淺論檔案管理中的方法創(chuàng)新

■崔海燕/神池縣審計局

檔案管理是對檔案的實體和信息進行收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計、分類并提供利用服務(wù)的活動總稱，也是國家檔案在機關(guān)單位的直接體現(xiàn)。“具體的檔案工作非常復雜，包括對檔案的手機、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、編輯和研究，并為相關(guān)的對象提供檔案的利用服務(wù)。”［1］

一、檔案管理工作運行機制的重要性

首先，整合各機關(guān)單位檔案資源，變分散保管為集中保管，變資源分散化為集約化，變多頭服務(wù)為一站式服務(wù)，變多部門保管變?yōu)樵O(shè)立專門檔案室保管，從條塊分治到專門檔案管理部門一家主管的改變，使得檔案歸屬與傳達實現(xiàn)條塊分割向統(tǒng)一管理的轉(zhuǎn)變。這是一個系統(tǒng)并需要相應運行機制配套的工程，由此才能適應改革的發(fā)展和社會活力的迸發(fā)。

其次，創(chuàng)新運行機制，實現(xiàn)檔案管理模式改革。檔案管理模式改革需要務(wù)實可行，需要各機關(guān)單位在實際工作中結(jié)合自身部門的工作特點和專業(yè)性，制定創(chuàng)造性的個性實施方案。實現(xiàn)開發(fā)和實現(xiàn)檔案管理的最大效益，需要強大的動力機制、領(lǐng)導機制、約束機制、服務(wù)機制、控制機制以及監(jiān)督考核機制的多重機制調(diào)控，從而以機制來實現(xiàn)體制的轉(zhuǎn)變，以體制轉(zhuǎn)變來促進機制創(chuàng)新。

二、建立檔案工作創(chuàng)新的運行機制

法制保障機制。在途經(jīng)任何的改革過程中，都需要將法制創(chuàng)新放在首位，檔案工作創(chuàng)新也不例外。加強了檔案法制建設(shè)，以法制為創(chuàng)新保障，就可以將不合時宜的做法轉(zhuǎn)變?yōu)榕c時俱進、創(chuàng)新發(fā)展的觀念和措施，從根本上把過去的舊作法和舊觀念徹底轉(zhuǎn)變?yōu)樾碌姆ㄖ埔?guī)范，進而將剛性的法制法規(guī)逐漸內(nèi)化為機關(guān)單位檔案管理工作的剛性行為，把檔案管理部門遵循的部門規(guī)則轉(zhuǎn)變?yōu)闄C關(guān)單位工作者需要共同遵守的準則，將檔案部門的法制意識滲透到全社會的各個角落。“思想觀念的創(chuàng)新是檔案管理工作的首要前提，觀念創(chuàng)新是管理的以成功的保障”［2］

成果帶動機制。檔案管理工作是檔案工作中其他部分的基礎(chǔ)，只有確立檔案管理工作的成果，就能有效整合檔案管理過程中的接收、征集、整理、鑒定、分類等各個環(huán)節(jié)。檔案工作創(chuàng)新成果的大小，主要體現(xiàn)在檔案利用和服務(wù)能力水平的高地上。“怎樣合理有效的利用檔案信息能夠不耗費精力的找出自己所需要的，這就必須要注重提高效率意識，改變傳統(tǒng)工作中可有可無的工作狀態(tài)，強化效率所帶給社會的動力。”［3］因而，檔案管理工作的改革還要將檔案利用和服務(wù)能力水平的考核放在檔案管理績效工作的重中之重，以此來帶動其他基礎(chǔ)工作的改革，以基礎(chǔ)工作保障檔案利用、服務(wù)工作，前后期工作相輔相成，互為統(tǒng)一。

人才培養(yǎng)機制。“從目前來看，我國的各個單位的檔案管理工作是相對復雜的，其既需要包含對單位的科研和生產(chǎn)工作進行歸檔和整理，同時，單位的檔案管理工作還需要集中力量對其人員的綜合素質(zhì)和人員的整體水平進行規(guī)劃和管理。”人才是任何工作中的關(guān)鍵因素，檔案工作創(chuàng)新的要素也在人才。檔案管理創(chuàng)新人才的培養(yǎng)需要檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提高，以及檔案管理工作管理人員的素質(zhì)提高。

三、建立檔案工作創(chuàng)新的運行機制需注意的問題

首先，檔案管理工作要主動融入機關(guān)日常辦公管理，實現(xiàn)化整為零，實時歸檔的有效運行機制。引入機關(guān)單位公文、檔案一體化管理的思路，將文書檔案與收發(fā)文的管理相結(jié)合，避免檔案信息錄入的重復勞動。采用紙質(zhì)公文與電子公文并行管理模式，減少公文流轉(zhuǎn)與歸檔環(huán)節(jié)，有效提升公文流轉(zhuǎn)、采辦、歸檔和查閱利用效率。

其次，檔案管理工作要加強內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)。檔案管理部門要主動向領(lǐng)導匯報請示，爭取對檔案工作的支持，為檔案工作的開展提供必要的人力、財力、物力方面的保障；加強與各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，加強專門崗位的培訓教育，引導機關(guān)單位全體工作人員的檔案管理意識，養(yǎng)成自覺遵守檔案法律法規(guī)的習慣。處理好內(nèi)外關(guān)系，檔案管理工作才能走上良性有序的運行軌道。

最后，引入信息化管理系統(tǒng)規(guī)范和方法。“隨著信息時代的到來，檔案管理所承載的信息量不斷增加、信息種類日益多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足信息化社會對檔案管理提出的高要求，為此實現(xiàn)檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。”檔案作為重要的信息資源，必須充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)，使得檔案管理工作適應新時期對檔案管理工作的要求，不但能夠充分發(fā)揮機關(guān)單位檔案管理自身的價值，還有助于檔案管理工作事業(yè)本身的持續(xù)健康發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，機關(guān)單位檔案管理工作可以改進的地方還有很多，只要逐一解決，隨著檔案管理人員對工作的認識的加深，管理制度的推進和完善，機關(guān)單位的檔案管理工作一定能夠更具規(guī)范性、操作性和創(chuàng)新性。面臨當前我國全面進行改革和創(chuàng)新的大的局勢，這也為基層機關(guān)單位工作的創(chuàng)新帶來的新的挑戰(zhàn)，但同時也是為我們創(chuàng)新發(fā)展提供了前進的機遇。只要我們能奮力抓住時機，從觀念上更新，從行動上落實，從制度上規(guī)范，積極探索符合國情、基層和機關(guān)單位實際情況的檔案管理制度，檔案管理方法創(chuàng)新就可以逐步實現(xiàn)。

［1］高培軍.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考［J］.青春歲月，2012（23）.

［2］［3］趙坤 .淺論檔案管理工作的創(chuàng)新建設(shè)［J］.現(xiàn)代婦女 :理論版，2013（11）.