《數碼照片歸檔與管理規范》解讀與思考

王英瑋

為了指導信息化環境下數碼照片檔案的管理，明確數碼照片的歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的管理要求，國家檔案局在2014年12月31日發布了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）。該標準于2015年8月1日起開始實施（為敘述方便，以下將該標準簡稱為“T50”）。T50是由北京市檔案局（館）結合國內外數碼照片的管理理論和實踐，在大量實踐調查和研究的基礎上提出的。T50的發布和實施，對有效指導和規范我國數碼照片的歸檔工作和數碼照片檔案的管理工作，具有非常重要的現實價值和歷史意義。本文主要針對T50的內容、特點及相關問題進行一些解讀。

一、T50的主要特點

就T50的內容而言，它主要呈現出以下幾個主要特點：

第一，鮮明的時代性。T50是為了適應后保管時代照片文件和照片檔案管理的客觀需要，尤其是數碼照片文件和檔案不斷涌現，管理缺乏必要標準引導的需要，在調查研究和吸納國內外先進理論和經驗的基礎上編制完成的。在網絡信息時代，傳統意義上的照片數量越來越少，而采用數字攝影設備產生的數碼照片的數量卻越來越多。為此，依據傳統的照片檔案管理理論和辦法管理數碼照片，組織數碼照片的歸檔，不僅困難重重，也很難維護數碼照片檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。國家質量監督檢驗檢疫總局2002年12月4日發布，2003年5月1日實施的《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）主要規定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件。因此，在T50發布實施前，我國只有一些地方檔案行政管理部門制定的數碼照片檔案的管理規定和標準要求，缺乏統一的國家層面的標準和規范指導。T50的發布和實施，填補了這一空白點。

第二，示例具體明確。同某些標準文件的內容相比，T50為了方便使用者有效地理解相應條款的內容，避免因理解的不同而產生歧義，采用了較多的示例注釋的方式。例如，“5.2.2數碼照片文件采用‘保管期限代碼-年度-照片組號-張號.擴展名格式命名。”的示例為“示例1：2009年某單位拍攝的一組XX工作會議的數碼照片為本年度第一組照片，保管期限為‘永久，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應為：YJ-2009-0001-0001.jpg”。

第三，可操作性較強。考慮到標準的工具意義，T50對數碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀等各項工作的要求，均提出了具體的、可操作性的要求。這為該標準的有效實施，奠定了良好的基礎。

二、T50的主要結構和內容

T50的主要結構包括七章和兩個附錄（一個規范性附錄和一個資料性附錄），其中正文包括：范圍、規范性引用文件、術語和定義、歸檔、整理和著錄、存儲和保管、利用和鑒定銷毀。兩個附錄分別是：附錄A《數碼照片檔案著錄項目及說明》（規范性附錄），附錄B《數碼照片檔案目錄數據庫結構及字段表》（資料性附錄）。

T50的主要內容可以從以下幾個方面來理解。

1.T50的適用范圍

T50明確規定了其適用的工作范圍和單位主體對象。T50適用的工作范圍是：規定了數碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。T50適用的單位主體對象是：機關、團體、企事業單位和其他社會組織。這些單位和組織的數碼照片的收集、歸檔與管理工作，均可參照T50的相關規定執行。

2.規范性引用文件

一部標準的編制，其規范性引用文件的質量，在一定程度上會影響其質量的高低。T50的編制主體充分認識到了選擇規范性引用文件的重要性。在T50的編制過程中，共選擇了6個國家推薦標準和3個檔案行業推薦標準，充分體現了對這些標準制定者的知識產權尊重和法律遵循原則。因為T50是推薦標準，所以還采用了開放性的處置原則，明確提出：“鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。”

考慮到在該標準發布實施后，國家檔案行政主管部門又陸續出臺了一些相關標準，所以在實施T50的過程中，應充分利用好其開放性原則，注重標準之間的相互協調性和一致性。如：《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）等。

