業務檔案管理工作對社保基金安全的影響分析

黃炳輝

[摘 要]社保業務檔案作為社會保險業務中的重要組成，是參保人員享受保險待遇的憑證，也是保證社會穩定發展的基礎。隨著近年社保業務的發展，社保覆蓋面、服務范圍逐漸擴大，同時社保基金面臨的風險也越來越多，阻礙社保業務發展。本文從業務檔案管理工作對社保基金安全的重要作用出發，總結業務檔案管理工作保障社保基金安全的措施。

[關鍵詞]社會保險；業務檔案；基金安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.072

[中圖分類號]G271；F812.45 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-0-02

近年來，我國社會保險機制越來越成熟，但是由于部分地區社保機構內部控制制度不健全、管理模式落后等因素，不利于開展社會保險基金管理工作。因此，社會保險基金管理工作需完善內控機制，使其更加趨向于常規化，推動社會保險業務檔案健康發展。下面，筆者結合工作經驗，從以下幾點探討業務檔案管理工作對社保基金安全的影響。

1 業務檔案對社保基金安全的重要作用

在社會保險業務中，業務檔案管理和社保基金關系密切，是保證基金安全性的前提條件。一般情況下，社保基金在發放、轉移、征繳時參考相關規定會產生業務檔案，其記載著多年來參保人員的詳細信息，如參保記錄、參保費用、享受的待遇等。在實際工作中，工作人員將業務檔案管理、社保基金結合在一起，參照業務檔案對基金進行核對，比對檔案監管基金，能有效預防漏發、冒領現象，便于充分發揮業務檔案的作用，保證社保基金安全。

2 業務檔案是保證基金內控到位的途徑

業務檔案是內部監督、控制的一手資料，也是保證基金安全的基礎。加大社保檔案的管理力度，保證基金內控到位，能修復社保漏洞，保證基金安全。從當前情況來看，業務檔案管理工作的作用主要表現在以下幾點。①業務檔案管理是保障基金安全的基礎。由于部分社保機構缺乏對業務檔案管理的重視，投入資金和精力較少，導致該管理工作缺乏一定的規范性、系統性，導致裝訂不規范、檔案丟失現象頻發，無法滿足管理人員、參保人員的信息查閱需求，不利于提高管理質量和內控效率。再加上社會保險業務量龐大，故而對業務檔案進行規范、科學的整理和管理非常重要。②科學、合理地使用業務檔案是保障基金安全的有效手段。業務檔案管理包括收集、分析、整理、歸納和查閱等流程，各機構及參保人員都通過間接或直接的方式參與其中，導致業務檔案管理錯誤頻發，因此為保證業務檔案的完整性、真實性，需加強內部管控，進一步保障社保基金安全。③隨著人們養老保險意識的增強，歷史繳費作用逐漸顯現，斷保多年后再續保的人越來越多。由于歷史繳費記錄不完整，部分參保人員權益得不到保障，而且實踐中也產生諸多爭議，為有效解決這些爭議，必須依據完整、準確的個人信息，因此加強業務檔案管理工作尤為重要。如果業務檔案管理中缺乏安全、合理的管理流程和機制，就會使社保機構的工作陷入瓶頸，甚至還會影響社保改革的進程。所以，應基于實際加強業務檔案管理，這是保護參保人員權益的基礎，也是保障社保基金安全的重要舉措。

3 業務檔案管理工作保障社保基金安全的措施

3.1 增強社保基金安全意識，加強檔案管理的宣傳力度

國家檔案局、人力資源保障部門應制定業務檔案的管理要求，對相關的管理制度、執行部門給出詳盡的規定。上級部門還要不斷增強社保基金安全意識，加強業務檔案管理，將其作為評定部門領導工作的指標之一，借助網絡、電視等手段宣傳業務檔案管理工作，保證社會公民充分了解業務檔案管理工作對社保基金安全性的作用。同時，社保機構還要加強部門領導，組織專業人員參與業務檔案管理，并為他們提供工作場所，盡可能地滿足工作要求，保證業務檔案管理工作順利進行；根據自身經濟狀況適當提高業務檔案管理部門的資金預算，提高工作人員的福利待遇，從而提高業務檔案管理工作的質量。

3.2 建立信息化環境，健全內控機制

在業務檔案管理工作中，建設以人為本、人機結合的信息系統對加強內部控制具有重要的作用，具有成本低、維護便利、效率高、可靠性強的特征，能使內部控制管理更加精細、合理。社保機構應建立信息化的業務檔案管理環境，合理使用計算機的統計準確、運算速度快等優勢，將社保系統和銀行、編制機構、繳費單位系統結合在一起，不斷拓展檔案信息的收集面。與此同時，社保機構還要集中處理檔案信息，及時將變動后的信息傳遞至系統終端，便于統一檢查、核對檔案信息，推動社保基金有序運行。

