如何讓庫房檔案管理更科學

扈妍珺

摘 要：庫房檔案管理是確保檔案管理工作完整性的重要前提，也是維護檔案管理工作完整性和安全性的先決條件和重要保障。隨著信息時代的到來，庫房檔案管理工作也越來越受到相關部門的重視和關注。為了適應時代發展的需要和檔案管理工作的實際需求，我們必須采取積極的措施不斷加快庫房檔案管理工作的科學性，使庫房檔案管理的效率和水平能夠得到雙重的提高。

關鍵詞：庫房 檔案管理 科學管理 措施

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

庫房的檔案管理工作是整個檔案管理工作當中最基礎和最重要的組成部分，是整個單位檔案管理工作的主要陣地，也是檔案信息化的依托和基礎。沒有了庫房的檔案管理工作，我們的檔案管理工作將變得沒有頭緒，缺乏秩序。因此，庫房檔案管理在檔案管理工作當中占據著十分重要的地位。為了使庫房檔案管理工作能夠引起相關部門的重視，使庫房檔案管理更加科學高效，我們需要對其具體的制度和實踐工作加以不斷的探究。

一、庫房檔案科學化管理的意義

1.滿足信息管理的時代發展需要

檔案管理的本質就是一種信息管理，隨著網絡技術的發展和信息技術的提升，社會對于信息的處理越來越信息化和科學化，傳統的檔案庫房管理模式在很大程度上已經難以滿足時代發展的要求。傳統的管理模式、管理理念以及管理制度已經遠遠落后于時代發展需要。庫房檔案是所有檔案信息的實體，它的管理直接決定著所有檔案信息的質量，因此實現庫房檔案的科學化管理意義重大，是時代發展進步的需要，也是社會發展的體現。

2.實現庫房檔案管理模式的創新

傳統的庫房檔案管理主要依托人工操作，包括檔案整理、鑒定、檢索和接收這些都依賴于檔案管理人員的逐個操作，使得庫房檔案管理效率低下。當前庫房檔案管理的網絡化、科技化、智能化以及自動化是庫房檔案管理發展的大趨勢，我們能否逐步實現庫房管理創新與科學發展是當前庫房檔案管理的重點和關鍵。庫房檔案管理的科學管理強調檔案的保密工作、技術上的創新以及網絡信息化建設等，全面實現庫房檔案管理模式的創新與發展。

3.提升庫房檔案管理的水平和效率

與西方眾多的發達國家相比，我國的庫房檔案管理工作一直以來還沒有受到應有的重視，檔案管理人才的缺乏也成為庫房檔案管理工作效率低下的主要原因，如何全面提升庫房檔案管理的水平和效率成為當前我國庫房檔案管理工作的核心與重點問題。通過科學化管理理念的提出，我們將會使庫房檔案管理工作進行全面的升級和創新，不論是在人員的配置還是庫房的設計，亦或是先進的管理設施和技術手段，我們都能夠緊跟時代發展的步伐，使庫房的檔案管理工作實現高效率和高水平的運行。

二、實現庫房檔案科學管理的具體措施

1.檔案業務的科學化管理

在庫房檔案管理工作當中，涉及到檔案業務的管理的部分我們一般都稱之為業務管理。業務管理工作是庫房檔案管理工作當中的重要組成部分，它的主要內容包括庫房的編號工作、檔案裝訂及其編號、卷宗的排列、檔案上架工作、檔案存放中索引的編制等多方面的業務。為了使這些檔案管理業務能夠更加科學高效，我們必須要對所有的庫房和檔案架進行統一的編號和分類，尤其是檔案架的排列必須要整齊有序，符合人們的查找習慣。在進行卷宗排列的時候，需要嚴格按照其進庫的先后順序，并要求同一類型、相同系統的全宗要相近排列，而不同類型和不同載體的檔案則需要分類進行保存和管理。

2.行政工作的科學化管理

在庫房檔案管理工作當中，以行政化的手段對庫房進行管理是檔案管理組織化的需要，也是庫房檔案管理工作得以正常運轉的不可或缺的環節。在行政工作當中，人員配備是其核心內容，要想實現行政工作的科學化管理，我們必須做好人員的組織、管理、分配和協調的工作，實行責任目標管理制度和激勵措施，對所有的工作人員定崗定制，定期進行專業的評比與考核，充分激發所有工作人員的積極性，從而使得行政工作能夠更加科學合理。

3.管理技術的創新發展

庫房檔案管理技術的創新是庫房檔案科學管理工作的重中之重，也是推動其科學化管理的根本驅動力。在庫房的檔案管理工作當中，我們必須借助一定的科技設備和技術手段對庫房中的檔案進行全方位的保護，力求所有的檔案不受到損害，最大限度地延長檔案的使用壽命。對于檔案庫房來說，防火、防盜、防干防潮、防高溫、防塵、防光、防微生物以及防止有害生物等都是技術管理應當注意的要點，這使得庫房的建造以及相關后期保護設備和設施的采購都提出了較高的要求，我們必須要予以高度的關注與重視。

另一方面，辦公自動化的發展為庫房檔案管理的現代化帶來了新的發展機遇。利用先進的辦公自動化技術，我們能夠使龐大的檔案業務活動實現電子化、機械化和自動化，徹底改變傳統的工作模式，使庫房檔案管理工作的面貌煥然一新，實現現代化的發展水平。

4.強化保密工作的重要性

要想使得庫房檔案管理更科學，我們就必須強化保密工作的重要性。檔案本身原始記錄性的特點，決定了保密工作必然是檔案管理工作的重點。從檔案的保密性的角度出發，一般情況下我們不應當將庫房設置在辦公樓的最底層，這樣會增加保護的難度。隨著信息技術的發展，檔案保密工作的難度也在不斷加大，因此我們需要對機密內容進行專人看管，嚴禁外部人員入內，并及時做好每日的檢查工作。

5.建立高素質的人才隊伍

科學管理理念的核心應當是以人為本，圍繞這個核心我們應當全面建立高素質的人才隊伍建設，根據庫房檔案管理工作的特點和需求選拔素質較高、專業性較強、富有責任心和職業道德素養的人才，優化人員配置。在平時的工作當中，要積極進行相關的業務培訓工作，不斷提升工作人員的業務能力和工作水平，使用先進的辦公自動化設備和技術，并定期進行全面的考核和評價，使庫房檔案管理工作不斷向科學化、智能化的方向邁進。

6.實現庫房檔案管理的網絡化建設

庫房檔案管理的網絡化建設是當前庫房檔案管理工作的熱點，它涉及到數字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定、存儲、檢索、傳遞等多方面的內容，因此是當前我們進行庫房管理的重要項目內容。隨著數字信息化檔案管理工作的發展，傳統的庫房檔案管理工作環節將得到減少和優化，管理的效率和質量將得到更全面的保障。

結語

在信息化時代，檔案管理工作面臨著很多的機遇和挑戰，面對這些層出不窮的問題，我們需要進行創新，用更加科學化的手段進行優化與管理，跟上時代發展的節奏和步伐。

參考文獻

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