3.術語和定義

T50對4個主要術語進行了定義和說明。其中包括：數碼照片、數碼照片檔案、EXIF信息和照片組。

T50對數碼照片的術語定義是：“用數字成像設備拍攝獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。”這一術語定義明確了數碼照片的獲得途徑，存儲介質，及其呈現、處理和傳送方式。數碼照片的獲取途徑如果能夠充分考慮到數碼照片的形成規律和特點，將“數字成像設備”具體定義為“數字成像系統”（包括硬件設備和軟件），可能更有助于體現數碼照片的形成特點。數碼照片的存儲方式除了脫機保存（線下存儲）外，還包括線上存儲（保存在服務器中）。所以，可以考慮在術語定義中加以細化。傳統的照片主要由照片、底片和文字說明三部分組成，而數碼照片的種類和構成則更為復雜多樣，如“二值圖像”、“灰度圖像”、“彩色圖像”、“立體圖像”和“三維圖像”等。數碼照片的每個圖像的像素對應于二維空間中一個特定的“位置”，且有一個或多個與該“位置”相關的采樣值組成數值。根據這些采樣數目及特性的不同數字照片可以劃分為：二值圖像——僅可用0到1的亮度值表示每個像素；灰度圖像（灰階圖像）——可用0（黑）到255（白）的亮度值表示每個像素，并在0-255之間表示不同的灰度級；彩色圖像——每幅彩色圖像由三幅不同顏色（紅、綠、藍）的灰度圖像組合而成；立體圖像——是一物體由不同角度拍攝的一對圖像，可以用來計算出圖像的深度信息；三維圖像——是由一組堆棧的二維圖像組成，每一幅圖像表示該物體的一個橫截面。

對數碼照片的定義可以理解為：國家機關、社會組織或個人在社會活動中，直接通過數碼成像系統記錄的，可在通信網絡上傳送的各種數字形式的靜態圖像文件，其中包括二值圖像文件、灰度圖像文件、彩色圖像文件、立體圖像文件、三維圖像文件等。從其形成的領域來說，數碼照片應包括兩種類型，即記錄和反映公務活動的數碼照片，以及記錄和反映私人活動的數碼照片。

T50對數碼照片檔案的術語定義是：“機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數碼照片。”該術語定義，就目前而言，還存在一些值得推敲之處。第一，對數碼照片檔案的本質揭示不夠充分。該定義中采用“數碼照片”作為“數碼照片檔案”的屬概念，明顯忽視了兩者的區別。從學術意義上說，檔案的本質是人類活動的原始記錄，是一個整體性的概念，是由一系列相關的文件按照其形成規律和特點組成的有機體。文件和檔案之間的區別就在于前者是個體概念，后者是整體概念。按照一定規律和特點組成的文件體系，才能成為科學意義上的檔案。兩者之間的價值區別雖然也很重要，但不是本質性的。在機關、團體、企事業單位和其他組織所從事的公務活動中，除了“對國家和社會具有保存價值”的數碼照片外，還有大量的僅具有單位意義、局部意義的數碼照片，也屬于需要歸檔文件的范圍。歸檔保存僅僅是文件作為檔案保存過程中應當履行的一種職責而已，不能簡單地認為歸檔了就是檔案。倘若歸檔的數碼照片沒有經過系統分類和整理，并建立必要的實體或邏輯關聯，那就不是科學意義上的檔案。為此，T50的“數碼照片檔案”的術語定義，建議修訂為：“國家機關、社會組織或個人在社會活動中形成的有保存或查考利用價值的數碼照片的集合”。

T50對“EXIF信息”的術語定義是：“數字成像設備在拍攝過程中采集并保存在數碼照片內的一組參數。”為了便于對該術語定義的理解，T50對其作了一個注釋：“主要包括數字成像設備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。”

EXIF是英文Exchangeable Image File Informa？ tion的縮寫，翻譯成中文的含義是：可交換圖像文件格式，官方簡稱EXIF。EXIF是專門為數碼相機的照片設定的，可以記錄數碼照片的屬性信息和拍攝數據。1996年，日本電子工業發展協會制定了EXIF最初版本1.0；1998年，版本升級到2.1，可支持音頻文件；2002年3月，版本升級到2.2版。EXIF可附加在JPEG、TIFF、RIFF等文件中，為其增加有關數碼相機拍攝信息的內容和索引圖或圖像處理軟件的版本信息。有些操作系統，如Windows 7具備對EXIF的原生支持功能，通過鼠標右鍵點擊圖片打開菜單，點擊屬性并切換到詳細信息標簽下即可直接查看EXIF信息。EXIF信息是可以被任意編輯的，因此只有參考的功能。

T50對照片組的術語定義是：“有密切聯系的若干張數碼照片的集合。”該定義的術語注釋為：“如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內。”從一定意義上說，“照片組”術語定義，彌補了T50對“數碼照片檔案”術語定義的不足。

