計算機技術在自動化辦公中的應用研究

崔晨

摘要：近年來，隨著社會的不斷發展和科技的不斷進步，計算機技術也以突飛猛進的態勢不斷地發展起來，給人們的生活帶來了日新月異的變化，這種變化不僅僅體現在人們的衣食住行中，也體現在人們日常的辦公生活中。人們在辦公中，依靠計算機技術，實現了辦公方式的自動化，使辦公效率得到了極大的提高。本文分析了計算機技術在自動化辦公中的特點和作用，并詳細描述了計算機技術在自動化辦公當中的應用策略。

關鍵詞：計算機技術；自動化；應用

中圖分類號：TP317 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2018）06-0103-02

在當今信息爆炸的時代里，在科技發展的不斷推動下，自動化辦公隨之發展起來。自動化辦公以計算機技術的優勢為基礎，根據辦公工作的具體需要，構建辦公信息的處理系統，并且完全自動化，不需要人為對其進行操控，從而就能夠達成快速、準確處理辦公事務的目的。而針對計算機技術在自動化辦公中的應用進行研究，則具有重要現實意義。

1 自動化辦公的基本含義

1.1 自動化辦公的概念

自動化辦公是對于辦公信息的收集、歸納、整理、處理的一系列過程，其中的設計因素十分復雜，主要是包括辦公室的環境、辦公相關的用品、團隊的工作人員等等諸多因素。所以，自動化辦公就是在團隊內部的工作人員人力資源的基礎之上，對于辦公中所需的諸多信息資源進行歸納、整理。機關企事業單位或者其他各團體組織在對自動化辦公加以實現的過程中，可以利用其組織內部的聯網系統，有效率、有質量地進行內部的信息溝通交流，根據日常工作的各項需要，高效地完成各項辦公事務。

1.2 自動化辦公的基本特點

（1）現代化。在對于日常辦公工作的處理時，可以利用各種手段來實現自動化辦公。例如語音識別、歸類整理等等功能來輔助人們完成工作，而這一目的的實現，離不開計算機技術的現代化發展。（2）集合性。自動化辦公的集合性主要體現在以下兩個方面：一是自動化辦公實現了團隊成員與軟件系統的集合，也就是人和系統進行了集合，并且雙方還組成了開放性的、包容的系統。二是自動化辦公實現了已完成的可實用成品和計算機軟硬件設施的集合。（3）多媒體的普及應用化。自動化辦公包含了圖片、文字、視頻、語音、動畫等等各項的集中處理，對于多媒體技術進行了普遍性地應用。

2 自動化辦公中應用計算機技術的作用

2.1 有助于降低辦公所需要的成本

在機關、企事業單位以及其他的團體組織中，如何對成本進行管理是一件十分重要的工作，其可以直接影響到組織的財務情況。計算機技術被普遍應用到自動化辦公中，可以有效地控制工作成本、降低工作成本，并且實現對辦公的流程進行簡化。在自動化辦公中應用計算機技術后，可以省去相當大一部分本不需要的辦公流程、辦公材料以及處理環節等等。既可以大幅度地提高工作效率，還能夠避免大量辦公材料成本的浪費。除此以外，在以前可能需要很多人合力完成的工作，在利用了計算機技術以后，對自動化辦公的優勢進行充分發揮，可能只需要一個人甚至完全用機器替代就可以完成，大大地節省了人力資源。

2.2 有助于對團隊成員個體創造能力的激發

機關、企事業單位和其他團體組織對于計算機技術的使用，主要是為了能夠實現辦公的流程和管理都更加規范，使人們不再從事傳統的復雜、枯燥又繁瑣的工作，取而代之的，是簡便、快捷地進行計算機查找、處理等等工作，這樣避免人們長期進行那些繁瑣的、毫無生氣的事務性工作，可以大大地提高團隊成員的創新能力，能夠極大限度地發揮他們每一個人的創造能力，從而真正實現把每一個人的能力都充分利用起來。在如今的社會，人才永遠是發展的第一動力。在日常工作中，應當充分尊重團隊成員的特有能力以及不同個性，而不是設置諸多等級森嚴的制度來對團隊成員加以控制約束。與此同時，團隊成員在工作中應用了計算機技術以后，不能因繁瑣工作的大量減少而放松警惕，碌碌無為，也要注重自己創新能力以及其他各項能力的發展與培養，不斷學習，緊跟時代的潮流，爭取為自己、為組織創造更大的的價值，實現個人和團隊共贏的局面。

