淺論房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

■ /

吉林省洮南市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心

房產(chǎn)的檔案管理是房產(chǎn)管理工作的重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)管理工作規(guī)范化的重要保障。在現(xiàn)代社會(huì)生活中，人們進(jìn)行買賣房屋、轉(zhuǎn)讓房屋的交易行為越來(lái)越多，造成的糾紛矛盾、法律訴訟也時(shí)有發(fā)生。這種現(xiàn)象不利于我國(guó)和諧社會(huì)建設(shè)，而房產(chǎn)檔案是對(duì)房產(chǎn)交易行為的原始記錄憑證，其可以作為有效避免糾紛、主持公道的有力武器，使其價(jià)值得到充分發(fā)揮。通過(guò)信息化建設(shè)則能夠讓房產(chǎn)檔案管理更具效力，能夠?yàn)槲覈?guó)社會(huì)的和諧發(fā)展提供支持。

一、房產(chǎn)檔案管理融合信息技術(shù)之必要

房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)就是利用信息技術(shù)控制和使用相關(guān)的信息資源，更加快速高效的為社會(huì)、群眾服務(wù)，這與我國(guó)信息化社會(huì)的時(shí)代特征相適應(yīng)，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)信息化技術(shù)的融合，房產(chǎn)檔案管理能夠從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向數(shù)字化，能夠便于群眾的信息查閱和內(nèi)容查詢，能夠?yàn)槿罕娞峁└鼮楸憷姆?wù)。其次，房產(chǎn)檔案管理信息化，能夠有效避免工作中的失誤，能夠促進(jìn)檔案管理水平的規(guī)范和提升，從而保證檔案管理工作的高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高水平，切實(shí)為房產(chǎn)管理的規(guī)范化提供有力的支撐保障。第三，房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)，能夠讓檔案信息的溝通與交流更加暢通，能夠讓檔案信息實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的共享，從而保證信息的及時(shí)性與有效性。

二、優(yōu)化信息化，發(fā)展房產(chǎn)檔案管理新路徑

(一)建立完善信息化管理制度

信息化建設(shè)是房產(chǎn)檔案管理的高級(jí)階段。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，社會(huì)各行各業(yè)都在積極利用信息化技術(shù)進(jìn)行變革，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。信息化已經(jīng)成為衡量各個(gè)行業(yè)現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。因此，房產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)首先從制度入手，要建立完善的信息化管理制度，對(duì)檔案的建立、查詢、保存、轉(zhuǎn)移等各項(xiàng)制度內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化健全，將信息化管理制度體現(xiàn)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)當(dāng)中，從而進(jìn)一步規(guī)范檔案的管理，使檔案管理更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和百姓生活服務(wù)。

(二)構(gòu)建完善歸集和檢索系統(tǒng)

在現(xiàn)代檔案管理工作業(yè)務(wù)開(kāi)展中，最大化的發(fā)揮信息化建設(shè)的效果，構(gòu)建歸集系統(tǒng)是必要的措施之一。這是實(shí)現(xiàn)信息化管理的有效保證。針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的滯后性，應(yīng)該對(duì)目前檔案進(jìn)行整理和分類。檔案資料的屬性一般分為文本形式和圖片形式。應(yīng)該對(duì)兩類檔案進(jìn)行數(shù)字化歸集處理。對(duì)涉及房屋交易的文字類資料錄入信息管理系統(tǒng)，利用數(shù)碼相機(jī)或電子掃描儀等設(shè)備對(duì)圖片資料進(jìn)行掃描處理，在文本檔案信息上增配電子圖片，并對(duì)各個(gè)資料進(jìn)行整理核對(duì)后，統(tǒng)一納入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。這樣可以保障檔案查閱、調(diào)取、保存的質(zhì)量和效率。另外，需要在信息系統(tǒng)上建立強(qiáng)大的檢索功能，對(duì)相關(guān)信息能夠進(jìn)行高效的搜索查詢，由于房產(chǎn)管理檔案分類較多，內(nèi)容龐雜，工作人員要在繁雜的檔案中準(zhǔn)確及時(shí)的查詢提取，需要一定的時(shí)間和精力。如果仍然使用傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)很難滿足服務(wù)需要，因此，依靠強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)搜索技術(shù)，建立強(qiáng)大的檢索功能，可以有效的提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。這項(xiàng)工作也是信息化建設(shè)的有效實(shí)現(xiàn)途徑。

(三)注重培養(yǎng)信息化管理人才

培訓(xùn)是提升工作水平的有效手段。房產(chǎn)檔案管理工作人員是從事檔案管理業(yè)務(wù)的主體，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。高素質(zhì)、高層次的信息化管理人才成為提升房產(chǎn)檔案管理水平的首要資源。因此，房產(chǎn)管理部門要重視對(duì)檔案管理工作人員的信息化職業(yè)培養(yǎng)，建立完善信息化人才培養(yǎng)機(jī)制，形成濃厚的信息化人才培養(yǎng)氛圍。房產(chǎn)管理部門應(yīng)牢固樹(shù)立“以人為本”的思想，克服“重使用輕培養(yǎng)”的錯(cuò)誤理念，把提升人員信息化工作水平作為部門的核心工作來(lái)抓，特別要重注年輕的、有朝氣活力的信息化工作人才的培養(yǎng)力度。在日常工作中，關(guān)心檔案管理工作人員的個(gè)人發(fā)展，把個(gè)人發(fā)展和檔案管理緊密結(jié)合起來(lái)。根據(jù)其個(gè)人的專長(zhǎng)、能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)，提供相應(yīng)的工作崗位，為其設(shè)計(jì)合理的職業(yè)生涯規(guī)劃。加強(qiáng)檔案管理人員的在信息化方面的教育，通過(guò)經(jīng)常性的信息化方面的培訓(xùn)教育，不斷提高工作人員的檔案管理信息化意識(shí)和實(shí)際操作水平，并注重在實(shí)踐中培養(yǎng)鍛煉人才。以保證其專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)展，防止其老化和停滯不前。同時(shí)，房產(chǎn)管理部門應(yīng)鼓勵(lì)從事檔案管理的工作人員利用業(yè)余時(shí)間參加與現(xiàn)代信息化辦公相關(guān)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。通過(guò)多種的培訓(xùn)教育模式探索，可以使工作人員的信息化工作能力和素質(zhì)得到不斷的提高，才能有效保證房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)在提升檔案管理水平，改善檔案管理工作質(zhì)量與效率，促進(jìn)服務(wù)型社會(huì)的形成于建設(shè)方面發(fā)揮重要作用，是其他技術(shù)形式所無(wú)法替代的。相關(guān)人員更加需要結(jié)合房產(chǎn)檔案管理工作實(shí)際情況，做好信息化技術(shù)的融合與建設(shè)，讓其為房產(chǎn)檔案管理工作的開(kāi)展助力。