是借助于現代信息技術，對涉及到的檔案信息資源妥善處置、管理，更好地向社會公眾提供服務，推動檔案管理融入科技現代化的進程。

（一）信息易于檢索

信息化條件下的檔案采取光盤、磁盤作為載體。這樣就有助于解決以往人們在手工操作環境下可能出現的問題，降低信息不完整以及漏抄、誤抄、字跡不工整等情況的概率，不僅節約了人力，也大大提高了工作效果[1]。

（二）信息易于保管

電子檔案一方面可以防蛀、防潮，另一方面易于節能、環保、使用壽命長，充分避免高溫、濕度大條件的影響。其他優點包括電子檔案占用的空間小、操作簡單以及節省資源、穩定性好等。

（三）信息易于傳輸

文書檔案管理以往都是傳統的手工操作，一方面相關工作部門難以及時交流、信息共享，另一方面形成檔案閑置、資源浪費。借助于先進的信息技術，易于采取網絡方式開展信息交流。不僅速度快、效率高，而且充分拓展內容傳遞范圍，信息共享更加便捷。

二、文書檔案信息化的欠缺

（一）面臨標準化方面的挑戰

涉及檔案領域，情況相對復雜，尤其我國在檔案方面的管理常形成分散管理的情況，這就對于管理標準化構成了挑戰。為了處理電子文件，需要根據相關規范性原則，使傳統介質類型的檔案被充分數字化，特別是在保管、傳遞以及利用等過程中，做好有序化、標準化以及規范化工作，降低互不兼容、重復建設情況發生的概率[2]。

（二）人員隊伍不合理

為了達成文書檔案管理信息化，需要大量掌握信息技術、而且熟悉檔案管理工作的人才，但從以往的情況來看，大部分管理人員在相關領域知識單一，而且年齡層次偏大，這樣就形成了一定的觀念老化情況。

（三）技術條件有限

電子檔案需要嚴格的保管條件、保管期限標準，很多部門在檔案信息化過程中技術力量欠缺，對于涉及到紙質檔案都是采用掃描儀等設備進行處理，特別是大部分使用低端平板掃描儀，這樣成本相對較低，但效率不高，保存效果也不夠理想。

三、做好文書檔案管理信息化的對策

（一）要加強硬件設備的配置

為了改進檔案部門信息化管理效果，應該充分認識該項工作的意義，有效爭取有關方面和領導支持，不斷增強設備條件。諸如在檔案信息量不斷增大的條件下，應該借助于先進的電腦技術，使檔案內容得以全方位、多層次、多功能地展示，特別是借助于多媒體形式充分開發，把一些紙質內容的檔案材料大幅度轉化，呈現出全文、全圖、全聲的形式，還可以采取全屏幕自動檢索技術，更便于人們閱讀。

（二）達到規范化標準

對于檔案信息化工作而言，嚴格的標準化、規范化是非常重要的，其屬于該項建設的前提，也是開展的必要條件。以往的檔案管理工作基礎相對薄弱，在檔案的著錄細則方面不僅相容性不強，而且缺乏統一標準，難以適應新的標準下檔案整理以及分類、著錄等要求。

（三）要增強人員隊伍素質

文書檔案管理的信息化需要借助于現代通信技術達成對檔案的縮微化，對其進行光盤化處理。要熟練使用先進的檔案管理設備，就必須打造一支科學技術嫻熟、業務知識精通的檔案人才隊伍，不斷適應檔案管理工作發展的情況，適應社會公眾使用文書檔案的需要。檔案管理信息化建設需要借助于高水平的管理人員來執行，考諸電子文件的內容，可以認為文件在保密性方面是變弱的。這就要求檔案管理人員一方面要有一定警惕性，責任心，另一方面要熟悉身份認證、防火墻以及數據備份等檔案防護措施，增強信息系統防護[3]。

（四）要加強安全網絡化的正常運行

為了形成信息安全利用，應該打造層次分明的信息開發機制，借助于完善權限設置流程，改進涉及檔案數據相關保存、遷移、校驗等方面的機制，充分確保檔案信息的使用安全；對于系統進行安全管理方面，一般是打造防火墻，通過硬件設施處理不安全隱患，促進網絡系統充分安全地運行；另外，國際上也普遍重視在工作流程、文件信息等方面的保密工作。

（五）健全管理制度

第一，規章制度一方面需要充分的合理性、科學性，另一方面應該符合單位特點和工作實際；第二，制度應該富于可操作性，做到簡明實用，同時發揮制度重要的指導、規范作用，檔案部門在行使規章制度方面，應該做到有功必賞、有過必罰；第三，需要突出制度的雙向性，在相關部門中，領導的表現影響制度執行效果，而員工屬于開展工作的基礎，在制度設計方面，需要既約束領導又約束職工，很好地維護相關制度執行過程的嚴肅性。

四、結語

綜上所述，借助于先進信息技術的優勢，對于提高文書檔案管理水平具有重要意義。但是我國在該領域工作仍然處在關鍵的起步、摸索階段，需要切實進行完善。通過改進信息化管理，不僅可以推動文書檔案管理工作，尤其可以讓科研成果充分貼近社會需要、增進社會效益。

參考文獻：

[1] 謝傳奇.淺析信息化檔案管理安全防范之策略[J].科學技術創新， 2017（10）：266-266.

[2] 李金玲.加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考[J].城建檔案， 2017（11）：66-67.

[3] 王偉娜.信息化檔案管理的具體做法與安全性研究[J].卷宗， 2016， 6（6）.

作者簡介：馬才恩（1968-），男，壯族，廣西欽州市欽南區黃屋屯鎮人，現供職欽州市欽南區黃屋屯鎮國土規建環保安監站，職稱專業技術十二級，學歷大專畢業，研究方向：檔案管理。