淺析事業單位檔案管理中存在的問題及對策

王琨

摘 要：檔案管理是一個較為繁瑣并且嚴謹的工作，檔案的歸檔和分類還需要按照一定的邏輯進行操作，事業單位的發展也需要全方面的支撐，那么檔案管理在其中也凸顯了重要的作用，檔案的利用在政治、經濟、文化角度來看都是一個事業單位不可分割的部分。本文以事業單位為論文背景，以檔案管理作為切入點集中論述事業單位檔案管理中存在的問題以及相應的對策。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；分類管理；文件檢索；

從古代開始，在朝廷就有設置檔案管理這個職位，最早可以追溯到書寫記載歷史的“史官”，而史官在書寫歷史時就要根據各類文獻綜述來作為參考，列出時間軸，進行歷史事件的書寫，以確保數據和史料的準確性，我們可看出檔案管理從古至今都有著重要的參考價值和歷史地位，那么在新時代的今天，我們要如何應對事業單位檔案管理中存在的問題及對策呢？

檔案管理并不止是字面上的檔案館的管理，還需要涉及到事業單位平時文件的擬寫、運行、歸檔等整個管理流程中。事業單位也可以根據材料的存檔情況來檢索到相關的全部文件，為整體工作的科學性、合理性、準確性奠定了基礎。

1 針對各類檔案分類和歸檔

作為事業單位的檔案管理者，檔案管理中最常見的一個問題就是關于檔案的分類，檔案的分類不是簡單的貼貼標簽，放置是在固定位置。而是需要一定的分類邏輯，再經過立卷歸檔、編號上架，檔案數量越大的事業單位越是需要更精準的分類邏輯才能確保檢索出指定檔案的時間。

1.1 針對檔案管理中“分類”的問題

當我們拿到一份材料時，我們遇見的第一個問題就是如何進行分類，我們可以根據以下參考邏輯來分類：

了解文件檔案中的具體內容，對于文件檔案有一個大致的客觀印象；

文件檔案中的內容要符合國家相關的法律法規、規范標準、不得有殘缺差漏的內容，保證文檔的科學性和完整性；

根據文件檔案的性質進行分類，或者根據文件檔案名稱的首字母進行排序；

有效的區分出不同等級的文件檔案：

根據文件檔案的重要性、長期的文件檔案、短期的文件檔案，以時間軸的邏輯或重要性大小的邏輯進行整理分類。

1.2 針對檔案管理中“歸檔”的問題

“歸檔”的含義就是根據科學的方式將零散無序的或者需要進一步系統化整理的文件、材料、檔案來組織成有序的單位，使文件提高可利用的環節整理的有效過程。簡而言之也就是如何將文件轉化成檔案的過程。

我們在做檔案管理使遇到的第二個問題就是“如何科學有效的進行文件的歸檔？”那么針對這個問題，我們可以選擇將這些無序的文件材料變得有序化、系統化。那么有序化的歸檔就是指要將文件材料按照一定的規律、邏輯進行文件的編排，使得文件材料脈絡明細，清楚易懂。系統化的歸檔則是指整理文件時要按照文件材料的來源、重要程度、形成時間、文件形式等特點，對文件進行基本的組合、排列、編目、上架形成有序的檔案管理體系。

通過有序化和系統化的歸檔使得文件材料之間獲得某種有機聯系，使這些材料更容易的被檢索出來并且反映出文件材料的內涵。

2 針對各類檔案的借閱

各類檔案在上架和歸檔后，會有事業單位的人員或外來人員進行借閱，那么在借閱的流程中是容易出現問題和漏洞的，因此我們針對各類人員借閱檔案可以指定出相應的流程，并且檔案管理人員根據此流程進行嚴格執行。

2.1 本單位人員借閱檔案

流程：（1）借閱人本人提出書面申請（2）辦公室主任進行審核（3）借閱人本人的主管領導簽字批準（4）檔案管理人員檢索相關檔案（5）借閱人本人填寫借閱登記簿（6）借閱人填寫檔案借閱使用反饋（7）檔案管理人員填寫歸還歸檔文件

2.2 外來人員借閱檔案

流程：（1）借閱人持有事業單位的介紹信到事業單位的檔案管理室申請檔案借閱審批單（2）親自填寫檔案借閱審批單（3）辦公室主任進行審核（4）主管領導簽字批準（5）檔案管理人員檢索查找（6）借閱人本人填寫借閱登記簿（7）借閱人填寫檔案借閱使用反饋（8）檔案管理人員填寫歸還歸檔文件。

3 針對各類檔案交接、統計

在進行了基礎的整理、查閱后，我們還要考慮到一個檔案管理的角度，就是檔案管理人員的人事變動，例如管理員出現了人事調動、換班、產假、年假等情況。因此針對這類問題，我們可以選擇以下辦法和措施進行解決：

1）事業單位的檔案管理人員根據事業單位所規定的檔案歸檔范圍，統一進行文件材料的形成、收集、保存、歸檔并且要確保文件材料完整沒有缺失部分。

2）檔案管理人員要根據不同檔案的特點進行不同歸類，并且記錄好每一份檔案的歸檔日期和紙質文件的歸檔位置。

3）檔案管理人員每年對應當對現有的檔案進行重新整理，確保檔案的數量準確無誤，檔案內材料齊全。

4）檔案管理人員在進行產假或年假時，提前分配好值班人員，避免工作時間出現“無人值班”現象。

5）檔案管理人員按檔案立卷要求進行立卷，并且編制檔號，設置案卷目錄和各類檢索工具，使檔案處于一種可被檢索到的狀態

6）做好檔案的統計、入庫、安全這一流程，并且充分利用好檔案的特點，再進行各類檔案的匯編，將檔案信息進行二次加工，使之價值型大大提高。

4 針對各類檔案的鑒定和銷毀

如果事業單位的員工離職或是曾經的某些資料記載有誤或需要重新記錄和統計，那么針對這類需要重新鑒定和銷毀的檔案，我們應該如何做呢？下面所設想的流程可以解決這種問題：

流程：（1）檔案管理員或相關人員提出檔案銷毀的申請。（2）辦公室主任對檔案進行核查。（3）主管領導簽字批準。（4）由主管領導、檔案管理人員、辦公室主任、該檔案相關工作人員共同組成“檔案鑒定小組”來統一鑒定。（5）檔案管理人員根據鑒定結果每個項目進行在冊登記。（6）事業單位最高領導同意批準重新記錄或銷毀。（7）檔案管理人員和相關部門人員2位一起協同銷毀檔案。（8）檔案管理人員重新檢索該檔案，將留底全部清空清冊。（9）檔案管理人員將銷毀時間和銷毀內容準確記錄，記錄在工作日志中留底封存

以上就是筆者對于事業單位檔案管理中存在的問題以及解決對策的全部內容，在這個互聯網覆蓋的時代，事業單位的檔案管理將會遇到更多的問題和挑戰。

參考文獻

[1]陳智為.王英瑋.檔案管理學（第四版）[M]北京：中國人民大學出版社，2015.

[2]石磊.虞巧靈.企業文書與檔案管理[M]南京：華中科技大學出版社，2011.

[3]鄧澤民.檔案管理實務[M]北京：科學出版社，2010.

[4]王英瑋.專門檔案管理（第三版）[M]北京：中國人民大學出版社，2017.