檔案信息化管理存在的問題及策略研究

■曾浩權／邵陽廣播電視大學

檔案的信息化管理包括物質、技術、機制建設和人力資源等因素，這些因素任何一種發生變化都會影響到檔案信息化的整體運行效率。對當前檔案信息化管理進程中遇到的問題進行分析研究，對推進檔案信息化管理具有重大意義。

一、檔案的信息化管理

（一）什么是檔案信息化管理

檔案信息化管理就是運用計算機網絡技術、基于數字化的管理模式、對檔案資源進行管理和提供利用［1］。由此看來，檔案信息化管理是基于科技發展做出的對檔案管理方式的改進，是科學技術影響下傳統行業的華麗蛻變。

（二）檔案信息化管理的優勢

傳統的檔案管理大多依靠人力，而且檔案信息多是以紙質版的方式存在，僅是管理中的分類規整工作就要消耗大量的人力物力和時間，而且紙質檔案的存放和保管也是一件需要管理人員慎重考慮的事。因此，與傳統的檔案信息管理方式相比，檔案信息化管理模式具有自動化、智能化、共享化、高效性吧、管理方便、節省人力資源等優勢。

二、檔案信息化管理中存在的問題

第一，檔案信息化管理設施建設不健全［2］。當前我國的檔案信息化管理存在這種現象：有的單位配置了電腦和打印機卻沒有配備相應的掃描儀，有的單位雖然已經配備了基本的信息化管理設備，設備中卻沒有安裝相應的工作軟件，或者設備未與單位的工作系統有效融合，這些情況造成了檔案管理工作效率的降低，也給檔案信息化管理建設帶來了阻礙。

第二，檔案信息化管理體制建設不健全。體制建設是檔案信息化管理的規范和守則，它一方面指明了檔案信息化管理的發展目標和方向，另一方面對信息管理人員的業務素質和能力提出要求和規范，是檔案信息管理人員的行為準則，也是保障檔案信息管理工作有效開展的制度保障。當前很多單位的管理體制建設并不完善，有的體制規定的責任尚不明確或有些矛盾的地方，使得在對檔案信息進行管理時出現了一些混亂的地方，影響了檔案管理工作質量和效率的提高。

第三，檔案管理人員業務素質有待加強。人力資源一直在檔案信息管理工作中扮演者重要角色，無論是傳統的檔案信息管理方式還是信息時代背景下的信息化檔案管理方式，都離不開人力的操作。但目前很多檔案信息管理單位都比較缺乏高技術人才，造成有技術有設備卻無人能用的尷尬局面，無法適應檔案信息化管理的新環境、新要求，使得檔案管理工作效率無法得到有效提高。

第四，檔案管理的創新能力不強。當前很多檔案信息管理單位的創新建設還不完善，有的還是沿用傳統的依靠人力進行管理的方式，有的則是一味照搬照抄國外或其他地區的管理方式和技術，并沒有將其融入到本地區或本行業的特點中來，使得檔案信息化管理流程顯得機械而僵化，缺乏創造活力。

三、應對檔案信息化管理問題的策略研究

首先，加大對設施建設的投資力度，完善檔案信息化管理的設施建設。完備的設施建設是進行檔案信息化管理工作的必要前提，設施建設不僅包括設備購買等硬件條件，還包括相關的軟件設計和安裝等條件，這是提高檔案信息管理工作效率的一個關鍵因素，只有二者兼備，才算完成了檔案信息化管理的物質基礎建設，這也是檔案資源實現信息化管理的基本條件之一。

其次，完善管理體制和監督體制建設。完善管理體制建設，建立周密嚴謹的管理體制，有助于保障檔案信息化管理的工作效率和質量，形成有序的運行機制；完善相關監督機制建設，能夠有效監督管理工作人員的實際工作行為，矯正和規范工作過程中的錯誤操作，減少工作失誤，給檔案持有者提供更加優質的服務，更好滿足市場需求。

再次，加強管理人員隊伍建設，提高管理人員的業務水平。管理工作人員對工作內容和職責的熟悉認真程度決定了他們的工作態度和工作效率，對檔案信息管理業務不熟悉、業務技能不熟練的管理人員，其工作效率和工作質量會遠遠低于業務水平較高的行業人員，而且每項工作都會多少涉及與之相關的工作內容。因此，要加強對管理人員的技術和職業道德培養，造就復合型技術人才，為檔案信息化管理建設提供人才保障。

最后，加強創新建設，促進技術創新。5月28日習近平總書記在出席兩院院士大會時發表的關于“建設科技強國”的講話指出：要給發展提供高質量的科技供給，努力實現關鍵核心技術自主可控。這啟示我們：要擺脫當前許多核心技術依靠外國的局面，加快現代化建設進程，必須依靠自主創新。對檔案信息化管理工作來說，加強自主技術創新同樣具有深刻作用和影響。

四、結語

針對當前信息化時代背景下檔案信息化管理中出現的問題，我們應從不同的責任主體角度（如管理制度建設、人力資源建設等）進行分析和探究。各個責任主體都應明確責任定位，根據自身在檔案信息化管理中起到的作用進行改進和創新，加強創新意識，不斷提高創新能力，響應黨和國家的號召，為推動檔案信息化管理建設和全面建成小康社會、實現中國夢貢獻自己的力量。