探析教育系統干部人事檔案管理質量提升措施

梁曉玲

摘要：近年來，隨著教育改革的不斷進行，人事檔案管理的重要性越來越突出。當前，教育系統干部人事檔案存在一些問題，例如，缺乏檔案管理意識、專業化檔案管理隊伍、檔案管理模式落后等，這些問題限制了干部人事檔案的管理水平。干部人事檔案管理對于發揮檔案資源優勢，做好教育資源配置有著重要推動意義，因此，本文研究人事檔案管理，分析教育系統干部人事檔案管理存在的問題，提出解決措施。

關鍵詞：教育系統 檔案管理 問題 對策

一、教育系統干部人事檔案管理的意義

（一）記錄教師相關信息

教育系統干部人事檔案會收集和整理教師干部的相關資料，建立成檔，主要包括個人的簡歷、進修情況、專業結構、教學評估、技術考核、科研獎勵等內容，人事檔案可以將教師的各項能力進行收集，反映出教師的專業能力、教學水平、工作業績等。

（二）人事決策的重要依據

人事檔案記錄了教師干部的相關信息，包括基本信息、個人履歷、在職任職情況、獲得的獎懲等，這些信息在反應教師各項能力和業務的同時，也成為人事任免和晉升的一項參考依據，為人事決策提供材料支持。

（三）教師管理水平的提升

人事檔案管理，可以提升教師管理的水平。師者，傳道授業解惑，教師是教學活動的組織者和開展者，教師的素質和業務能力直接關系著教育質量，為了更好地實現培養優秀人才的教育目標，需要做好對教師隊伍的建設和管理工作。人事檔案的建立，將教師的受教育情況、教學業績、教學考核等信息收入在案，做為教師晉升考核的重要依據，有利于調動教師的積極性，提升教學管理水平和教育質量。

（四）約束職工行為

由于人事檔案準確記錄了許多信息，包括干部的歷史表現、社會關系以及現實表現情況，這些信息由于單位的人事部門進行整理，可以對職工產生一種約束力，自覺約束自己的行為，保證教育系統可以穩定地發展。

二、教育系統干部人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏檔案管理意識

縱觀當前教育系統干部人事檔案管理工作，存在最為主要的問題就是檔案管理意識較差，主要表現在：對檔案管理工作不夠重視、檔案管理工作的財力、物力、人力投入較少、缺少專業化的檔案管理人員、數字檔案建設速度緩慢等。

（二）檔案管理人員的素質問題

教育系統在檔案管理方面人員投入不足，檔案管理人員儲備不足，缺少檔案管理的專業人才，現有管理人員存在年齡偏大且非專業人才，檔案管理的知識和相關技能匱乏，難以滿足新時代數字檔案室建設的要求，檔案管理人員素質成為限制教育系統檔案管理事業發展的重要因素。

（三）檔案管理方式落后

教育系統人事檔案管理的方式較為落后，檔案管理依舊主要依靠人力完成，數字化檔案室建設進程緩慢，導致檔案管理的效率偏低，尤其是提供檔案查找和借閱時，需要耗費較多的時間去尋找。此外，對于檔案的管理，主要在于檔案的整理和保存，未將人事檔案做為一種資源，挖掘檔案的價值。數字檔案室建設，只是完成計算機應用，檔案數據的系統錄入等，信息化程度偏低，對于人事檔案的利用率不足。

（四）檔案收集存在滯后性

教育系統人事檔案管理，在檔案收集方面，存在一定的滯后性。由于教育系統檔案管理制度，還不夠系統，不夠完善，檔案收集途徑比較單一，加上檔案人員收集檔案材料主動意識不強，沒有及時地對干部檔案材料及時收集并歸檔。

（五）檔案材料失真、不全

當前教育系統人事檔案的管理存在材料不全、材料失真的情況，尤其是審核環節把關不嚴格，未對檔案材料真實性進行審核，影響了檔案的真實性。此外，檔案管理中材料缺失，未及時補全或者管理不當出現檔案損壞和丟失的情況，影響了檔案的完整性。

