提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

宋海霞

摘 要：我國的主要能源來源于煤炭，煤礦檔案是煤礦在各個(gè)時(shí)間段的工作和活動(dòng)情況的概述，對(duì)于了解煤炭行業(yè)的發(fā)展情況具有重要的作用，通過對(duì)煤礦煤炭企業(yè)檔案管理工作的管理和分析，可以使煤炭行業(yè)管理人員更加深入地了解煤炭企業(yè)的概況，從而使管理人員實(shí)現(xiàn)對(duì)煤礦煤炭企業(yè)更加科學(xué)的管理。在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代，煤礦煤炭企業(yè)檔案管理也在不斷發(fā)展，這就要求檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新檔案資料，加強(qiáng)檔案管理，從而保障煤礦煤炭企業(yè)的安全生產(chǎn)，推動(dòng)煤礦煤炭企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；路徑

在煤炭企業(yè)的發(fā)展中檔案起到了很重要的作用，煤炭企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理過程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，從而形成資料。通過檔案管理能夠?qū)γ禾科髽I(yè)中的人員情況、財(cái)務(wù)情況以及經(jīng)營決策等提供依據(jù)和參考資料。因此使用科學(xué)化與規(guī)范化的技術(shù)促進(jìn)檔案管理的健康有序發(fā)展。

1 煤炭企業(yè)檔案管理工作的重要性

檔案作為一種重要信息載體，提供多種信息，并且隨著社會(huì)文明程度的提高逐漸深入各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展有非常重要的作用。檔案管理的根本目的在于合理有效地利用檔案為經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展服務(wù)，對(duì)于一個(gè)單位來說，做好檔案管理工作是一個(gè)單位健康發(fā)展的需要，規(guī)范翔實(shí)的檔案記載著一個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，是進(jìn)行科學(xué)分析，制定發(fā)展方向的基礎(chǔ)。檔案管理工作，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步提供了重要的參考資料。它再現(xiàn)了歷史，是第一手資料，具有其他資料所不具有的真實(shí)性，對(duì)吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、教人育人、制定政策規(guī)劃具有非常重要的意義。

2 煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 信息歸檔不及時(shí)

煤炭企業(yè)在技術(shù)信息資料歸檔整理上存在滯后性，例如很多具有技術(shù)價(jià)值的資料被沒有被及時(shí)保存下來或者技術(shù)檔案保存的時(shí)間達(dá)不到規(guī)定的要求，結(jié)果造成巨大的資源流失。三是技術(shù)檔案利用效率不高，根據(jù)調(diào)查很多具有生產(chǎn)價(jià)值的技術(shù)檔案并沒有被有效地利用，甚至部分技術(shù)檔案由于沒有被利用使得其出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。

2.2 檔案質(zhì)量不高，收集不夠完整

煤礦煤炭企業(yè)檔案的專業(yè)性要求相關(guān)人員應(yīng)該客觀、完整地記錄下在煤炭行業(yè)發(fā)展過程中的各方面的工作，為煤礦的發(fā)展提供相應(yīng)的軌跡記錄。但目前在煤礦煤炭企業(yè)檔案管理過程中，存在許多妨礙正常管理的現(xiàn)象，比如某些檔案管理場所條件不好，不滿足檔案管理要求的通風(fēng)、防潮、防盜、防火等條件，很容易造成檔案的缺失和損壞，從而使得檔案不夠完整。另外，某些檔案保存設(shè)備不夠齊全，較為落后，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前煤礦煤炭企業(yè)檔案管理相對(duì)多樣化的需求，從而使檔案管理過程遇到困難。由于檔案管理的專業(yè)性，相關(guān)煤礦煤炭企業(yè)檔案的涉及面非常廣，導(dǎo)致煤礦檔案具有多樣性和復(fù)雜性，這就給相關(guān)管理人員對(duì)檔案的收集和整理工作造成了很大的困難，在記錄資料時(shí)，由于人為書寫不夠規(guī)范，相關(guān)格式?jīng)]有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致大量煤礦煤炭企業(yè)檔案的質(zhì)量相當(dāng)?shù)拖拢荒鼙缓芎玫厥褂谩?/p>

2.3 檔案管理模式陳舊，信息化程度較低

信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)領(lǐng)域帶來了全新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理工作也是如此，目前，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理工作急需解決的重要問題。但是從當(dāng)前的檔案管理工作來看，信息化檔案管理的程度并不高，許多單位還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費(fèi)了大量的人工成本和時(shí)間成本，而且在檔案管理提檔升級(jí)的過程中也無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，造成了檔案管理水平一直處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，影響了檔案管理的整體工作效率，這是當(dāng)前檔案管理過程中面臨的主要問題。

3 如何提高煤炭企業(yè)檔案管理科學(xué)性

3.1 完善檔案管理信息化管理系統(tǒng)

