提升企業單位人事檔案管理與利用的創新

摘 要：企業在發展的過程中要想提高自身的競爭能力，首先要從內部入手，做好人事檔案的管理工作。這項工作非常重要，記錄著員工的工作表現以及獎罰事例。近幾年我們國家企業單位人事檔案制度在不斷的改進，在這過程中還存在著很多問題。據此我們在管理的基礎上進行創新，提出具體的建議。

關鍵詞：企業單位；人事檔案管理；利用創新。

1 在企業人事檔案管理的過程中創新的意義

1.1 提高企業的核心競爭能力

人事檔案是非常重要的，包括這個企業員工的各項信息。如果檔案的信息不完整，那么就不能反映出一名員工的所作所為，也就是自身價值。如果不能對這些有詳細的掌握，就不能合理的利用人才。如果檔案管理水平不夠高，缺乏創新意識，就會造成企業管理混亂。如果被不法之人有心利用刪改檔案，就不能發揮員工真正的能力，不能提高企業的核心競爭力。

1.2 人事檔案管理的創新也就是企業文化的創新

在人事檔案管理的過程中，涉及到了多個部門。這些信息綜合起來就是整個企業的信息。一個員工的發展歷程全部都記錄在冊，從一定意義上來講，就是這個企業的歷史。我們在挖掘人事檔案的過程中，能夠發現每位員工不同的價值。如果有哪些代表性的人物或者是敬業愛崗的員工，我們就可以挖掘出其中的精神內涵，形成企業文化，這也增加企業的凝聚力。

1.3 有利于提高檔案的服務水平

企業檔案的服務宗旨都是以人為根本，在管理和服務過程中都提倡為人服務，因此在檔案管理過程中必須要提升自身的服務水平，從而加強服務力度。而對于陳舊的檔案管理方式，如果想要查閱檔案資料，查詢者就必須專門的檔案室進行查詢，而工作人員也必須通過人力進行搜索，這樣不僅浪費了彼此的時間，而且檔案查詢質量也會大大減弱，因此通過檔案信息化的推進，傳統的檔案管理方式已經從根本上得到了改善和創新。在創新檔案管理的過程中，檔案管理更加方便簡單，也為管理者提供了方便。

2 如何創新人事檔案管理

2.1 大力宣傳檔案文化

在傳統的評價機制中，評價檔案工作高低的唯一標準就是收集的檔案是否存在價值性，而對于檔案資料的整合分析、收集處理這些程序都沒有被列為評價標準，而在檔案信息化的今天，檔案的評價機制就不僅僅是收集的檔案資料有多少價值，而且也必須包括對于檔案資料的整合處理分析這些程序，如果用戶想查閱檔案資料，檔案工作者也必須迅速準確的將查閱者的所有檔案信息完整的提取出來，而對于計算機的利用，就極大的減少了再提取檔案過程中所遇到的種種問題，從而促進了檔案利用服務工作的開展運行。微信通過宣傳檔案文化，進一步實現了檔案資料信息的完善和利用。

2.2 提高員工對檔案管理的認識

在開展檔案管理工作的過程中，要想方便工作能夠順利進行就要讓員工對這項工作有一個大致的認識。第一步要做好宣傳工作，建立一個完善的檔案管理體系。也就是檔案咨詢服務，員工能夠在溝通的過程中了解這項工作存在的意義。而咨詢服務也能解決員工對檔案管理工作認識的不足之處。在這過程中相關的管理人員責任心也會增強，從而更加重視這項工作。更加全心全意的做好檔案管理工作。在這過程中要培養員工的業務能力，提高員工鑒別虛假信息的能力。能夠及時發現不真實的信息，做好信息的收集，保證答案的可靠性。

2.3 完善管理制度

在企業檔案管理的過程中，建立一個完善的管理流程，是非常有必要的。最基本的管理制度，包括以下幾個方面，也就是采集、轉遞、核對、整理檔案、借閱查詢等等。建立這些檔案流程之后，還要堅持做到“五不查”、“四不借”、“三不轉”的工作制度原則，即無單位介紹信不準查、非中共正式黨員不準查、干部本人不準查、牽涉到親屬不準查、未經批準不準查；未經批準不借、非特殊情況不借、手續不全不借、親屬檔案不借；個人帶檔不轉、沒有調函不轉、接收單位不明不轉。不隨意調取信息給其他員工，經過批準之后才能調取檔案，檔案調動的每一個步驟都要記錄在案。一旦出現問題，根據檔案的記錄追究責任到個人。[1]

2.4 加大投入完善基礎設施

在人事檔案管理的過程中需要一定的物質支持。就目前情況來看，很多企業在管理的過程中，忽視了人事檔案的重要性，沒有為人事檔案管理提供充足的經費。企業要保證經費能夠及時到位，設立一個專門的檔案室。配備完善的檔案管理設備，也就是掃描儀、打印機、監視器等。也要及時做好檔案的備份工作，這些儀器也能提高檔案管理的工作效率。[2]

2.5 推進檔案管理信息化發展

近幾年互聯網發展迅速，計算機應用在現代企業管理的過程中已經十分普遍。就目前的狀況來看，企業在進行檔案管理的過程中都會利用計算機，不再采用傳統的紙質檔案。數字化的管理既方便了答案的查詢也方便了檔案的保存。但也要注意，可能會存在硬盤損壞中病毒等各種現象，要及時做好備份工作。在管理的過程中，不同單位不同部門都會進行數據的傳輸，數據量比較大，信息的承載力也比較強。所以企業要盡可能的了解員工的全部信息，做好檔案管理工作，例如員工的學歷，就職經歷、業務技能、社會關系、個人能力等等。及時進行信息的更新，建立一個動態信息的系統。例如，員工每個月的業績以及獎罰結果等等。傳統的手工檔案并不能及時的更新信息，而電子檔案能夠更加全面的掌握員工的信息，做好分配管理工作。[3]

3 總結

綜上所述，企業在進行人事檔案管理的過程中，要想進行創新，首先要重視這項工作，建立專業的管理團隊，配備完善的資金，建立專門的檔案室，方便管理工作能夠順利進行。做好企業的文化建設，在管理的過程中，發掘企業員工精神，營造一個好的工作氛圍，增強企業的凝聚力。完善管理制度，及時更新檔案信息。確保企業內部管理工作能夠順利進行。

參考文獻

[1]劉麗.網絡平臺下高校圖書館用戶信息需求的特點及規律.河南科技學院學報，2015（11）

[2]常文娟.淺談新形勢下人事檔案管理[J].科技創新與應用.2013（21）

[3]張明秀.淺談如何做好人事檔案管理工作[J].遼寧師專學報（社會科學版）.2014（03）

作者簡介

狄成燕（1977—），女，漢，陜西省延安市，本科，館員，研究方向：檔案管理，從事的工作，人事檔案管理。