三、提升教育系統干部人事檔案管理的對策

（一）提升檔案管理的意識

首先，管理層方面，加強對檔案管理工作的財力、物力和人力的投資，將檔案信息做為重要的資源以及人事任命的依據。其次，檔案管理人員方面。建立完善檔案管理制度，保證檔案管理工作有著一定規章和流程，規范檔案管理人員的行為。建立相應的績效和晉升機制，提升檔案管理人員的工作積極性。最后，加強檔案管理的宣傳。讓教育系統干部認識到檔案的重要性，自覺配合檔案管理人員工作，完善檔案信息，遵守檔案借閱、存取的相關規定。

（二）做好檔案管理人才的儲備

首先，人才聘用方面。聘用檔案管理專業的人才，保證檔案管理工作的專業性。其次，人才培訓方面。定期對檔案管理人員，聘請檔案管理專家進行講座，與時俱進，豐富檔案管理人員的專業知識。提升檔案管理人員的創新意識，不斷優化和創新檔案管理工作。最后，做好檔案管理人才的儲備工作。檔案管理人員出現晉升、離職的情況，都會面臨檔案的移交問題，檔案管理人員的頻繁變動，容易導致移交不清，出現檔案資料遺失的情況，做好人才儲備，可以避免檔案移交問題。此外，數字化檔案室建設，需要檔案管理人員掌握專業知識的同時，具備一定的計算機和網絡知識，因此，需要培養一批懂專業知識和懂技術的復合型人才。

（三）創新檔案管理方式

首先，加快數字檔案室的建設。數字檔案室建設并非只是將紙質檔案錄入系統，而是利用網絡平臺，建設數字檔案室，實現檔案資源的共享，根據不同的權限，查閱不同的檔案信息，提升檔案的利用率。其次，檔案審核機制。保證檔案的完整性和真實性是檔案管理的基礎，加強檔案信息的審核，包括檔案收集、整理環節以及現有檔案的審核和更新環節，建立審核機制，保證檔案的真實完整。最后，創新檔案管理的績效考核方式。檔案管理人員考核方式不足以調動工作的積極性，導致工作的創新能力不足，服務意識較差，工作效率低下等，因此，創新檔案管理人員的績效考核方式，將檔案管理工作的出錯率，服務滿意度等納入績效考核，提升人員的工作熱情。

（四）檔案材料網上審批

針對存在的檔案材料收集不及時的情況，可以采取檔案材料網上審批的方式，檔案管理部門負責人事檔案材料的網上審批，實現網絡辦公。在此，需要加大對計算機技術的使用，建立網上檔案信息庫，將檔案信息及時導入到檔案庫中，實現檔案信息的網絡查詢和管理，檔案管理工作效率提升的同時，也可以及時地更新檔案信息，使檔案管理便捷高效。

（五）加大檔案管理的經費投入

縱觀檔案管理工作，無論是哪個單位的檔案管理，都在朝著信息化的方向發展，數字檔案室的建設十分關鍵。建設數字檔案室，實現檔案的數字化管理，需要相應的硬件和軟件的投入，這需要一定的資金量做為保障。因此，教育系統應該認識到檔案管理的重要性，積極推進人事檔案管理的數字化，為檔案管理部門爭取更多的建設資金，用于基礎設施的投入以及檔案人員的培訓，這樣才能不斷推動檔案實現信息化管理。檔案室建設方面，必要的現代化設備也是信息化建設的內容，例如，計算機、復印機、溫控器等。

四、結語

綜上所述，現階段教育系統干部人事檔案管理存在著檔案管理意識差、管理人員專業水平差、檔案管理方式落后、檔案收集存在滯后性、檔案材料失真、不全等問題，為了提升教育系統干部人事檔案管理水平，需要從以下幾點入手：首先，提升檔案管理的意識。管理層、檔案管理人員、干部人員加強檔案管理的意識，加大投入，積極配合檔案管理人員工作。其次，做好檔案管理人才的儲備。通過招聘、培訓、講座等方式，做好檔案管理人才的儲備，減少人員變動。最后，創新檔案管理方式，加快數字檔案室建設，加強檔案的審核，創新檔案管理人員的績效等，不斷完善檔案管理工作，提升檔案管理水平。此外，加大檔案室的經費投入，必要的軟硬件設施以及利用計算機建立網絡審批制度，保證檔案室的數字化建設。

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（作者單位：孝義市教育局）