4.數碼照片的歸檔

T50對數碼照片的歸檔范圍、保管期限、歸檔時間、歸檔要求等，提出了明確的規范要求。機關、團體、企事業單位和其他組織在公務活動中形成的數碼照片的歸檔范圍主要包括四種類型，即“記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數碼照片”“記錄本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的數碼照片”“記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的數碼照片”“其他具有保存價值的數碼照片”。其中記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數碼照片包括：①本單位主辦或承辦的重點工作、重大活動、重要會議的數碼照片；②本單位重點建設項目、重點科研項目的數碼照片；③領導人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的數碼照片；④本單位勞動模范、先進人物及其典型活動的數碼照片；⑤本單位歷屆領導班子成員的數碼證件照片。

目前，T50的數碼照片的歸檔范圍還比較原則化，具體使用時還需要結合本單位的實際情況予以細化，或根據該標準制定具體的實施細則。例如，有的立檔單位就在歸檔范圍中補充了“本單位生產的名、特、優、新產品和老字號門店特色的數碼照片”“本單位獲得的各種省市級榮譽實物（獎狀、獎杯、錦旗、證書）的數碼照片”“城市建設改造前后的數碼照片”等。

T50推薦的數碼照片檔案的保管期限是：“數碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。”確定數碼照片檔案的保管期限，不能單純地考慮數碼照片或照片組的保存價值，還應充分考慮到與相關職能、活動、事件、項目所形成的其他檔案價值判斷的統一性，注意從整體上預測和估量數碼照片檔案的保存價值，確定合理的保管期限。

T50推薦的數碼照片的歸檔時間是：“數碼照片在拍攝完成后，應及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。”考慮到數碼照片的易被修改性，各單位應提倡與其他電子文件相一致的實時歸檔或在線歸檔方式。

T50推薦的數碼照片的歸檔要求包括六項：

第一，真實性要求。T50要求歸檔的數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數碼照片的內容和EXIF信息進行修改和處理。

第二，典型性和清晰性要求。T50要求對反映同一內容的若干張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔，所選數碼照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數碼照片一般只歸檔一張。

第三，格式規范要求。T50要求歸檔的數碼照片應為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。

第四，完整性要求。T50要求歸檔的數碼照片應附加文字說明。文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數碼照片所反映的主要內容。

第五，歸檔方式要求。數碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網絡進行在線歸檔。

第六，“四性”保障要求。歸檔時，應參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894）對數碼照片進行真實性、可靠性、完整性和可用性等方面的鑒定、檢測。目前，各單位可依據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）執行。

5.數碼照片檔案的整理和著錄

T50對數碼照片檔案的分類、排列、命名、著錄等提出了推薦性要求。

T50推薦的數碼照片分類方法是：同一全宗內的數碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。數碼照片的排列方法是：同一照片組內的數碼照片檔案按形成時間排列。考慮到“保管期限”是一種非客觀的且主觀性很強的分類標準，建議各單位在對數碼照片檔案進行分類時，應把“年度”“主題”“活動類型”等客觀性的分類標準，作為數碼照片檔案的分類標準使用。

T50推薦的數碼照片檔案的命名規則包括兩項，一是在整理過程中，應對數碼照片文件進行重命名；二是數碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張號.擴展名”格式命名。其中，保管期限代碼分別用“YJ”、“30”、“10”代表“永久”、“30年”、“10年”；年度為4位阿拉伯數字；照片組號為4位阿拉伯數字，一個年度內的照片組從“0001”開始順序編號；張號為4位阿拉伯數字，同一照片組內的數碼照片從“0001”開始順序編號。為了便于操作，T50還增加了一個示例。詳見表一。

T50為數碼照片檔案的著錄提供了兩個附錄。其中附錄A《數碼照片檔案著錄項目及說明》為規范性附錄，明確了數碼照片檔案著錄項目及其具體含義。該附錄規定了數碼照片檔案著錄的必要項目包括：全宗號、保管期限、年度、部門、照片組號、張號、參見號、攝影者、時間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態，并說明這13個著錄項目是數碼照片檔案著錄選擇的最低要求。實際著錄時，各單位可根據具體情況，參照《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54—2014）執行。各必要著錄項目的含義是：⑴全宗號：一般是指檔案館在首次接收立檔單位檔案時，在全宗名冊上賦予立檔單位全宗的順序代號。立檔單位在沒有向檔案館移交檔案時，也可以通過協商的方法，讓檔案館分配一個全宗號。企業（公司）的檔案全宗號，可以用企業的英文縮寫形式表示。⑵保管期限：照片所劃定的保管期限，包括永久和定期（如30年、10年）。⑶年度：指數碼照片的形成年度，采用4位阿拉伯數字。⑷部門：指負責數碼照片歸檔的實際部門，采用部門全稱或規范化簡稱，并保持一致和穩定。⑸照片組號：為4位阿拉伯數字，一年內的組從“0001”開始順序編號；⑹張號：為4位阿拉伯數字，同一組內數碼照片從“0001”開始順序編號；⑺參見號：與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號。⑻攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。⑼時間：數碼照片拍攝時間。采用8位阿拉伯數字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前補“0”。⑽組題名：本組照片所共同反映的主要內容；⑾文字說明：本張照片的說明，包括人物、地點、事由等要素。⑿文件格式：本張照片的計算機文件類型，包括JPEG、TIFF或RAW。⒀開放狀態：本張照片是否開放的標記，開放為“Y”，不開放為“N”。

