電力企業業務憑據電子化精益化管理策略

文/盧治鋼，國網四川省電力公司遂寧供電公司

1 引言

隨著企業的發展，企業內部錯綜復雜的業務線條、經營模式、流程應用、考核方式，迫使企業管理者必須通過各種信息化手段提高信息傳遞質量和效率，克服地理空間的限制，提高集約化管理水平。原始憑證是會計核算的基礎資料，是記錄和反映經濟業務的重要信息來源，傳統的紙質原始憑證形式多樣，數據量大，分布廣泛，手工流轉容易破損、毀壞、丟失，難以保證原始憑證的完整性、安全性，無法實現對原始憑證的在線審核和追溯。電子化財務原始憑證可以有效彌補紙質原始憑證在經濟性、時效性、真實性以及完整性等方面的不足，已經成為會計檔案保存形式及管理方式變革的必然趨勢。

2 業務憑據電子化精益化的過程與經驗

2.1 測量

單據流轉周期自業務經辦人填寫單據起至財務在系統中完成賬務處理為止，由系統內單據的流轉時間和線下紙質單據的傳遞時間兩部分構成。平均流轉周期消除數據個數和單個數據的偏差，用以反映流程的一般水平：單據平均流轉周期=(∑〖（單據流轉時間*該時間出現頻數）〗)/統計期間所有單據總流轉時間。

基于流程范圍，通過繪制詳細流程圖，詳盡檢查各制程，找出可能存在的因子。

通過因果矩陣，找出與CTQ相關的流程步驟及其輸入：發起系統流程、線上審核、紙質審核、傳遞紙質單據、賬務處理五個流程步驟。基于關鍵輸入變量及CTQ，編制《測量方案》，制定數據收集計劃，確定收集內容。

基于數據收集方案，項目組制定數據收集記錄表，將收集到的數據及時進行記錄。項目組從員工報銷系統中采集了2015年12月至2017年6月30日共計7736條流程記錄。

將數據按流程性質分為三類，進行簡單處理后進行分析。可以通過數據發現，三類審批流程中，只經過部門和財務審核的單據最多，平均周期最慢，同時要經過分管領導和總會計師的單據數量居中，但是平均周期最短。因此在進一步數據收集中，重點對前兩類單據的回退和延遲數量進行統計。根據收集到的數據利用過程能力分析，計算出目前這兩類流程的cpk及ppk均為負值。

且指標y的現狀值為Y=19.73天，遠高于目標值12天。確立項目改善主要目標后，利用帕累托圖工具，對公司業務憑據電子化兩類流程的歷史數據進行了詳細測量，確定了上傳影像不完整、費用大類選擇錯誤、領導未審核等十個潛在因素，是導致單據憑據流轉周期增加主要問題。

圖1 過程能力分析圖

2.2 分析

項目分析階段，著重對影響周期的十個問題三個子流程進行分析：發起系統流程、審核（線上/紙質）、紙質歸檔，分別采用了原因分類、五問法、改善機會分析、VSM價值流圖、失效模式等方法，確保分析的深入透徹。

在對發起流程、審核、紙質單據歸檔三個環節的分析后，得出影響平均流轉周期增加的六個原因，通過對其對應的關鍵流程步驟/輸入進行失效模式分析。

2.3 改進措施

2.3.1 梳理業務權限，固化審核規則

針對公司成本報銷28類常用費用類型，根據《國家電網公司資金管理辦法》、《國家電網公司報銷管理辦法》和四川省電力公司資金管理有關規定，結合遂寧供電公司生產經營實際，發布《國網四川省電力公司遂寧供電公司資金管理實施細則》。對崗位職責分工、分離進行評估，抓準流程中的稽核點和平衡點，定制個性化的資金審批權限，對敏感業務交易給出足夠的訪問限制：一般費用超過兩千的需提交分管領導審批、超過兩萬的提交財務分管領導審批，超過五十萬的提交總經理審批。重點管控費用（差旅費、車輛使用費、勞動保護費等）均需經過分管領導及總經理審批。特殊費用（會議費、業務招待費、福利費、職工教育經費等）增加有關專業管理部門的審批。將細則要求固化在系統中，系統通過經辦人所在部門和提報的業務類型以及資金金額自動判斷，將單據推送至規定審批人。進一步規范資金管理行為，防范資金管理風險，提高資金使用效益。

同時，項目組本著重要性原則完善了《國家電網公司原始憑證管理辦法》關于成本費用核算附件要求。將每一類經濟業務的必輸原始憑據類別細化、對應到成本末級科目，進一步明確、具體化標準。根據《國家電網公司會計核算辦法》對各類成本費用核算內容進行明確和解釋。提高用戶在發起流程時的提報的準確性、各級審批中有據可依。降低審批流程時長的同時，大大降低審批過程中的財務風險。

2.3.2 優化審核流程

原審批流程中不同經濟業務審批流程存在部分費用審批不符合實際財務審批要求，標準不一，較為混亂。因此，按照梳理出的業務資金權限表重新對系統中費用審批環節更正。各級審批單據由系統依據業務資金權限表自動分發至各級審批崗位，逐級審核，層層把關。