在保險業務檔案管理工作中，工作人員要對管理流程進行規范，保證檔案資料的完整性、真實性，從而不斷提高檔案管理的質量和效率。社保機構要依托我國頒布的和檔案管理相關的政策，健全業務檔案管理工作制度，基于工作要求明確檔案信息的歸檔標準和要求，構建全面、科學的管理體系，能保證各項工作順利進行。對于種類不同的業務檔案管理，工作人員還要還要明確各環節流程，保證能夠進行集中化、標準化的管理，從而不斷提升管理水平。

3.3 加強業務檔案規范化建設，夯實內控基礎

業務檔案和每位參保人員的利益有著直接關系，憑證效果顯著。通過規范化管理業務檔案，能夯實內部控制基礎，保證社保基金安全。社保機構要建立社保檔案的管理機構，明確相關人員的工作職責；完善規章制度，編制行之有效的方案，明確業務檔案的管理期限，保證立卷有標準，歸檔有范圍，保密有條例，查閱有規定，使各環節都有據可依，從而實現最終的科學管理目標。另外，社保機構還要健全內控機制，制定科學、合理的牽制機制，對于重點的業務檔案稽查，要落實雙控、雙崗機制，規范受理、審批、復核、支付等業務流程，將業務檔案管理工作納入日常工作中，并和績效工資、年終考核掛鉤，作為年終評選的依據。

同時，社保機構還要投入足夠資金加強檔案管理基礎設施建設，分開進行資料存儲、辦公和查閱工作，為檔案資料設置專門的檔案柜，并對檔案信息存儲環境進行管理和控制，預防因不良天氣帶來的損害現象，并對檔案室實施系統、規范的管理，保證檔案室的安全性。此外，社保機構要加大對業務檔案管理系統的開發和利用，將信息系統和保險業務進行對接，統一檔案信息數據格式，以實現最終的業務檔案管理目標。社保業務檔案信息是對參保人員真實情況的反映，故而還要重視其保密性，定期組織管理人員參與專業教育和培訓，增強檔案管理安全意識，保證檔案管理有效、高效地進行。

3.4 加強基金安全教育，提高綜合素養

業務檔案管理是一項業務性和政策性都比較強的工作，特別是事業單位的社保檔案，在具備專業性的同時還具有政治性。作為檔案管理人員，除要掌握基礎性的基金安全知識外，還要具備一定的業務能力和法律意識。基于此，社保機構需加強對檔案管理人員的基金安全教育，借助各種手段提高他們的管理意識和自律性。首先，開展各種形式的警示教育活動。與檔案管理機構建立友好關系，邀請專業人員講述教材，增強他們的依法建檔、管檔意識、管理責任感。其次，組間一支高素質、復合型的內控團隊。基于社保機構的實際情況，有目的、有計劃地對內部人員進行培養，為他們提供盡可能多的學習機會，通過內部稽查、核對機制約束員工，提高內部控制的執行力度。最后，提高管理人員的職業修養。對全體管理人員進行思想素質教育，并于教育結束后進行考核，只有考核合格者才能上崗工作，提升全體員工的職業修養。

3.5 定期評估業務檔案，保障社保基金安全

在時間推移、社保基金轉移的背景下，社保機構的業務檔案信息不斷更新和變化。相應的，社保基金風險也處于動態的變化中。這種情況下，社保機構應設置專門的審計人員，定期監控和評估業務檔案。在對業務檔案進行評估時，社保機構要嚴格按照相關要求和標準，嚴格把控基金流向和流量，全面評估資產現狀，并基于業務流程制定與之相適應的流程進行監督和防范。另外，社保機構還可邀請工作經驗豐富的審計人員進行評估，便于及時發現業務檔案存在的問題，預防發生暗箱操作現象。總之，定期評估業務檔案信息，能發現和預防基金漏報、錯報，使社保機構的內部控制工作更加趨向于常態化，進一步保證社保基金的安全性。

除此之外，檔案管理部門還要采購實用性、先進性的辦公設備，安排專人記錄檔案信息數據，建立檔案數據庫，有效整合和利用業務檔案信息。同時，檔案管理部門要根據自身情況和工作狀況革新檔案管理軟件，做到自動管理、檢索和統計檔案資料，便于全面掌控業務檔案信息，為日后工作的開展提供保障。

4 結 語

在社保業務發展、覆蓋面擴大的背景下，社保基金安全問題越來越突出，會降低業務檔案管理效率，阻礙社會保險行業發展。因此，社保機構需加強業務保險管理，比如：吸取國外的先進經驗，健全內部控制機制，加大社保風險的防控力度，保證業務檔案管理工作的順利進行。另外，社保機構還要積極、主動地解決內部控制建設中存在的問題，及時轉變管理理念，將社保基金安全作為目標，建設內控機制作為基礎，規范業務檔案管理流程，并定期對其進行評估，以此保障社保基金安全，促進社會保險事業實現可持續發展。

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