試談人事檔案材料的收集與整理

何玲

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，人們的生活質量得到了很大的改善，生活方式與工作方式也有了很大的轉變，而相應的一些思想意識也在發生著一些變化。尤其對于企業經營者來說，就愈加的重視管理方面的工作，這是因為做好管理工作有著重要的意義。只有加強企業經營活動中各個環節的管理，才能約束人們的思想行為，同時對于工作要求也能加以規范與指導，避免出現紕漏，影響企業的經濟收益。而人事檔案管理就是管理工作中的重要內容，對于企業的發展具有至關重要的影響，這就要求有關檔案管理人員能夠做好檔案資料的收集與整理，這具有重要的意義。

關鍵詞：人事檔案材料；收集；整理

人事檔案材料的收集與整理是檔案管理工作內容中的重要部分，這也是檔案管理的基礎環節，只有做好人事檔案的收集與整理工作，才能保證資料的全面性，使得檔案管理工作能夠更加規范，進而提升檔案管理的水平，有助于提高檔案資料的利用率，幫助企業領導者做出科學的決策。但是在實際上，大多企業在人事檔案材料收集與整理的過程中還是會發生很多問題，這些問題嚴重制約了檔案管理工作的順利進展，不利于企業的良好發展。這就需要有關管理人員能夠加以重視，通過采取一定的手段來加強檔案管理，提高材料收集與整理的效率，從而促進企業的長遠發展。

1 人事檔案材料在收集和整理過程中存在的問題

1.1 檔案管理意識不足

就我國目前實際情況來看，人才的檔案信息都會有專門的人員負責，由人事管理部門進行統一管理，而對于個人來說，在日常工作過程中，其本身不能直接接觸到自身的檔案材料，再加上我國對于檔案管理的重要性宣傳力度不足，使得大部分人群未意識到檔案材料對自己的重要性。這樣一來，由于在工作與學習中，沒有給予檔案管理足夠的重視，需要及時進行處理和存放的檔案資料不能進行正常保存，致使對個人的實際情況不能作出正確且有效地判斷。

1.2 收集和整理方式落后

人事檔案材料的收集與整理是檔案管理工作中的基礎性工作內容，這關系著后續材料的利用等，但是往往在材料收集與管理過程中會出現很多問題，尤其收集與管理方式落后問題比較突出，這就是使得人們不得不加以重視。在大多企業人事檔案管理工作過程中，還是普遍采用的人工方式進行管理，即使采用計算機等信息手段，也只是用在資料瀏覽、查詢方面，其余還是習慣人工收集與整理，這就制約了人事檔案材料管理工作的順利進行。

1.3 檔案管理人員素質有待提高

做好檔案管理工作尤為關鍵，只有做好人事檔案管理工作，才能為企業選拔優秀的人才，進而加快人才的建設，推動企業向著良好的方向發展。但是在實際過程中，還存在著不少的問題，處理以上問題外，在檔案管理人員方面也存在著很大的問題。檔案管理人員是開展檔案管理工作的基本要素，只有保證其素質過關，才能為工作的順利進行增添一重保證。然而，事實上卻是有很大不同， 大多企業的檔案管理人員素質是有待提高的，一些檔案管理人員的道德素質以及職業素質都有所欠缺，進而使得檔案材料失真、不實以及不全等現象經常發生，這不利于檔案材料的收集與整理，對于工作質量造成了嚴重的影響。

2 加強人事檔案材料收集與整理的有效途徑

2.1 提升檔案管理意識

我國現階段人事管理工作重要性意識不強的現象給人事檔案管理帶來的諸多不便，要使用有效措施和途徑提升公眾對檔案管理方面的意識。首先，要加強對人事檔案宣傳工作的力度，通過媒體提升對檔案管理的重要性的宣傳，使社會上的公眾更加了解人事檔案，從而使其能夠更加重視人事檔案管理工作。其次，還要在高校內設置相應的檔案管理課程。這是因為只有讓學生認識到檔案管理的重要性，熟悉其相關的工作程序，使學生在步入社會以后還能對人事檔案進行關注，并且及時將檔案遞交給有關部門，補充其個人信息。此外，通過有關的宣傳和相應課程的設置，進而提高社會公眾對人事檔案的重視，推動人事檔案管理工作質量的有效提升。

2.2 構建信息化的收集和整體檔案材料系統

隨著科技水平的發展，我國檔案管理的最終目的是實現檔案材料管理的信息化以及無紙化，因為只有這樣才能保證其工作效率穩定地提升和發展。在收集和整理人事檔案的時候，一定要了解現在認識檔案的實際管理狀況，然后應用分階段方法對工作進行開發。

其一，應該收集人事檔案的系統和整理人事檔案的輔助系統進行開發，應用計算機系統來幫助人事檔案的管理人員對資料進行收集和整理，利用此系統可以準確地了解有關公民的實際學習情況和工作狀況，針對那些未及時提供人事檔案的人員，給予相應的提醒，促使人事檔案部門順利地實施材料收集以及管理工作。

其二，在由計算機系統來收集和整理人事檔案資料的同時，還應該開發與公民信息相互聯系的系統，使公民的身份信息以及學歷認證等系統可以得到相應的開發，進而使人事檔案管理可以實現信息化，利用有關的信息系統可以對人事檔案材料進行自動的收集和整理，使公民的人事檔案變得更加充實。

2.3 培養檔案管理人才

培養專業的人事檔案管理人才是企業發展所需要的，只有加強檔案管理人才的建設，才能真正實現檔案管理水平的提高。所以，這就要求企業經營管理者們能夠重視人事檔案管理人才的建設，積極的培養企業所需的檔案管理人才，可以加強檔案管理方面的培訓，不斷的豐富他們的知識，同時也要注意提高對于管理人員現代化技術手段的實操訓練，進而全面提升檔案人員的現代化管理水平，提高現代技術設施的利用率，進而使得管理人員能夠利用現代化的管理手段加強檔案材料的收集與整理，滿足檔案管理工作的需要。另外，企業管理者還應該制定相應的獎懲制度，這樣才能充分調動員工們的積極性，對管理人員的行為能夠加以約束，從而避免一些不必要問題的發生。

3 結語

隨著時代的不斷向前發展，人才建設成為了眾多企業所考慮的問題，只有加大人才的培養力度，同時合理的聘用人才，這樣才能實現企業長遠的發展，保證企業經濟效益的持續化。而這就不得不提人事檔案管理工作，因為這是企業任用人才的標準，通過查看人事檔案資料，能夠對人員的信息進行了解，進而方便企業管理者進行決策，將人才放到適合的崗位上，從而實現企業的平穩運行和良好發展。這也就體現了人事檔案管理工作的重要性。但是往往在檔案資料收集與整理的環節中出現不少問題，使得檔案信息失真、不全、發生涂改等，這都不利于資料的有效利用。所以有關管理人員應該針對這些問題能夠積極的采取一些舉措來解決這些問題，從而提高人事檔案管理的水平，真正促進企業經濟的良好發展。

參考文獻

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