以目標管理認定為抓手促進全省機關檔案工作標準化建設

張倩

機關檔案作為機關各項工作的真實記錄，是國家檔案資源體系建設的主體內容之一，在領導決策、機關治理、工作開展和維護單位、職工合法權益等方面發揮著不可替代的重要作用。機關檔案工作是機關工作的組成部分，是機關各項工作的基礎和重要一環，是機關提高行政效能和管理水平的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。機關檔案工作的規范化管理是完善機關檔案工作的有效手段，既能提升檔案工作對機關工作的服務能力和服務水平，又能從源頭上把握未來進館檔案的齊全完整和規范，提高國家檔案資源體系建設的總體質量。

我國對機關檔案工作的規范化管理始終非常重視，多年來，國家檔案局和各地區、各部門陸續出臺了一系列加強機關檔案工作的意見和辦法，有力地促進了機關檔案工作的發展和進步。但從實際操作層面來看，這些意見和辦法或多或少存在“宏觀要求多，具體要求少；原則條文多，明確規定少；針對性和操作性上存在不足”等問題。為了破解國家、省相關要求與機關實際工作不相契合的矛盾，也為了進一步提高全省機關檔案工作規范化、標準化和現代化水平，充分發揮檔案“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的作用，更好地為本地區、本系統、本單位工作和社會經濟發展服務，“十二五”伊始，河北省檔案局確立以“機關檔案工作目標管理認定”為工作抓手，強力推進全省各級機關檔案工作上層次、提質量。

一、精心編制《河北省機關、團體、事業單位檔案工作目標管理認定辦法》，確立工作目標和工作規程

好的工作想法需要全面細致又切實可行的工作制度來保障。《河北省機關、團體、事業單位檔案工作目標管理認定辦法》（含《認定標準》）（以下簡稱《認定辦法》）是我省開展機關檔案工作的指導意見，是各機關檔案工作需要達到的目標要求，也是開展具體工作時的操作規程。因此《認定辦法》需要既能夠涵蓋機關檔案工作的工作要求和工作流程，又能夠考查各項工作開展的深度和精細化程度；既能夠觸及到基礎性工作的關鍵節點，又能夠引導各單位向檔案信息化、科學化管理不斷探索和延伸。為了做好《認定辦法》的編制工作，我們到省、市、縣三級機關進行實地調研，與省直各部門召開座談會交流意見，集思廣益，經過數次修改和完善，于2011年1月24日印發了《認定辦法》。

《認定辦法》共15條，明確了目標管理認定工作的背景和意義、工作目標、認定等級和程序及認定的其他相關要求，確定了認定工作的原則。附件中的《認定標準》將機關檔案工作分為組織管理、檔案業務建設、檔案信息化建設和檔案開發利用四個方面進行考核，并將這四個方面又細化為57條標準，規定了認定的具體內容和每一項的分值。《認定標準》是認定工作中的關鍵性依據。一方面，擬認定單位會按照《認定標準》中的內容進行自查，確定得分項，查找未達標的方面，精準定位，有的放矢地彌補短板。另一方面，《認定標準》是專家組進行考評時的唯一標準，對認定單位的打分定級都是嚴格按照《認定標準》的每一條每一款進行的。幾年來的工作實踐證明，《認定辦法》內容設定符合工作實際，指標科學合理，能夠達到有效引導、促進和檢驗機關檔案工作的目的。

二、科學確定“抓系統、系統抓”工作思路，激發各級機關檔案工作爭先創優和上檔升級

好的工作想法需要定位準確又能夠凸顯成果的工作手段來實現。《認定辦法》印發后，一些基礎工作水平扎實、硬件條件較好的省直單位主動與省檔案局聯系，積極對接認定目標，補齊差距，要求進行認定升級工作。但工作開展一段時間后，問題逐漸顯現了出來。一是在經過最初的“熱鬧”后，此項工作很快就歸于平靜了，讓我們感覺目前的工作方法對于推動認定升級后續乏力；二是就當時的情況看，這項工作只在省直部門有些動作，并未掀起全省機關檔案標準化、科學化管理的對標高潮。鑒于此，我們著手從國家和省的法律法規中找思路，從以往的工作經驗中找辦法。