檔案管理工作需要根據(jù)自身工作的實(shí)際需要，優(yōu)化檔案系統(tǒng)。此外，對(duì)于檔案管理要有一個(gè)全盤的考慮，制定出基本的系統(tǒng)骨架，然后根據(jù)系統(tǒng)的骨架大綱逐漸完善檔案內(nèi)容，比如一些有用的資料及相關(guān)的文獻(xiàn)等。這樣才能有效地提高檔案管理的水平。在檔案管理工作當(dāng)中，需要科學(xué)的按照其完整性、準(zhǔn)確性、安全性對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、完善和再提煉，以保障檔案資料的全面完整。在對(duì)檔案信息化建設(shè)方面高效需要投入資金和技術(shù)的支持，培養(yǎng)專業(yè)型發(fā)展人才，不斷地推動(dòng)檔案管理的整體發(fā)展。

3.2 完善檔案管理工作制度體系

任何工作的規(guī)范、有序進(jìn)行都離不開相應(yīng)的制度體系作為保障，檔案管理工作亦是如此。因此，應(yīng)結(jié)合不同單位部門的檔案管理工作實(shí)際開展情況進(jìn)行配套管理制度體系的建設(shè)，在具體的工作中，要通過有關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)來完善管理體系，并堅(jiān)持以此為基礎(chǔ)，進(jìn)行相關(guān)工作的逐步完善及創(chuàng)新。除此之外，管理人員還應(yīng)對(duì)制度體系的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，保證制度體系的有效落實(shí)，防止其流于形式。對(duì)此可以通過專項(xiàng)監(jiān)督崗位或者部門的設(shè)置對(duì)制度落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，同時(shí)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲政策對(duì)表現(xiàn)較好的員工實(shí)施嘉獎(jiǎng)，反之對(duì)那些工作態(tài)度懈怠，產(chǎn)生嚴(yán)重不良影響的行為和個(gè)人予以一定的懲處，以此激發(fā)工作人員的工作熱情。

3.3 提升檔案資料和相關(guān)設(shè)備的質(zhì)量

煤礦煤炭企業(yè)檔案管理的水平高低很大程度上取決于檔案資料自身的質(zhì)量水平和相關(guān)設(shè)備的專業(yè)程度，這要求煤炭企業(yè)建立科學(xué)系統(tǒng)的檔案收集與管理體系，提升檔案的質(zhì)量，并保證檔案的完整性。同時(shí)，對(duì)于檔案管理人員也應(yīng)進(jìn)行分層管理，推行責(zé)任制度，使得管理責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)檔案管理者的身上，建立相關(guān)的監(jiān)督和考核機(jī)制，在檔案管理出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)找到責(zé)任人，從而及時(shí)解決相關(guān)問題。此外，對(duì)檔案管理工作也要進(jìn)行一定的宣傳，對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

3.4 加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，檔案信息化管理需要煤炭企業(yè)內(nèi)部多系統(tǒng)的協(xié)同推進(jìn)，通過內(nèi)部完善的煤炭企業(yè)信息管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理信息化工程的集成與完善。由于在之前的工作實(shí)踐中，受傳統(tǒng)檔案管理的消極觀念制約，對(duì)檔案管理工作做邊緣化布局，因此檔案管理工作的工作設(shè)備還比較落后，根本無法適應(yīng)新時(shí)代檔案信息化建設(shè)工作的需要。針對(duì)這個(gè)問題，應(yīng)該專門撥付一部分資金，對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級(jí)到信息化水平，從而有效提升檔案管理質(zhì)量，在此過程中也能節(jié)省大量的人力和時(shí)間成本，從而更好的投入到其他工作之中，大大提升了檔案管理的工作效率。

3.5 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

煤炭企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)力度，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)檔案管理人員的理論知識(shí)和專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的文書立卷、鑒定、著錄、標(biāo)引和計(jì)算機(jī)操作等方面的能力，全面、全方位的提高檔案管理人員的科學(xué)化手段。提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和政治敏感性，在檔案管理過程中運(yùn)用科學(xué)化和現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理人員的實(shí)際工作水平和業(yè)務(wù)能力。

4 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，我國仍處于社會(huì)主義初級(jí)階段。但在經(jīng)濟(jì)文化繁榮發(fā)展的支持下，我國檔案管理工作得到了普遍創(chuàng)新。在檔案管理工作開展中，只有充分樹立檔案管理工作意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，才能夠充分提高檔案管理工作的科學(xué)性。由此，為有序開展與檔案管理有關(guān)的工作，提供有力的保障。期望通過本文關(guān)于檔案管理相關(guān)內(nèi)容的探討，可以為日后提升檔案管理科學(xué)化水平，提供寶貴的建議。

參考文獻(xiàn)

[1]易小林.煤炭企業(yè)檔案管理的重要性及實(shí)踐思考[J].城建檔案，2016（10）：61-62.

[2]郭莉.新時(shí)期推動(dòng)煤炭企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（07）：90.

[3]侯立新.提升煤炭企業(yè)檔案管理水平的策略探討[J].企業(yè)研究，2013（12）：45-46.