分析新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究

■王彩云／內(nèi)蒙古自治區(qū)中醫(yī)醫(yī)院

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）管理體制缺乏統(tǒng)一標準化

當前，許多醫(yī)院科室的工作人員均有相應的工作職責制度所在，但在醫(yī)院檔案管理工作制度上，以及職責規(guī)范卻沒有給予準確規(guī)定。既沒有明確的管理模式，亦沒有一定的網(wǎng)絡管理，且一些醫(yī)院的檔案管理機構(gòu)設(shè)置極為分散且有雜亂，各部門的檔案信息也施行分別管理，致使信息資源難以準確銜接起來，資料不具有統(tǒng)一價值性，一旦需要查閱相關(guān)信息，便會出現(xiàn)手忙腳亂的問題。這顯然不符合信息網(wǎng)絡時代下的發(fā)展需求，更不利于管理工作質(zhì)量的提升。

（二）專業(yè)管理人員不多，管理意識有待強化

許多醫(yī)院檔案管理人員并非專業(yè)出身，大多是直接將其他科室的行政人員、科室人員直接轉(zhuǎn)崗或兼職檔案管理崗位，如此一來，就會造成該崗位的職員專業(yè)知識、技能參差不齊，且流動性強，崗位不穩(wěn)定的現(xiàn)象發(fā)生。而且這些人員并非專業(yè)出身，又只是暫時處理這個崗位工作，自然難以全身心投入該工作之中，甚至是對檔案管理工作帶有隨意性，導致檔案管理工作長期處于不被重視的處境中，自然難以實現(xiàn)管理質(zhì)量的提升。此外，部分人員的法制意識相對薄弱，對于相關(guān)的檔案法律缺乏科學認知，管理過程中往往無章法可循，缺乏法制性。

（三）管理水平有待提升

因檔案管理工作人員的主動性不高，且管理帶有分散性，因此現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展較為緩慢。以往的檔案管理方法大都是次年第一季度，對上年各科室檔案資料進行收集和分類歸檔處理。但醫(yī)院檔案室規(guī)模較小，且存儲空間不多，若是繼續(xù)沿用以往的管理模式，顯然不能確保信息資料的完整保存，因空間不足，就必須要對部分內(nèi)容進行刪減，而刪減掉的信息是永久消失的。此外，處理醫(yī)院各個科室一整年的信息數(shù)據(jù)報表，其數(shù)據(jù)過于龐大，要所需的信息資源也只能從多個材料中進行提取，整理操作也極為繁瑣。如此一來，既增大了檔案管理工作的難度和數(shù)量，管理人員負擔大，且手工數(shù)據(jù)提取，不可避免帶有遺漏或是錯誤性，顯然難以順應新形勢的發(fā)展需求。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路

（一）完善檔案管理制度

建立完善醫(yī)院檔案管理制度所涉及到的內(nèi)容帶有廣泛性，例如確定檔案管理范圍、制定檔案保管期限、建立保管制度等，在確定這些基本制度規(guī)定后，還要將其納入醫(yī)院管理考核之中，明確規(guī)定考核標準及其獎懲內(nèi)容，這對于制度落實到實處，并激發(fā)各個科室、檔案管理人員工作的主動性大有裨益。值得注意的是，應當在充分把握醫(yī)院實際發(fā)展狀況的前提下，才能確定管理制度，并以小組形式開展，讓經(jīng)驗豐富、專業(yè)知識技能強的檔案管理人員帶隊，而小組中的人員應當包含技術(shù)工作者，以更好地指導專業(yè)技術(shù)。同時，還要積極納諫各科室的管理意見，充分分析各科室的檔案管理需求，有機綜合管理經(jīng)驗，才能保證制定出的檔案管理制度規(guī)定更具科學性和合理性，便于醫(yī)院檔案管理工作的穩(wěn)續(xù)進行，確保檔案信息的完整。

（二）加強管理人員的培訓力度

若想實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)化提高，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)就尤顯重要了。首先，醫(yī)院應意識到檔案管理人員培養(yǎng)的重要性，并將其作為醫(yī)院人員培養(yǎng)內(nèi)容之一，特別是要注重綜合型人才的培養(yǎng)。借以定期開展知識技能講座、專業(yè)培訓和繼續(xù)教育等，來強化檔案管理人員的專業(yè)知識儲備。其次，要將檔案管理工作與其他科室工作一視同仁，施行同樣的考核晉升制度，以激發(fā)檔案管理工作人員的積極性。最后，醫(yī)院高層管理者必須做好帶頭作用，在會議中要強調(diào)檔案管理工作的重要性，并通過突擊檢查等手段，來查探檔案管理工作的落實程度，假以時日，醫(yī)院全體工作人員勢必會自覺地提升對檔案管理工作的重視度，從而共同努力，推動醫(yī)院檔案管理工作的順利實行。

（三）建立檔案網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)

以往的檔案管理模式因管理工作人員帶有的隨意性和主觀性影響，使得管理工作成效不高，而隨著信息時代的到來，醫(yī)院檔案管理便可借助信息技術(shù)來建立起檔案的網(wǎng)絡化管理，解決傳統(tǒng)手工管理存在的問題，實現(xiàn)工作質(zhì)量的提升。因此，建立檔案的網(wǎng)絡化管理還應當從這幾點出發(fā)，即：人事檔案、病歷檔案、文書檔案的網(wǎng)絡化管理。但若要實現(xiàn)這幾個部分的網(wǎng)絡化管理，首先還得不斷協(xié)調(diào)各科室的檔案數(shù)據(jù)庫管理，確保數(shù)據(jù)的完整性。其次，因醫(yī)院各科室的辦公環(huán)境帶有封閉性，所以難免會阻礙檔案網(wǎng)絡化管理的實現(xiàn)，所以醫(yī)院管理層還應當建立起相應的協(xié)調(diào)結(jié)構(gòu)，以加強各科室的配合度，才能實現(xiàn)工作效率的提升。最后，檔案網(wǎng)絡化管理還需要相應的技術(shù)管理員，以維護檔案信息資料的安全性，醫(yī)院應當積極引入網(wǎng)絡技術(shù)人才，避免因網(wǎng)絡黑客或是病毒的侵入，而致使醫(yī)院檔案信息的泄露。總的來說，醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡化應當立足自身實際發(fā)展狀況，循序漸進，才能避免造成不必要的浪費。

三、結(jié)語

在新形勢之下，醫(yī)院應牢牢抓住眼前醫(yī)改的機遇，并積極改善滯后的檔案管理工作模式，不斷創(chuàng)新管理手段，建立健全檔案管理制度，提高檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)，充分利用信息技術(shù)來建立完善的檔案網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)。如此，才能確保醫(yī)院檔案信息的完整性與真實性，實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。

參考文獻：

［1］湯金霞，周琳.新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路［J］.中國保健營養(yǎng)，2016，26（10）：60.

［2］劉芳.談談新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路［J］.科學中國人，2016（8Z）：121.