基于大數據視野下檔案管理思維方式的轉變

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/吉林省第五地質調查所

隨著網絡技術的快速發展與進步，大數據被廣泛應用到各個行業，受到了人們的高度重視。在大數據的時代背景下，傳統思維已經無法適應時代發展需求，檔案管理部門及工作人員要對其進行摒棄，勇于優化大數據管理，積極轉變檔案管理思維方式，進而確保管理工作的正常有序開展。

一、網絡思維的轉變

與傳統的檔案管理思維相比，網絡思維作為一種新型的思維方式，能夠更好地適應大數據時代背景下對檔案管理工作的要求。為了更好地滿足檔案利用需求，檔案管理部門要樹立網絡思維。網絡思維模式比較全面、系統，是集整合性、發散性、動態性、全球性、超越性等于一體的思維特征。它是以信息技術為基礎，借助大數據技術，為用戶提供相應的服務，包括對數據進行挖掘、分析等。積極引入大數據技術，并應用到實際檔案管理中，不僅可以把數據的收集存儲進行深入的數據挖掘以及分析，還能對此找出用戶特別感興趣的數據信息，并進行歸檔、整理，有針對性地進行服務，再推薦給其他用戶，減少了很多不確定因素，使檔案工作服務內容更加全面、具體，從而提高了服務的質量。所以，檔案管理部門要轉變傳統的被動的服務方式，主動地開展推介式的服務方式，利用大數據及先進技術對檔案資源進行相應的分析及研究，進而挖掘出價值高的信息，提高檔案利用率。目前，大數據信息時代的背景下，檔案服務為滿足社會、企業、用戶的需求，朝著開放性、先進性、多元化、社會化的方向發展,進而提供網絡化、智慧型的優質服務。檔案服務方式轉變為網絡服務，可以為客戶提供個性化、多樣化的需求，并將精準的、有價值的信息帶給用戶，從而對檔案信息進行開發，同時充分利用檔案資源，真正實現檔案信息資源共享的目標[1]。

二、技術思維的轉變

技術思維是基于現代化過程中逐漸形成的，它是在標準化模式上建立起來的思維方式。它以追求效率的最佳化為基本宗旨，以實現利益最大化為根本目的。在大數據時代，檔案管理部門要依托現代先進技術，對數據進行抽取和集成，并根據相應的標準統一進行管理，從檔案中對有益的信息進行提取，以合適的方式將其結果反饋給用戶。同時，檔案部門要加大對大數據技術的研究力度，將新技術手段應用到檔案管理工作中，使用戶需求與大數據技術緊密結合，推動檔案工作逐漸向技術化方向轉變，進而使檔案工作水平有所提升。在大數據時代背景下，檔案資源的挖掘對檔案館有重要的推動作用。數據資源可以為檔案館提供知識服務體系，并在信息服務日益激烈競爭的情況下，使檔案館的檔案分析更具廣度、深度。大數據技術也可以利用人工智能、機器學習、知識圖譜及語義分析等先進大數據技術，從大量資源中提取全新的內容，對檔案資源潛在的有價值的信息進行挖掘，其價值直接影響著檔案館的發展方向與發展水平。換句話說，它使檔案館改變傳統的業務，逐漸向數據挖掘、數據分析而轉移，使檔案資源的分析與處理成為其主要服務業務。總而言之，技術思維基于大數據視野下能夠實現跨越式的發展，滿足檔案工作要求。為更好地推動檔案管理工作的進步與長足發展，就要高度重視技術思維，進而探求可以拓展的更多空間，服務于用戶。值得注意的是，檔案管理在技術層面要進行必要的防護。可以通過建立大數據安全保密防護體系，確保計算機系統及相應軟件等設備的安全等級，實時監控檔案信息處理的整個過程，避免信息外漏，保護檔案的安全性[2]。