《機關檔案工作條例》中要求：“中央和地方專業主管機關的檔案部門，應根據本專業的管理體制，負責對本系統和直屬單位的檔案工作進行指導、監督和檢查。”《河北省檔案工作條例》中也規定：“各專業主管部門還應當加強本系統、本行業檔案工作的管理。”國家和省相關規定要求，為我們探索推動認定升級新的工作方法、挖掘新的“增長點”提供了政策依據。而通過多年對機關檔案工作經驗的總結，我們得出了認定升級工作應該調動行業主管部門的主動性和積極性。由行業主管部門對全行業、全系統提出檔案管理認定目標，將檔案工作納入全行業、全系統的整體工作進行統籌規劃，這樣可以對檔案工作的完成情況進行行業或系統內評比和考核，也可以使整個行業或系統的檔案工作統一得到提升。這種“抓系統、系統抓”的工作思路，可謂一舉多得。從工作鋪設面上講，省檔案局只需要將目標認定升級工作覆蓋全部省直機關單位；從工作延伸度上講，認定工作可以從省延伸到市、縣，形成橫縱交織的網絡；從工作專注度上講，省檔案局可以抽出全部力量投入到對行業主管部門認定升級的培訓和指導上；從工作的力度上講，行業主管部門對于全行業、全系統的檔案工作的定位和要求，勢必能夠更好地調動下級單位對于認定升級工作的積極性和主動性。河北省檢察院系統在檔案工作“抓系統、系統抓”方面做出了突出成績，不僅省檢察院自身檔案工作認定為全省最高級別6A單位，而且充分發揮示范引領作用把檔案工作納入對市、縣基層院的考核內容，把檔案目標管理認定與年終考核掛鉤，作為評先評優的重要依據，加強對基層院檔案工作的督導和人員培訓。在省檢察院的強力推動下，各級檢察院的檔案目標管理認定工作全面開花，全部通過認定，其中5A級以上單位96家。2018年8月，河北省檔案局召開機關檔案工作目標管理現場會，在全省推廣了他們的經驗。

三、積極推進“授課+觀摩學習”的培訓指導策略，深化對認定工作的認識和理解

機關檔案目標管理認定工作開展以來，不斷有單位就《認定標準》條款內容應該怎樣理解、在實際工作中應該怎樣執行等問題與我們進行協商與溝通。在很多條款細節的理解上，不同的單位或同一單位的不同人員都有著不同的認識；在實際工作中，某一項工作需要達到什么樣的程度才算是完成，大家也有不同看法。針對這些問題，我們多次組織專門的培訓和指導為各單位“解惑”，使大家能夠統一認識、統一標準，按照認定工作要求達到標準化水平。

為了做好培訓和指導工作，省檔案局業務指導處全體人員首先對《認定辦法》和《認定標準》進行了統一學習，對于《認定標準》的內容進行逐條分析和討論，對于在前期工作中大家反映較為集中的條款，專門進行了說明和解釋，使大家對于《認定標準》有了全面而準確地掌握。在日常工作中，省檔案局將對認定工作的指導融入到對協作組工作的指導檢查中；在全省檔案系統培訓和各單位行業培訓中，增加《認定標準》的相關講解課程；在各單位檔案工作的參觀考察中，帶領大家到已通過目標管理認定的檔案工作先進單位進行學習和調研。幾年間，許多機關單位數次邀請省檔案局業務人員對全系統進行目標管理認定工作的專門培訓，使大家從思想上統一了對《認定標準》的理性認識；省檔案局也多次組織省直部門到全省第一家通過6A認定的省檢察院實地觀摩學習，并請省檢察院向大家介紹工作中好的做法和經驗，幫助大家與本單位工作情況進行對標，提高感性認識。兩者相互印證，互相補充，全面提升了各單位對《認定標準》的理解，開闊了眼界，豐富了工作思路。

