基于問題導向的高職院校公文處理質量提升方法

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民辦四川天一學院

公文作為各高職院校在處理公務過程中所形成的具有法律效力的書面文字，也是各高職院校進行公務活動的重要工具。高職院校公文處理主要包括對收文與發文的處理以及公文的歸檔整理幾個部分，公文處理工作不僅是高職院校日常工作的一部分，同樣是高職院校承上啟下、內外溝通的重要手段之一[1]。高職院校公文處理質量不僅是學校工作水平的側面反映，也是公文處理人員綜合素質的體現。在現階段，各高職院校公文處理工作質量仍有待提高。因此，將問題導向概念與高職院校公文處理方法相結合，對高職院校公文處理質量提升方法進行研究。

一、基于問題導向的高職院校公文處理質量提升方法

表1 高職院校公文處理質量提升對策表

在基于問題導向的高職院校公文處理質量提升方法研究過程中，以問題導向為基礎，傳統公文處理方法更加注重其結果，缺乏對公文處理過程中細節的注重。隨著近些年來高職院校的不斷發展，公文處理工作強度的增加也要求工作時效性的提高[2]。對現階段來說，高職院校公文處理質量得不到提高，主要原因分為人員方面、公文處理系統方面以及外部條件方面三部分原因。其中，在人員方面，主要原因為收文處理不及時與不熟悉處理流程，造成這一現象的主要原因為員工責任心不強、監督力度不夠等。而公文處理系統方面的主要原因為軟件相應時間長、流程設置不完善兩方面，造成這一現象的主要原因為計算機配置低、處理環節過多、缺乏文件處理進展反饋、不能由多個部門同時處理以及部門承辦環節處理人員多等；在外部條件方面，造成公文處理質量無法提高的主要原因為收文數量過多[3]。因此，想要提升高職院校公文處理質量首先要對目標進行設定，強制性縮短收文時間，能夠有效提高公文處理的工作效率。其次，主要針對監督力度較弱、缺乏文件處理進展反饋以及多部門不能同時處理一個文件等問題制定對策，具體措施，如表1所示。

根據高職院校公文處理現狀，對各部門與單位的公文處理滯留情況進行定期公開，對一些公文滯留情況較為嚴重的單位與部門，與其負責人進行溝通，對這一情況進行改善，提高各部門的收文能力與處理能力。而高職院校公文處理質量低下的另一個主要原因為多個部門不能同時處理同一公文，導致公文處理時間過長[4]。因此，需要在現有公文處理體系上減小其流程，增加其收文能力與處理能力。主要方法為增加“并行送承辦部門”選項，讓多個部門的承辦環節與處理環節同時進行，對各部門開通同時處理權限，解決以往公文處理必須排隊等候的問題，同一文件不能多個部門處理的問題，有效提高公文處理效率。同時增加對各部門處理文件的追蹤功能，針對處理時間過長的公文予以提醒，同時制定嚴格的公文滯留情況通報，并予以執行[5]。

二、結語

高職院校公文處理主要包括對收文與發文的處理以及公文的歸檔整理幾個部分，公文處理工作不僅是高職院校日常工作的一部分，同樣是高職院校承上啟下、內外溝通的重要手段之一。高職院校公文處理質量不僅是學校工作水平的側面反映，也是公文處理人員綜合素質的體現。在現階段，各高職院校公文處理工作質量仍有待提高。因此，在對基于問題導向的高職院校公文處理質量提升方法研究過程中，針對各高職院校公文處理工作環節中人員方面、公文處理系統方面以及外部條件方面存在的問題，提出針對性對策，確保各個環節中公文處理時效，有效提高公文處理質量。