同時，合并原流程中類似或重復的步驟，省略掉不必要的步驟（紙質審核），造橫向協同流程，精簡流程，使其更加清晰、簡潔。基本取消紙質單據的流轉審核，僅在紙質單據歸檔環節核對一致性，完全依賴電子業務憑據的線上審核流程。為確保系統中的審核與紙質審核具有同樣的效力，引入電子簽名，系統中直接生成帶有電子簽名的單子審批單。

2.3.3 設計發起流程協助向導

以業務資金權限及必輸附件梳理表為基礎，結合費用在日常審核中常見的問題、財務稽核中發現的問題，提煉出3-5點提示或要求，在系統中設計協助向導。經辦人、審核人在填寫單據、上傳附件、審核的過程中可實時查看相關要求和幫助信息。杜絕在流程啟動時因選擇的費用類型與業務對應錯誤、信息填寫錯誤、上傳原始單據不完整等問題造成的流程退回、審核周期延長；避免在各級審批中因標準不明確造成的審批時間延遲；減少電話咨詢、查詢文件造成的時間浪費。同時賦予財務人員對協助向導信息的維護更新權限，以末端的財務部門提出的要求，反向推動流程前端參與到審核過程中，使流程中每一位參與者都承擔一定的審核責任，加強經濟業務源頭的風險防控能力。

3 控制措施

3.1 建立制度，落實責任

編制《財務在線審核用戶手冊》，明確了在審核流程中的要求、職責分工、附件分類、填寫要求、報銷流程、時限要求等內容，確保相關工作清晰明了，操作性和針對強。操作同時對業務憑據電子化流程時間節點、附件內容作提出了考核評價要求。財務部根據日常管理要求：制定規范原始票據的粘貼統一格式和要求，制定電子影像上傳要求，制定紙質單據與電子影像一致性考核標準，制定不同經濟業務填寫格式要求，制定原始憑證提交財務存檔時間要求，明確各類費用的系統流程、流轉要求。將上述內容制作成財務在線審核操作手冊，采用圖片與文字結合的方式，直觀易懂，確保經辦人對每項業務要求、系統操作都能諳熟于心。提高公司員工對財經法規、風險管控的意識，為業務憑據電子化流程順利推進奠定了基礎。

3.2 強化協同，內外聯動

為提升電子業務憑據應用流程工作質量，強化內外協同聯動，相關信息實時共享，推動各子流程分配給相應責任部門進行改進，以縱向改進促進橫向效率提高。

建立內部信息聯動機制，完善報賬員制度。為實現相關信息及時交流，建立了內部信息交流平臺如布谷鳥群，將本部各部門報賬員作為群成員，成為政策傳遞貫徹的紐帶。讓各協作單元每一位參與人都有發表意見的機會，及時跟蹤掌握項目進展情況、存在的問題、需要的支持等，充分發揮流程中客戶的主觀能動性。定期開展報賬員培訓，在群組中上傳學習文件，方便及時下載學習。向員工及時、精準傳達報銷政策、普及財經知識，提高業務水平。

以月為時間單位，收集在線審核運行意見，整理當月審核過程中發現的問題，發布在交流平臺及報銷系統的審核提示窗中。通報不符合內部管理要求的行為和部門，如紙質單據與電子影像不一致、未在規定時間內交紙質單據與財務部門歸檔、提供的報銷依據有誤等。警示經辦人在辦理業務時，嚴格遵照有關規定執行，加強風險意識。

3.3 制定控制計劃，監控審批時效

經過反復模擬推演，項目組制定控制計劃，重點監控隨著在線審核機制的引入而可能存在的系統控制風險，如服務器死機、通道受阻、網絡癱瘓、系統權限管理不嚴、流程控制點缺失等問題，保證電子業務憑據應用平臺有效運行。

為監督各環節審批人審核責任，杜絕將審核權限任意開放給其他用戶，失去分級審批意義，項目組通過規則引擎設計，跟蹤電子簽名物理地址，做到審批在后臺有記錄、可追蹤、可追溯。以此提高審批人責任意識，提高電子簽名可靠性。堵塞管理漏洞，確保流程可控再控，減少違規成本。

同時，公司成立專門的項目小組。明確組內分工，定期開展業務憑據電子化應用流程的各項控制環節的稽核。這些環節包括：業務流程、權限控制、數據備份等各種與系統運行有關的內容，評估其風險控制的情況，不斷提出改進和防范的措施，促進信息和業務的穩定健康運行。

4 結束語

業務憑據電子化精益化應用項目實施中突出應用主體、立足業務需求，實現了財務票據處理方式的跨越式轉變、整體資源優化。項目實施后，業務憑據電子化應用流程大幅提升了審核效率。同時強化技術創新，支撐電子業務憑據的深入應用，促進資源共享，提高流程應用效率、業財協同水平。通過流程協助、在線信息溝通平臺等手段，財務人員接到詢問電話數量明顯下降。將財務人員從繁瑣的咨詢中解脫出來，提高了工作效率。