政府檔案信息資源管理對策研究

張平 鄔高萍 南京市棲霞區市場監督管理局 江蘇南京 210046

引言

隨著社會的不斷進步,檔案信息資源管理在政府中發揮著重要的作用,但當前政府檔案信息資源管理并不完善,如何提高其工作能力成了現在政府亟待解決的問題.政府職能的轉變也要求檔案管理部門的改革,目前政府檔案信息資源管理的研究已經不能滿足發展的需要,這就要求我國有關部門加強對信息管理的研究,并且在研究的過程中逐漸將對政府檔案信息資源管理的研究納入到該領域研究的一個重要課題,從而促進政府在政府檔案信息資源管理方面的提高.

1 政府檔案信息資源管理的產生

政府檔案信息資源管理是社會經濟發展的產物,隨著國家的出現而出現.國家出現以后,在進行行政管理的過程中,便不可避免地要頒布各種各樣的政策以及傳達一系列的信息,記錄這些政策及信息的文字便是政府的檔案信息資源.例如國家在制定法律、政策的過程之中,會產生多種多樣的文字記錄以及檔案資料. 這是政府檔案信息資源管理產生的特殊表現.

隨著時代的進步和社會的發展,光盤、軟盤代替了紙質檔案得到了廣泛的應用,政府在應用多媒體技術上也越來越得心應手.因為政府職能的轉變而帶來的管理工作增多,政府檔案信息資料整理的工作開始變得棘手,相關部門沒有充足的人力和時間進行統一的整理規劃工作,逐漸變成政府部門的負擔.為了快速高效地對政府檔案信息資源進行管理,有效地降低政府檔案信息資源管理的成本,美國制定了一系列的信息管理法規,成立了專門機構對政府檔案信息資源管理進行監管.美國的政府檔案信息資源管理以法律為支撐,對于檔案信息資源管理過程中出現的任何問題,都會通過法律來解決.美國的這些舉措促進了政府檔案信息資源管理的模式轉變,促進了其發展,成為政府檔案信息資源管理的開端,為此后政府檔案信息資源管理的發展奠定了基礎.

2 政府檔案信息資源管理的現狀

2.1 傳統的管理方法落后

現代信息化正在向數字化、智能化的方向飛躍發展,單一的紙質檔案已經無法滿足信息化時代的要求,而更多發展起來的則是電子檔案,政府檔案信息資源管理體系逐步得到補充和完善.紙質檔案存在著檔案管理電子信息系統的不完善、管理設備落后、檔案利用率低等問題.隨之給政府帶來了一定的麻煩,主要體現在不完善的檔案管理電子信息系統和系統設備落后兩個方面.

一方面是檔案管理電子信息系統的不完善.目前有一些事業單位檔案管理部門在信息開發時,由于對信息的了解程度不夠,只能用手工錄入的方式來完成對數據的采集,沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要,沒有系統的分析事業單位信息化管理未來的趨勢,造成信息缺失,影響員工工作效率.另一方面,事業單位檔案管理部門的電子化設備還比較落后,沒有及時更新發展觀念和方法,導致信息數據都比較陳舊,事業單位檔案管理沒有辦法及時的傳遞信息,傳統的人力管理方式也難以滿足大量的需求,因而影響到工作的效率.

2.2 對事業單位檔案管理信息化建設不夠重視

隨著社會經濟和科學技術的快速發展,事業單位檔案管理中的信息化研究也越來越深入,不斷形成了新的發展趨勢但是事業單位部門對檔案管理信息化采取忽視的態度,沒有認識到信息化管理的重要性.并且我國對政府檔案信息資源管理的經驗不足,建設程度與實際情況不匹配,造成資源浪費和信息流失.

2.3 軟硬件系統設施不完善

目前有些事業單位缺少最新的硬件支持,把精力都放在提高業績上而忽略了軟硬件設備的不完善問題.沒有配套的軟硬件設備就無法滿足事業單位中大量的檔案信息管理需求.

3 政府檔案資源管理的措施

3.1 適應社會發展需求,遵循社會發展規律;

政府檔案信息資源管理建設的發展應當符合社會的發展情況.相關部門應該時刻把握群眾需要的走向,多方面考慮未來政府檔案信息資源管理的規劃,使信息化管理體制與社會管理標準接軌,不斷提高檔案管理的透明化和有效性.保障人民群眾的基本權益,保障相關部門穩定有序的開展動態管理工作.

3.2 改變傳統的信息管理觀念

目前政府相關部門采取的檔案信息資源管理都存在一定的缺陷,起因就是相關部門的管理觀念陳舊.管理部門必須轉變管理檔案人員的傳統觀念,著重發展信息化建設管理.利用信息化對檔案進行歸納和總結,以充分調動積極主動參加工作.

3.3 建立健全信息化的政府檔案管理制度

檔案信息化管理是一套全新的管理模式,但由于缺乏必要的系統管理模式對其進行有效指導,造成現在很多地區政府單位檔案管理信息化建設進度緩慢.所以政府應當結合有關實際情況,建立健全檔案信息化建設制度,促進政府檔案管理工作效率的提升.

3.4 創新政府檔案信息資源管理方式, 拓寬人才隊伍培養途徑

政府檔案信息資源管理可推進相關部門的工作創新,增強基層組織工作活力.政府檔案信息資源管理是我國事業單位可持續發展的重要性依據和保障,主要責任是對新時期事業單位檔案進行組織和管理工作,也是相關部門對黨建發展,人才隊伍建設培養的重要活動載體.新時期的檔案信息化可以圍繞人才隊伍建設培養,不斷創新事業單位的管理機制,開展形式多樣、內容豐富的人員活動,加強檔案信息的專業性和先進性.

4 結語

當前我國政府部門的檔案信息資源管理工作還存在著很多問題,工作的模式需要不斷地創新和改進,結合新形勢下對檔案信息資源管理的要求,加強政府部門的檔案信息化管理建設.只有這樣,政府檔案信息資源管理工作才能正常有效開展,人民群眾的利益才能得到相應的保障,政府更好的為人民群眾和社會服務,構建和諧穩定的環境.