我國人事檔案管理若干問題的思考

梁璧

摘 要：我們知道，人事檔案有著較強的全面性、真實性、動態性和機密性等特點，人事檔案記錄著一個人的學習、成長和工作軌跡，為用人單位快速、真實地了解人員情況提供了真實的、原始的人事資料。隨著我國人事檔案管理和人事制度的不斷改革與發展，也對人事檔案管理提出了更多新的要求。就目前我國人事檔案管理工作來看還存在著一些問題與不足，基于此，本文就我國人事檔案管理中存在的若干問題進行了分析，并就這些問題的解決了提出了一些有效措施，以期更好地促進我國人事檔案管理水平的提升。

關鍵詞：人事檔案；管理；問題；措施

人事檔案管理是在人事管理活動中形成的一個重要管理形式，通過人事檔案可以將個人經歷、德才表現等進行有效的記載，為用人單位發現人才、使用人才和管理人才提供一個真實的憑據。通過人事檔案管理，可以更好地將人事檔案進行有序的整理，并加以利用，從而真正做到人盡其才，并為單位的人力資源做到優化配置。但是就目前我國人事檔案管理工作來看，還存在著一些不足，制約了我國人事檔案的良好發展。

1 我國人事檔案管理中存在的問題分析

1.1 人事檔案管理人員思想認識不足，重視程度不夠

長期以來，在我國企事業單位發展過程中，對于人事檔案管理工作的認識還存在著很大的誤區，認為人事檔案管理工作就是對單位人員信息的收集，整理，并沒有多少實際用處，亦或是不能對人事檔案進行有效的利用。由于對人事檔案管理工作認識不足，人事檔案管理工作不能引起足夠的重視，不能將人事檔案管理工作納入到日常的工作中來，甚至是沒有專人負責人事檔案管理工作，從而使得人事檔案資料不全，利用率低，更是不能體現出人事檔案的重要性。

1.2 人事檔案管理方法與手段比較落后

隨著時代的不斷發展，對各部門的人事檔案管理工作提出了更多新的要求與挑戰，但是，就目前我國人事檔案管理工作來看，依然延用著傳統的人事檔案管理方法，仍以手工操作為主，人事檔案管理方法與手段都比較落后。由于對人事檔案管理工作的認識不足和重視程度不夠，相對于人事檔案管理的軟硬件設施投入也存在嚴重不足，從而使人事檔案材料得不到良好的保存，檔案的完整性得不到有效的保障。隨著社會、單位的發展，對人員檔案需求的數量與種類也在不斷增加，而傳統的手工操作人事檔案管理已不能與日益增多的個人檔案相匹配，落后的人事檔案管理方法與手段已不能很好地適應時代的發展。

1.3 流動人員的人事檔案管理比較混亂

我國勞動人事制度的改革，帶動了人才交流的同時，也使得人才的流動比較頻繁，用人單位與人才之間的雙向選擇的動態發展，加大了流動人員人事檔案管理的難度。目前流動人員的人事檔案管理還沒有一個完善的管理辦法，流動人員的人事檔案在很大程度上存在著轉遞不及時或是不移交，出現積壓、扣留現象。流動人員與人事檔案不能同時到位，阻滯了人事檔案管理工作的順利開展，使得人事檔案管理工作的難度加大。

1.4 沒有一個完善的人事檔案管理規章制度

我們常說沒有規矩不成方圓，對于人事檔案管理工作的開展亦然。但是就目前我國人事檔案管理工作來看，其規章制度并不完善，還存在很大的問題。隨著時代的發展與人才流動的變化，在人事檔案管理工作中，人事檔案資料的收集、歸檔、變動登記、提供利用等等一系列工作，并不能根據時代的發展制訂出相應的管理規章制度，從而使得人事檔案管理工作沒有一個可以依循的依據，這也是我國人事檔案管理工作中存在的一個重要問題。