2.3 有助于對團隊整體核心競爭力的提高

在自動化辦公中應用了計算機技術以后，機關、企事業單位以及其他團體性組織中每一個成員的創造能力都可以被激發出來，繁瑣事務的減少，導致了工作的效率得以大幅提升，有助于使組織良好、健康地發展。除此以外，機關、企事業單位以及其他團體組織還可以利用自身的網站進行宣傳建設，讓其他人加深了解，讓組織的運作可以被公眾監督，組織的信息可以被公眾掌握，有助于提高組織的核心競爭力。

3 自動化辦公中對于計算機技術的具體應用方法

3.1 為組織的日常辦公提供各種硬件設施

在組織的日常辦公中，有很多工作是對文字進行編輯、處理，對各種信息進行整合、歸檔等等，通過計算機技術的應用，組織就可以快速、便捷地完成上述工作。除此以外，如果想要實現自動化辦公，各種設備是不可或缺的。例如處理能力較強的計算機、各種應用軟件等等。比較常見的軟件有Office辦公軟件、文字處理軟件、圖片處理軟件等等。總之，為實現自動化辦公，計算機技術提供了各種軟硬件設備。

3.2 自動化地進行文件管理

對于日常的辦公事務來說，文件管理是一項十分重要的工作，在對計算機技術加以應用以后，對文件進行管理時就可以系統自動完成對文件的簽章、修改、回復等等。在具體工作中，可以根據該工作的性質以及具體情況，分別設定不同的系統流程，同時也可以對文件的相關內容信息、操作過程進行保存，以便日后查閱追溯。有關工作人員在受到文件后，應當首先予以登記，包括文件的名稱、性質、日期、負責人等等，然后將該文件移送給相關負責處理的人員。對于文件操作的這一整套流程，對計算技術加以利用后，可以實現對于文件的自動接收、發送，實施移送給負責人，快速處理的目的，并且能夠實現文件的共享、共用。以這樣的方式，把傳統的文字性文件用電子化文件加以替代，可以很大程度地提高文件的處理、管理、使用效率。例如OLE自動化技術就可以應用于文件管理中。利用OLE技術，程序員可以對一組命令進行編輯定義，然后再讓他們進入其他程序中。這些命令中本身帶有參數，看起來就像應用程序在對函數進行調動，或指導其在運作，通過這種技術就可以在沒有人為參與的情況下實現文件的多重作用，自動管理。

3.3 建成內部共享的信息平臺

機關、企事業單位以及其他團體性組織通常會在辦公室中規劃出一部分區域，用來進行內部信息的公示、發布以及各部門的交流等等。在傳統的信息公示、交流中，大多數都是以紙質文字為主，地點在辦公室里固定的區域內進行。可是，在辦公中采用了計算機技術以后，可以建成一個內部系統的信息公示平臺，直接通過系統公示的方式完成信息的共享以及交流。內部人員可以以最快的速度接受公示的信息，相比于傳統的方式來說，這種方式更加快捷、簡便，并且無需占用辦公室的公共空間。除了組織的內部人員以外，其他人員也可以通過組織建成的信息公示平臺，對這個組織的具體情況加以了解，從而提高該組織的社會知名度，進而可以提高該組織的綜合影響力。例如TP-Monitor被稱作應用服務器，實際上它提供的功能就是一個信息共享的平臺，已經成為軟件系統不可或缺的一部分。

4 結語

計算機技術不僅僅可以應用在日常的工作領域中，對于其他方面也可以加以應用。比如組織內部各項會議的召開，在不方便出席的情況下，可以進行遠程視頻會議等等。因此需要在自動化辦公中加強應用，提高辦公水平。

參考文獻

[1]王瀟.計算機技術在自動化辦公中的應用[J].電子測試，2016，（23）：83-84.

[2]文建.計算機實現辦公自動化的高效率探析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2016，32（23）：21-23.

Abstract：In recent years， with the continuous development of the society and the continuous progress of science and technology， computer technology has also been developed by leaps and bounds， bringing new changes to people's lives. This change is not only reflected in people's food and food， but also in the daily life of the people. In office， people rely on computer technology to realize the automation of office mode， so that the efficiency of office has been greatly improved. This paper analyzes the characteristics and functions of computer technology in automated office， and describes in detail the application strategy of computer technology in automated office.

Key words：computer technology； automation； application