淺談民辦高職院校人事檔案管理信息化建設

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一、前言

(一)人事檔案管理工作對民辦高職院校人事工作的積極影響

檔案管理能夠更好的為民辦高職院校的師資評估提供服務，為日常的人事管理活動提供真實的記錄，隨著人事檔案管理工作日趨規范化，檔案管理工作需與時具進，使其更好的為人事工作服務。

(二)人事檔案管理對民辦高職院校的發展有什么重要意義

在高校的教學評估過程當中，師資團隊建設的質量指標直接影響到民辦高職院校的教學評估。隨著社會信息化的程度的不斷提高，迫使人事檔案從傳統管理模式轉化為信息化管理，這是民辦高職院校檔案管理模式的一次重大變革。信息化技術的發展為人事檔案信息化帶來了深遠的影響，如何建立民辦高職院校人事檔案信息化管理，是目前民辦高職院校人事檔案管理部門的重要探討課題。

二、民辦高職院校人事檔案管理信息化現狀

(一)人事檔案管理人員構成不合理

經過筆者調查，在民辦高職院校檔案管理隊伍中大多數的檔案管理人員都是非檔案管理相關專業。而且由于大部分民辦高職院校處于發展階段，人員流動性較大，很多檔案管理人員剛熟悉工作又換崗，又沒有健全的檔案管理制度，這就使文件在保管或者交接過程中丟失、歸檔不完整、不規范、統計數據更新不及時等。

(二)人事檔案管理中硬件配置薄弱

民辦高校由于其辦學性質特殊性，辦學資金投入有限，所以部分民辦高職院校在管理人事檔案時，雖然檔案管理人員都已使用電腦辦公，掃描儀，但是沒有專門的電腦用來做為人事檔案數據庫專用。學校里類似青果數字等綜合平臺雖然已初步建成，但是沒有建立人事檔案管理信息數據庫。很多民辦高職院校在辦學發展中忽視了人事檔案管理工作對促進學校發展的重要性及作用，人事檔案工作被附屬化，檔案管理的存儲基礎條件不夠完善。

(三)傳統的人事檔案管理模式落后

筆者在從事民辦高職院校人事檔案管理工作中發現，主要還是以人工為主對教職工建立紙質檔個人檔案，而且沒有統一標準要求教職工檔案里應該放哪些材料，放材料順序等，紙質檔案需要純手工收集資料，再進行審核、整理、歸納，這樣導致工作人員工作量大，效率低，也容易出錯。大量的檔案都在收集歸檔后就處于封存狀態，而不再利用，從而影響了檔案信息的使用效率。也不能很好的與其他部門進行資源共享，阻礙民辦高職院校教育教學的發展。

三、如何加快民辦高職院校人事檔案管理信息化的幾點建議

要實現民辦高職院校人事檔案管理信息化建設，更好的為民辦高職院校人事管理工作服務，人事檔案信息化建設起著非常至關重要的作用，同時，也是民辦高職院校師資隊伍建設和發展的重要基礎。當前，檔案信息化在建設過程中應該要有統一的標準模式及安全的信息保障系統，這是一個循序漸進的過程，可以從以下幾個方面著手開展工作。

(一)加強對人事檔案工作重要性的認識

人事檔案是一個教職工在學校各個崗位不同時期工作經歷、個人學習、生活狀態和工作成績的原始記錄，它是民辦高職院校教職工職稱評定、考核、晉升、工資改革的重要依據，是師資隊伍發展重要的數據支撐，人事檔案在教職工工作中扮演著重要的角色，因此，必須要重視人事檔案管理。

(二)加強硬件支持

要確保人事檔案管理工作的高效性、精確性、信息化，硬件建設是基礎，領導重視是關鍵，加大資金投入是根本。因此，民辦高職院校要購置相應的電子設備，如配置專門建設數據庫用的電腦、掃描儀等，組建網絡管理人員隊伍，做好網絡基礎建設及防黑客入侵建設，構建符合本校實際的信息化數據庫，使人事檔案管理往數字化、規范化、安全化、信息化發展。

(三)加強檔案管理隊伍建設

1、引進復合型人事檔案管理人才

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。檔案管理信息技術的高低已經成為民辦高職院校發展的主題，因此，這就要求檔案管理工作人員除了擁有較強的檔案管理專業能力之外，還必須會熟練的使用計算機及其網絡功能。

2、加強崗位培訓

民辦高職院校人事檔案工作人員素質的高低決定了人事檔案服務水平的高低。民辦高職院校應建立良好的培訓機制，定期對檔案工作人員進行多種形式的培訓，加強檔案管理人員的專業知識，提高綜合分析能力及業務能力。還應強化人事檔案管理人員的思想政治素質，要求其具有嚴格的職業操守，良好的道德品質，在必要的條件下，還應該簽署保密協議。

(四)完善人事檔案管理制度

不管是紙質檔案管理還是檔案的信息化建設，都需要修定一套健全的人事檔案管理辦法，以達到相關工作的科學化和規范化。

(五)建立完善的民辦高職院校人事檔案數據庫系統

為了跟上時代的步伐，更好的服務于民辦高職院校的發展,人事檔案管理模式應由實體檔案管理向數字化檔案管理轉變。民辦高職院校應根據自身需求來設相關的功能，在建立人事檔案數據庫過程中，數據采集是人事檔案管理工作最基礎的一項內容,采集工作一定要以人事部門審核的數據為依據,不僅要包括教職工的基本信息，還要包括他們的合同信息、家庭及社會關系、學習經歷、進修信息、工作經歷、行政職務、專業技術職務、教學科研等。目前，人事檔案管理應從現狀入手，把已有的紙質檔案通過掃描儀、數據壓縮等技術轉化為電子檔案，這是建立人事檔案數據庫系統的基礎，對于新入職教職工，除了建立基礎的紙質檔案，還要進行電子數據建檔，數據庫系統的建立是一個逐步積累的過程，人事檔案管理工作者應客觀、細致的做好檔案建設工作，確保人事檔案數據庫內信息的準確性、完整性、真實性。

(六)提高人事檔案工作的服務意識

隨著社會的進步，如果延用傳統的檔案管理模式和管理制度，必將阻礙民辦高職院校的發展。因此，應該把保存及應用工作結合起來，適當開放一些可以共享的信息。把人事檔案工作從原有的任務式轉變為服務性，為全校師生員工提供更好、更全、更快的檔案服務，從而避免一二級學院在收集人事資料等相同的工作重復做的弊端。

四、結語

在信息化迅速發展的今天，民辦高職院校的人事檔案管理理信息化程度還處于滯后狀態，我們要充分重視人事檔案管理信息化對促進民辦高職院校發展的重要性，從而不斷加強檔案信息化管理意識，完善檔案管理機制，建立健全的檔案信息化數據庫，加快檔案管理工作人才隊伍建設，提升檔案管理人員綜合素質，使檔案管理從人工化向信息化轉變，實現人事檔案資源的優化利用，使人事檔案管理工作為民辦高職院校的可持續發展作貢獻。