三、信息思維的轉變

信息思維是檔案管理思維轉變的重要要素之一。它主要利用信息技術去認識事物，分析問題、解決問題。由于檔案本身就是具有憑證作用的信息資源，所以檔案部門要充分利用信息技術，挖掘信息資源，進而建立一套檔案信息系統，為用戶提供高效、便捷的資源內容，更好地去服務社會，促進社會發展。檔案信息數字化及數據化建設是檔案信息化建設的重要內容。其中，檔案信息數字化建設是通過數據庫技術、高速掃描技術、數據壓縮技術等手段，將聲像、紙質文件等傳統文件轉變為電子檔案，并將館藏檔案資源轉變為數字化的檔案信息，利用數字化進行信息存儲，以網絡的形式進行傳輸，對信息系統進行管理，不僅可以為用戶利用信息提供便利，還可以實現檔案信息的共享。而檔案信息數據化建設是信息思維的重要狀態，檔案部門要充分利用大數據的便捷性，對數據進行深度處理，挖掘有用信息，利用信息并實現信息所帶來的價值。檔案部門要強化內容數據的建設，積極建設館藏數據資源，使檔案管理上升到知識層面，為檔案管理提供堅實的數據基礎。由數字化向數據化的轉變，可以利用相應的技術軟件達到，這樣人們不僅可以對此閱讀，計算機也能進行分析。同時，對檔案管理也要深入到數據管理層面。從數據管理理念來看，大數據可以豐富數據類型；以數據處理技術來看，大數據可以對新一代數據庫及云計算進行應用；從操作方式這一方面來看，可以對數據之間的關系進行分析。所以，信息思維能夠對傳統的檔案管理進行改造，更好地推動檔案的信息化，主動接收信息化中的新事物，深入挖掘數據信息，并充分利用數據信息所帶來的價值。

四、共享思維的轉變

大數據時代背景下，賦予了檔案管理工作新的內容。檔案管理思維方式的轉變，還應該注重共享思維思維形成。大數據本身最大的優勢就是資源能夠共享，檔案管理是信息管理的重要方式，只有把兩者高度融合起來才能真正發揮檔案信息的實際價值。共享思維以檔案信息資源的共建為前提，是指某個地區的檔案信息資源有機結合在一起，形成一個統一的整體，使各檔案館、檔案室之間共同協作，進而建立檔案信息資源，豐富檔案信息資源數據庫。在信息化的時代，為滿足社會及用戶的需求，實現檔案資源共享尤為重要。目前，我國檔案館多是分散在不相連通的數據庫中，檔案共享的機會很少，還沒有大規模的資源共享平臺，尚未形成檔案信息資源共享的格局。面對這一現狀，要積極打通數據庫，實現各數據庫、檔案館的資源共享迫在眉睫。它需要在共享思維方式下，建立數據資源共享平臺，以數字檔案館、檔案室整體數字化建設為基礎，實現地區甚至全國的共享平臺，使各個檔案管理部門能夠聯動配合，依據標準對檔案數據進行公開、開放，使其充分發揮檔案數據資源的價值，全面提高其信息利用率。此外，隨著互聯網信息技術的快速發展，建立網站十分關鍵，包括對檔案信息網站進行建設，國家檔案信息總網站建設等。利用互聯網把不同區域的檔案館和國際進行連接，用戶可以隨時檢索到開放性的、有價值的國內信息，乃至國外的數字化信息。檔案數字化信息建設可以拉近檔案館與世界上每個用戶之間的距離，實現資源的共享，進而形成大數據時代下檔案管理工作發展的新格局。所以，檔案館要立足大數據發展的趨勢及用戶的需求，利用自身最大優勢，充分運用大數據技術，不斷對大數據技術進行創新，科學整合全國的檔案資源，合理建設我國檔案資源共享平臺，從而為社會發展貢獻力量[3]。

五、結語

總而言之，基于大數據視野下,檔案管理工作有著全新的發展空間，對檔案管理思維方式進行轉變大勢所趨。各個檔案館要想得到發展，就要積極轉變思維方式，不斷突破現實條件的局限，完善并創新大數據技術，開拓研究范圍與可發展空間，以網絡思維、技術思維、信息思維、共享思維為重點，切實提高檔案管理的能力，更好服務于社會。