T50的附錄B《數碼照片檔案目錄數據庫結構及字段表》為資料性附錄，各立檔單位在進行數碼照片檔案著錄時可參考使用。詳見表二。

6.數碼照片檔案的存儲和保管

T50對數碼照片檔案的存儲要求包括存儲結構、存儲載體等兩個方面的內容。

數碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行存儲。一般應在計算機硬盤非系統分區建立“數碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。

T50對數碼照片檔案的存儲載體的選擇和管理提出了以下三點推薦性要求：

第一，數碼照片檔案應存儲在耐久性好的載體上，推薦采用硬磁盤、磁帶和一次性寫入光盤作為數碼照片檔案長期保存的存儲載體。

第二，數碼照片檔案應存儲為一式三套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

第三，存儲數碼照片檔案的載體應有專門的裝具，且應在載體裝具上粘貼標簽，標簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。

T50對數碼照片檔案的保管，提出了五點推薦性要求。其中包括：

第一，在線存儲的數碼照片檔案的保管條件應符合《計算機場地通用規范》（GB/T 2887-2011）的要求。

第二，離線存儲在磁性載體上的數碼照片檔案的保管條件應符合《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/ T 15-1995）的要求。

第三，離線存儲在光盤上的數碼照片檔案的保管條件應符合《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T38-2008）的要求。

第四，對存儲數碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施。

第五，對存儲在磁性載體上的數碼照片檔案，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

在數碼照片檔案的管理實踐中，遵循這些保管要求，將在很大程度上有效保證數碼照片檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。數碼照片檔案的保管除應符合紙質檔案的保管要求外，還應符合的保管要求有：離線脫機存儲載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；離線脫機單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；離線脫機存儲載體存放時應遠離強光源、強熱源，并與有害氣體隔離；離線脫機存儲載體環境溫濕度應符合國家相關規定要求（相對濕度35%-45%，溫度17℃-20℃）。

7.數碼照片檔案的利用和鑒定銷毀

T50對數碼照片檔案的利用只作了原則性的要求，即“數碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執行，利用時應確保數碼照片檔案的信息安全。”在實際工作中，各單位應根據本單位的職能工作需要，注意做好數碼照片檔案信息的開發利用工作。其中包括：利用數碼照片檔案開展網上展覽；利用數碼照片檔案配合重大活動、重要會議的宣傳；利用數碼照片檔案進行工程建設的日常宣傳、總結匯報、竣工驗收活動；利用數碼照片檔案，在各種網絡信息平臺上，積極開展愛國主義教育活動；利用數碼照片檔案進行企業的產品推廣、技術推廣；利用數碼照片檔案進行法制宣傳；利用數碼照片檔案信息，制作宣傳片、紀錄片，進行文化強國的宣傳，為增強我國的文化軟實力做出貢獻；利用數碼照片檔案信息進行先進人物、先進事跡、先進科技產品的宣傳活動，努力傳播社會的正能量等。

T50對數碼照片檔案的鑒定銷毀也提出了原則性的要求，即“依據國家有關規定，對已到保管期限的數碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作。”2018年1月11日，國家檔案局在網站上發布了行政規范性文件《電子檔案管理系統基本功能規定》，其中第七章“檔案鑒定與處置”的相關規定，可以作為數碼照片檔案鑒定和處置的行動依據。該文件對電子檔案管理系統的鑒定與處置功能要求是：“系統應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。”“系統應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。”“系統應保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。”“系統應具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。”這些規定，對T50的適用起到了重要的支持作用，尤其是為在線存儲的數碼照片檔案的有效鑒定和處置，指明了基本的方向和做法。

參考文獻：

[1]國家質量監督檢驗檢疫總局、中國國家標準化管理委員會. GB/T 1.1—2009標準化工作導則第1部分：標準的結構和編寫，北京：中國標準出版社，2009.

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[3]國家檔案局. DA/T 50—2014數碼照片歸檔與管理規范，北京，國家檔案局，2014.

[4]國家檔案局. DA/T 54—2014照片類電子檔案元數據方案，北京：國家檔案局，2014.