四、嚴格執行《認定辦法》和《認定標準》的要求，把控認定升級單位的質量和水平

上述三項措施推出后，調動了全省機關單位對于認定工作的積極性，激發了各單位“比、學、趕、幫、超”的競爭意識。多數單位開始按照《認定標準》的要求，規劃本單位認定工作，同時制定相關考核或工作目標，啟動本系統和直屬事業單位的認定工作。逐漸鋪開的認定工作也給省檔案局提出了新的挑戰，如何在認定工作即將全面到來的“大潮”中，保證認定工作的高標準和嚴肅性，如何確保認定單位評定的級別與實際情況相符，如何避免“為認定而認定”，真正實現通過認定工作促進機關檔案工作標準化、科學化和現代化的目的，是我們時常思考和不斷研討的課題。幾年來，我們在工作實踐中不斷摸索，反復研討，總結出一套較為成熟的工作方法。在認定工作中，我們按照《認定標準》的條款要求，嚴把每一項內容的分值，沒有達到標準要求的不允許升級；需要整改的先不予評分，整改后重新進行認定后再確定是否通過升級。在具體考評過程中，對于標準中不能量化的條款，我們更是從嚴從高要求，以能夠達到的最高標準來衡量評定。為了保證對每個單位的公平，并保持認定工作的權威性，我們在認定中同時做到：不因申請單位數量的增多，而降低對認定單位的要求；不因準備申請單位時間緊迫等客觀原因，而降低對認定單位的要求。這樣的堅持，得到了全省機關對目標認定工作的認可，激勵各單位努力朝著更高、更科學的機關檔案標準化目標前行，樹立了省檔案局的權威。

五、目標管理認定全省機關檔案工作規范化水平，成效顯著

幾年來，認定工作的推進和開展，有力地改善了我省機關檔案工作的面貌。在認定工作過程中，有的單位經過自查發現檔案收集得不夠齊全完整，就主動和領導聯系，召開會議協調收集工作；有的單位發現檔案整理不規范，就與檔案部門聯系，邀請業務專家進行授課指導；有的單位發現檔案保管條件差，設施設備配備不齊全，達不到庫房“八防”要求，就調整增設庫房，加購設施設備；有的單位信息化水平低，就與檔案信息化公司聯絡，制定單位的檔案信息化方案，購買檔案管理系統，加快傳統檔案載體的數字化工作；有的單位在宣傳和展覽上比較薄弱，就開辟專門的展室，將檔案中的精品挑選出來制作展覽，宣傳本單位的工作成績和拼搏精神，多數機關檔案工作走上了標準化、現代化的軌道。截至現在，全省共有5834家單位完成了目標管理認定，其中5A級以上的單位達到185家，檢察院系統、地礦系統已完成全系統的認定工作。特別是檢察院系統的檔案室，已經逐步從傳統檔案室進入智能化檔案室和數字檔案室的行列。

認定工作成為了一個宣傳口，將機關檔案工作整體要求向單位領導進行了“潤物細無聲”似的宣傳。凡是進行了認定的單位，領導對于檔案的認識和看法都得到了改觀和提升。曾經一位領導自己說：“原來我們都以為，沒用的東西才放到檔案室，有用的就放在自己手邊，需要的時候用著方便。這次認定，我才知道，越是有用的就越應該放在檔案室中，這是對單位負責，也是對全體人員負責。”

認定工作成為了一本操作書。近年來，國家不斷更新和豐富各種門類、載體檔案管理和整理的標準規范。我們將新標準的宣傳、推廣和指導融入到認定工作中，讓機關檔案工作人員能夠將新的要求與具體的工作快速進行結合，并在實踐中不斷熟悉和掌握新的標準規范。這種以具體工作倒逼業務技能提升的方式，成為一項行之有效的工作措施。

認定工作成為了一部功勛冊。檔案工作人員在單位往往默默無聞，做著大量細致而煩瑣的工作，卻不為領導和同事所知，在評職升級上得不到應有的認可。認定工作將檔案人員從幕后推到前臺，在整個認定的準備過程中，檔案員是首要的工作人員，承擔了最關鍵和重要的工作，從而使檔案員的作用得到的顯現，工作能力得到展示。很多檔案人員正是借助認定工作這個契機，得到了領導和同事的肯定和贊賞，獲得了晉升的機會。

認定工作成為了一塊試金石。這塊試金石是對檔案行政管理部門工作思路的試金石。從目前的成果看，這個工作手段有效地推動了機關標準化工作的開展，使我們一下子就抓住了突破工作瓶頸的關鍵點，打開了工作局面；也讓我們使用最小的力量來取得最佳的效果，不用把時間和精力浪費在各級、各部門間疲于應付的指導中；又調動了行業主管部門的工作積極性，發揮了他們對于資源和管理的調配作用，全省檢察院系統的升級工作可見一斑。未來，我們可以把“系統抓、抓系統”的工作方法作為一種寶貴經驗進行擴展和延伸，助力其他工作。

作者單位：河北省檔案局