如何實現高校文檔一體化管理

朱家芳 彭翔

摘 要：隨著生活節奏的加快，隨著科學技術的不斷提高，高校文檔一體化管理應運而生。目前在高校文檔一體化體系建立時，學生、教師、招聘單位等各個群體對文檔查閱、檢索資料的需求也在不斷提高?；诖?，為了有效進行高校文檔一體化體系的良好建設，發揮現有網絡科學技術的使用優勢，本文主要詳細分析了文檔一體化管理的重要意義，文檔一體化管理存在的問題，以及同時對優化文檔一體化管理水平的改進策略進行了相關探究。

關鍵詞：文檔一體化；文檔管理；文件處理

受到我國現如今生活節奏加快的影響，各高校在文檔管理方面各個群體對查詢資料的需求日益增生，而在科學技術飛速發展的背景下，在高校文檔管理中，對管理人員的要求越來越高，對文檔分類管理、快速檢索、實時查詢等的要求也逐漸增加，從而高校文檔管理一體化管理在這樣的時代背景下誕生。對此，若想建立有效的統一的高校文檔管理一體化的體系，應當深入切實于高校的文檔管理現狀及發展趨勢的探析，以針對性的解決高校文檔一體化管理的各種問題。

1高校文檔一體化管理意義

1.1符合社會發展的客觀需求

文檔一體化管理使學生自身、在職教師、用人單位等社會各方面在查閱自己需要的資料時，可以更加方便、快捷、高效地檢索到符合自身需求的材料。例如，文檔一體化可以使學生隨時查閱自己的成績、個人信息、所學資源，也可以使教師查閱學生的總體發展趨勢，進行總結性評價，從而使師生互動，形成良好的教學反饋。又如，文檔一體化可以使招聘單位查閱到所聘學生的在校成績、活動記錄、獲獎記錄、教師評語等等直接全面的信息，從而確定招聘對象，從另一方面來講又可以使學生提高就業率，提高就業質量。因此，文檔一體化符合社會各方面團體的客觀需求。

1.2提高檔案管理工作效率

如今生活節奏的加快，在高校，學生、教師等群體對信息需求的增多，傳統文檔管理已經不能滿足繁重的檢索任務。文檔一體化管理的應運而生，高效精確的解決了這個棘手的現代化問題。文檔一體化管理將傳統文檔管理和現代信息技術結合起來，減輕了文檔管理工作人員的繁重工序，方便了信息需求者的查詢過程，增強了文檔信息的存儲時間，提高了信息查詢的可靠性和快捷性。文檔一體化運用現代網絡技術，使查詢更加快捷化，使管理更加便捷化，提高了檔案管理的工作效率。

1.3實現資源共享

傳統的文檔管理，使各個高校之間信息阻塞不通，交流不足，但在如今信息交流需求如此發達的今天，仍使用封閉管理的傳統文檔管理模式顯然不足以跟上時代的步伐。文檔一體化的實施，使信息變得透明化，資源變得共享化，使文檔管理提升了一個時代的差距。現代信息技術和互聯網的加入，是文檔一體化的特色，為文檔管理增添了一個新的平臺，使資源分配合理化、平均化，使資源信息透明化、共享化，提高了不同的使用者在不同地域同時查詢到相關信息的可能性，減輕了信息檢索的繁瑣性，為各個使用者群體的信息查詢和管理提供方便。

2高校文檔一體化管理存在問題

信息公開主體多元化：文件為主的現實信息和檔案為主的歷史信息，構成如今高校信息的公開資源的主要內容。在如今已有的文檔管理體制中，兩個不同的管理主體在信息公開時，文件和檔案分別形成了兩條不同的信息公開主線。雖然如今我國部分高校還有檔案室機構的存在，檔案管理仍存在于高校的日常工作運行中，但傳統文檔管理與現行文檔管理的區別還是會對文檔和檔案分門別類的工作產生重要影響。因此，文檔一體化管理產生的信息公開主體多元化，降低了信息公開的效率，增加了高校信息公開工作中協調統一方向上的難度。

3高校文檔一體化管理實現途徑

3.1保存電子文件元數據

隨著高校文檔一體化與現今科學技術越來越緊密的聯系，在高校文檔管理中，保存電子文件的元數據顯得尤為重要。先說元數據，就是指數據的數據，指文件數據中的特有結構和文章上下關系。在傳統文檔管理中，復印存檔、打印文件資料等是保存元數據主要方式。但在電子數據中，其元數據存留在原始文件數據中，并不具有單獨存在的形式，因此如果元數據脫離原始文檔，就無法恢復或準確讀出原始數據。由于計算機更新速度的加快，電子數據的元數據更新速度也應跟上其更新的步伐，這就需要文檔管理人員及時頻繁的更換最新的文檔保存載體，例如硬盤、U盤等。

3.2規范文檔一體化管理體系

由于現在的文檔管理方式的變更，從前的文檔管理體系不在適合現在的發展腳步，因此建立文檔一體化管理的統一發展體系顯得迫在眉睫。紙質文檔的處理方式比電子數據的處理方式顯得復雜繁瑣，但為了文檔管理的一致性和統一性，紙質文檔的流程與電子數據的處理流程卻要同步進行，這就需要如今的管理部門加強對工作人員思想觀念的轉變，技術的更新支持，人才的培養和統一的制度化的規范建設。建立文檔管理一體化的統一管理體系是文檔管理一體化發展的重要保證和前進方向。

4結語

綜上所述，文檔一體化符合社會各方面團體的客觀需求，合理運用現代科學技術，使查詢快捷化，管理便捷化，增強了檔案管理人員的工作效率，合理平均地分配資源，讓信息變得透明化、變得共享化，增強了使用者同時查詢到所需信息的可能，減輕了信息查詢任務的繁瑣性，為各個使用者群體的信息查詢和管理提供方便?，F如今的文檔一體化管理還存在許多不成熟，例如信息公開主體多元化，信息公開業務標準不統一等問題。而在步步探索中，逐漸發現保存電子文件元數據可以使文檔及時更新，存留時間更久，更精確，還有規范文檔一體化管理體系等解決途徑。

參考文獻

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