2 人事檔案管理存在問題的解決對策分析

2.1 強化人事檔案管理意識，加強對人事檔案管理的重視

人事檔案管理工作要想取得良好的發展，真正將人事檔案管理的作用有效地發揮出來，那么首先就要加強對人事檔案管理工作的重視，不斷地強化人事檔案管理意識。各單位與各部門要真正意識到人事檔案管理的重要性，從領導開始對人事檔案管理有一個更加全面與正確的認識，人事檔案管理并不是單純地對人才資料進行收集與歸檔，更重要的應該是對人事檔案加以利用，從而使得人事檔案可以更好為單位的發展提供優質的人才。要加強對人事檔案管理的宣傳，各個部門與員工要積極地配合人事檔案工作的開展，將人事檔案管理工作放在一個重要的位置。另外，各單位與部門要加強對人事檔案管理規章制度的建立與完善，建立一個有效的人事檔案管理機制，從而使得人事檔案管理工作有計劃、有落實地開展。

2.2 不斷地更新管理方法與手段，使得人事檔案管理更加適應時代的發展

2.2.1 引進科學的管理理念

時代的發展有效地促進了各行業的發展，人事檔案管理工作要想更好地適應時代的發展，那么就必須要不斷地加強對人事檔案管理方法與手段的更新，加強對先進的科學的管理理念的引進，運用先進的管理手段有效地促進人事檔案管理工作的開展。更新管理方法，那么就要對傳統的人事檔案管理方法進行改進與創新，隨著人事檔案資料的加大，就要加大信息化人事檔案管理的運用，通過先進的科學技術加大對人事檔案管理工作的開展。

2.2.2 推進人事檔案管理的信息化進程

隨著辦公自動化進程的快速發展，人事檔案管理工作中運用到越來越多的信息化管理技術，有效地促進了我國人事檔案管理工作的開展。因此，在人事檔案管理工作中，要不斷地加大信息化進程的推進，加大資金投入，確保人事檔案管理工作的硬件設施到位，從而使得 人事檔案的收集、查閱、存取、利用更加便捷。人事檔案管理的信息化建設，可以使得人事檔案的收集與保存更加便利，同時，保存也更加安全，人事檔案的保密性也更強。另外，人事檔案管理的信息化建設，可以有效地實現對流動人才的信息管理與收集，可以更加及時、準確對流動人員進行查閱。對于不定期收集到的流動人員的資料，可采取隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。

2.3 做好流動人員人事檔案管理工作

人才流動是隨著市場經濟的建立而建立的，做好流動人員的人事檔案管理工作也是市場經濟發展的必然要求，只有做好流動人員人事檔案管理工作才能更好地促進人才的合理流動。針對流動人員的人事檔案中存在的轉遞不及時或是不移交問題，首先要加強對流動人員管理相關法律法規的健全，用法律手段加強對流動人員檔案管理的約束與完善。其次在人事檔案管理工作中，要將流動人員的人事檔案進行及時地轉遞，杜絕流動人員人事檔案不移交的現象，不能私自將其積壓、扣留，防止產生“有檔無人”、“有人無檔”的現象。另外，還要與流動人員及時簽定臨時人事檔案管理合同，加強對流動人員人事檔案的收集，采取有力措施確保材料可以及時歸檔，對那些接收或移交的檔案材料，保證其檔案的完整性、齊全性。

2.4 完善人事檔案管理制度

要提高我國人事檔案的管理水平，就必須要建立一套完善的人事檔案管理制度，加強對各項檔案管理工作機制的建立與健全，從而構建一套規范完善的檔案管理制度，嚴格落實人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、借閱、移交、安全保密等工作，確保人事檔案管理工作有據可依。

3 結束語

總之，隨著時代的進步與發展，人事檔案管理的重要性日益突出，只不斷地加強對人事檔案管理工作的重視，不斷創新人事檔案管理手段，促進其信息化建設，完善其管理制度，才能更好地促進人事檔案管理工作的良好發展。

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